Miten seurata teknologian arvoa liiketoiminnalle? Miten muodostaa IT-talousfaktoista ymmärrettäviä, merkityksellisiä lukuja? Entä mitä konkreettista hyötyä kaikesta tästä on yritykselle? Sofigaten asiantuntijat Jarmo Nykänen, Petteri Mikkonen ja Janne Sonkamo avaavat talousjohdetun tietohallinnon tärkeitä kulmakiviä.

Kun teknologia kehittyy yhä keskeisemmäksi osaksi liiketoimintaa, yritysten on pakko omaksua ja hyödyntää sen eri muotoja jatkuvasti. Tämä tuo mukanaan myös johtamisen haasteen: jotta teknologiainvestointeja ja niihin liittyviä jatkuvia kustannuksia voidaan johtaa, on ne ensin tunnettava läpikotaisin.

Ei riitä, että tunnistetaan pelkästään teknologiainvestoinnin kehitysvaiheen kustannukset. On myös pystyttävä arvioimaan kustannukset koko teknologian elinkaaren ajan. Toisin sanoen:

Jos et voi mitata sitä, et voi johtaa sitä.

Haasteeksi usein muodostuukin kysymys siitä, mitä tulisi mitata. Kuinka teknologian hyötyjä ja arvoa ylipäätään voi seurata − puhumattakaan kääntää ymmärrettäviksi ja merkityksellisiksi luvuiksi?

Olemme osana Business Technology -toimintamallia määritelleet osa-alueittain tärkeimmät mittarit, joita jokaisen yrityksen koosta ja toimialasta riippumatta tulisi seurata. Viisi tärkeintä mittaria ovat:

  1. IT-kustannukset vs. budjetti
  2. Sovellusten ja palveluiden kokonaiskustannus (TCO)
  3. Infrastruktuurin yksikkökustannukset
  4. Käyttöpalveluiden- ja kehityskustannusten prosentuaalinen osuus kokonaiskustannuksista
  5. IT-kustannukset liiketoimintayksiköittäin

Miten tarttua toteutuminen ja budjetin väliseen vaihteluun?

IT-budjetti on osa suurempaa strategista kokonaisuutta ja budjettia. Molemmat ovat vuorovaikutuksessa keskenään; ylemmän tason strategia antaa suuntaviivat operatiivisen toiminnan suunnitteluun. Toteumien ja budjetin välinen vaihtelu viestii usein strategian ja operatiivisen toiminnan ristiriidasta tai epätasapainosta.

Vaihtelun korjaaminen on kaksivaiheinen prosessi: ensinnäkin on tunnistettava, missä vaihtelua on, ja toiseksi on ymmärrettävä, mikä sen aiheuttaa. Oikeilla mittareilla jälkimmäinen helpottuu huomattavasti. Ovatko investoinnit infraan kasvaneet odottamattomasti? Tarjoammeko oikeanlaisia palveluja? Panostammeko päivittäiseen “valojen päällä pitämiseen” kehittämisen kustannuksella?

Erilaisia mittareita on kenen vain helppo luetella, mutta mitä tarkka ja merkityksellinen mittaaminen organisaatiolta vaatii?

Millaisia yhteisiä työvälineitä talousjohto ja tietohallintojohto tarvitsevat?

Jotta teknologian hyödyntäminen voi olla liiketoimintalähtöistä, organisaation taloushallinnon ja tietohallinnon johto tarvitsevat yhteisen näkemyksen ja käsitteistön: mistä tietohallinnon palvelut koostuvat ja miten niiden kustannukset lasketaan läpinäkyvästi?

IT-palvelukatalogi on tässä avainasemassa, ja sen kautta IT-palvelut kohdistetaan liiketoimintayksiköille. BT Standardin kautta määritellään IT-strategian mukainen ohjaus painopistealueineen, jonka keskeisenä elementtinä on IT-budjetointi ja ennustaminen.

IT-budjetin määrittelemiseksi tarvitaan läpinäkyvä kustannusmalli IT-palveluille, jotta IT-strategian mukaisia vaikutuksia voidaan seurata ja analysoida. Tämä kohdentuu kustannusten allokointisääntöjen ja kustannusajurien kautta IT-palveluille ja edelleen liiketoimintayksiköille.

Läpinäkyvästä kustannusmallista hyötyvät kaikki osapuolet. Taloushallinnon ja kirjanpidon rooli on keskeinen, jotta IT-kustannusten raportointi saadaan automatisoitua. Tämä taas vapauttaa taloushallinnon, kirjanpidon ja tietohallinnon resursseja IT-projektien ja -palvelujen kustannusten erillisselvityksistä IT-talousjohtamisen kannalta tärkeään suunnitteluun ja seurantaan sekä analysointiin ja ennustamiseen.

Mistä perusta IT-talousjohtamiselle?

Avoin Technology Business Management -malli soveltuu hyvin luomaan perustan yrityksen IT-talousjohtamiselle. Sen avulla määritellään yhteinen kustannusten jakomalli standardeille IT-palvelukomponenteille ja edelleen yrityksen IT-palveluille.

Yrityksen IT-palvelut kohdistetaan lopuksi liiketoimintayksiköille, jolloin saadaan automatisoitu ja läpinäkyvä kustannusten jakomalli kirjanpidosta ja kustannuspaikoista lähtien aina liiketoimintayksiköihin saakka.

Kun yrityksen läpinäkyvä kustannustenjakomalli on rakennettu yhdessä liiketoiminnan, taloushallinnon ja tietohallinnon kesken, on malliin helppo sitoutua ja omistajuus eri raportointinäkymille tulee luonnostaan.

Mitä konkreettista hyötyä IT-talousfaktat tuovat?

  1. Kustannusten ymmärtäminen ja hallinta läpinäkyvyyden kautta: Liiketoiminta-, tietohallinto- ja talousjohdolle muodostuu yhteisen käsitteistön ja kustannusmallin kautta kyvykkyys faktapohjaiseen suunnitteluun ja hallintaan.
  2. Prosessien automatisointi: IT-talousjohtaminen tuo liiketoiminnan taloussuunnittelusta tutut automatisoidut prosessit ja raportit budjetointiin, ennustamiseen, poikkeamien hallintaan, kustannusten optimointiin sekä kustannusten veloitukseen.
  3. Arvon tuotto: Liiketoiminta päättää IT-kehityskohteet, joilla on paras arvotuotto.

IT-talousjohtamisen kyvykkyyden ja kulttuurin luominen vaatii pitkäjännitteisyyttä tietohallintojohtajalta ja muulta johdolta. Palkkana se tuo vahvan navigointikyvykkyyden ja ohjattavuuden jatkuvien murroksien keskellä.

 

Kirjoittajat:

Jarmo Nykänen vastaa Sofigaten IT-talousjohtamisen neuvonannosta Pohjoismaissa.

Janne Sonkamo on IT-talousjohtamisen neuvonantaja ja vastaa Sofigatella asiakasprojekteista.

Petteri Mikkonen on IT-talousjohtamisen ja Technology Business Management -viitekehyksen asiantuntija Sofigatella.