Suuri transformaatio on myös oppimismatka

Nesteen ERP-järjestelmämuutos oli paitsi transformaatiomatka, myös kattava oppimismatka kaikille hankkeeseen osallistuneille. Kokeneet projektipäälliköt Kirsikka Pohjala ja Sanna Linden kertovat, millä eväillä hankkeessa onnistuttiin.

Yhteistyömme Nesteen kanssa alkoi jo vuonna 2016 ja vuosien varrella se on sekä tiivistynyt että syventynyt. Kaikkiaan eri hankkeissa on työskennellyt jo yli 250 Sofigaten henkilöä erilaisten projektien johto- ja asiantuntijatehtävissä. Yksi tärkeimmistä menestystekijöistä on ollut Competence Partnership -malli, jonka avulla varmistetaan, että jokainen hankkeissa aloittanut Sofigaten työntekijä on ollut ensimmäisestä päivästä lähtien valmis toimimaan hänelle kuuluvassa vastuutehtävässä Nesteen organisaatiossa.

Suurin yhteistyössä Nesteen kanssa toteutettu hanke on ollut ALVAR-transformaatio (Asset Lifecycle Value Realisation), joka korvasi yhtiön vanhat, omaisuudenhallintaa ja investointeja tukevat järjestelmät harmonisoimalla toimintatavat ja viemällä muutoksen loppuun modernin SAP ERP -järjestelmän avulla. Järjestelmä tehostaa resurssien ja omaisuudenhallintaa, lisää investointihankkeiden tehokkuutta ja läpinäkyvyyttä sekä mahdollistaa tuotantoprosessien modernisoinnin ja toimii entistä saumattomammin harmoniassa yrityksen muiden järjestelmien kanssa.

Mittakaava vailla vertaa

Pelkästään hankkeen koko oli omaa luokkaansa. Yli neljä vuotta kestänyt hanke kattoi yhtiön tuotantolaitokset Suomessa, Alankomaissa ja Singaporessa. Muutoksen kohteena oli 27 eri järjestelmää, 128 liiketoimintaprosessia ja niiden 3800 loppukäyttäjää. Muutostyöhön osallistui 970 Nesteen sisäistä ja ulkoista ammattilaista sekä noin sata toimittajaa. Integraatioita toteutettiin noin 300 ja prosessimuutoksia 250, ja yksinomaan koulutukseen käytettiin aikaa yhteensä 3200 tuntia.

Näin suuren mittakaavan hankkeissa sujuva yhteistyö ja toimiva projektinhallinta on aivan avainasemassa. Sofigaten henkilöiden rooli oli ottaa vahvasti Nesteen hattu päähän ja johtaa hanketta yhdessä Nesteen ja IT-projekti integraattorin kanssa sovitun aikataulun, scopen ja kustannusten suhteen. Hankkeessa oli ajoittain mukana jopa 15 Sofigaten työntekijää eri rooleissa. Hankkeen ydintiimissä oli Nesteen avainhenkilöiden ja IT-projekti integraattorin kanssa projektipäällikkö, muutosjohtaja, koulutusvastaava, käyttöönottopäällikkö sekä eri alueiden asiantuntijoita.

Johdimme hankkeessa myös muita ulkoisia toimijoita. Näin Neste sai tuekseen lisäasiantuntijuutta hankkeen kriittisille osa-alueille.

Selkeä omistajuus, yhtenäinen tiimi

Suuressa hankkeessa, johon osallistuu paljon toimittajia, muutoksen kohteena olevalle yritykselle tulee usein kiusaus delegoida sekä pienempiä että suurempia päätöksiä teknologiakumppaneilleen. ALVAR-hanke pohjautui kuitenkin periaatteelle siitä, että hankkeen omistajuuden pysyy alusta loppuun asiakasorganisaatiolla.

Transformaation onnistuminen edellyttää aina päätösten tekemistä liiketoiminnan ehdoilla, onhan tavoitteena liiketoiminnan edistäminen. Hankkeen onnistumiselle olikin elintärkeää se, että Nesteen liiketoimintajohto omisti hankkeen ja teki aktiivista yhteistyötä teknologiaosaajien kanssa kaikissa vaiheissa. Näin varmistettiin myös Nesteen kaikkien yksiköiden ja osastojen saumaton yhteispeli sekä järjestelmien ja liiketoimintaprosessien harmoninen integraatio. Hankkeen edetessä omistajuus siirtyi luonnollisesti niihin Nesteen yksiköihin, joissa liiketoiminnallisia ja teknologisia uudistuksia käytännössä toteutettiin.

Kun hankkeella oli selkeä omistajuus ja sen johdossa kiinteä ydinporukka, jolla on yhteiset tavoitteet, kaikilla hankkeen osallistujilla oli lupa ja mahdollisuus muodostaa yhtenäinen tiimi taustaan, työnantajaan ja asemapaikkaan katsomatta. Mittavan ja monimutkaisen hankkeen onnistumista edisti se, että jokainen siihen osallistuva ammattilainen tähtäsi yhtenäiseen lopputulokseen ilman organisaatiosiilojen esteitä.

Olennaista oli, että jokaista tehtävää suorittamaan valittiin paras mahdollinen osaaja, oli hän sitten Nesteen tai jonkin kumppaniyrityksen työntekijä. Jokaista ongelmatilannetta ratkaisemaan luotiin nopeasti task force, jolla oli kokemusta parhaista sovellettavista käytännöistä.

Yhteisen toimintakulttuurin sujuva omaksuminen globaalissa hankeverkostossa vaati harjoittelua ja yhteisiä pelisääntöjä. Yhtenä lähtökohtana oli se, että kokouksissa ja hankeviestinnässä kunnioitettiin aika- ja kulttuurieroja, palaverit oli huolellisesti suunniteltu, ja ne pidettiin aikataulussa.

Selkeä tavoite, muuttuvat painopisteet

Suuren transformaatiomatkan lopputavoitteen täytyy olla alusta asti kristallinkirkas, mutta hankkeen painopisteiden täytyy voida muuttua matkan varrella. ALVAR-hankkeen hallinnassa ja johtamisessa painotettiin alkuun ensisijaisesti aikataulukysymyksiä, mutta joustava johtamismalli mahdollisti painopisteen siirtämisen toteutuksen laatuun sen noustessa kriittiseksi tekijäksi. Erinomaisen pohjan työskentelylle tarjosi Sofigaten Business Technology Standard, joka varmisti jokaisen asiantuntijamme laadukkaan toiminnan roolissa kuin roolissa sekä parhaiden käytäntöjen soveltamisen kulloinkin käsillä olevassa hankkeen vaiheessa.

Transformaatio edellyttää aina asioiden ajattelemista uusiksi, etenkin silloin, kun kyseessä on pitkä hanke, johon kuuluu pitkälti toistakymmentä eri käyttöönottovaihetta. Jokainen vaihe lisää kaikkien mukana olevien ymmärrystä liiketoiminnan ja teknologian yhteistoiminnan vaikutuksista ja mahdollisuuksista.

ALVAR-hankkeessa lähdettiinkin siitä, että opit jaettiin avoimesti kaikkien hankkeessa mukana olevien kesken, ja että tieto ja kokemukset liikkuivat erityisesti silloin, kun hankkeen toteutus ja omistajuus siirtyivät toteutuksen edetessä Nesteen organisaation eri osiin. Näin varmistettiin osaamisen kasvaminen myös Nesteen tiimin sisällä, sekä se, että osaaminen ei katoa talosta, vaan se päinvastoin lisääntyy.

Konkreettisia hyötyjä, kasvokkaisia kohtaamisia

Järjestelmiä rakennetaan liiketoiminnan tavoitteita varten, mutta tavoitteiden ja liiketoiminnallisten hyötyjen realisoiminen on aina viime kädessä järjestelmien loppukäyttäjien toiminnan tulosta. Kun järjestelmät ja liiketoimintaprosessit muuttuvat, myös loppukäyttäjien työ muuttuu. ALVAR-hankkeessa järjestelmien loppukäyttäjiä oli 3800, joista lähes kolmasosa muita kuin Nesteen työntekijöitä. Loppukäyttäjiä koulutettiinkin yli 700 koulutussessiossa yhteensä 3200 tunnin ajan.

Koulutuksessa ei kuitenkaan ollut kyse pelkästään siitä, miten uudet järjestelmät ja prosessit toimivat, vaan siitä, miten ne edistävät organisaation liiketoimintaa. Yksilön tasolla kyse oli myös pienemmistä asioista: konkreettisista esimerkeistä siitä, miten uusi toimintamalli muuttaa hänen työtään ja tarjoaa hänelle mahdollisuuden kehittyä.

Tämän vuoksi koulutuksessa panostettiin ihmisten kohtaamisiin kasvotusten verkko-opastusten sijaan. Parasta motivointia olikin saada jokainen loppukäyttäjä ymmärtämään, että transformaatio edistää viime kädessä myös hänen omaa arkista työtään. Avainasemassa muutoksen viennissä loppukäyttäjälle oli hyvin toimiva ja vahva globaali key user -verkosto.

Molemminpuolista oppimista

Pitkät, usein vuosia kestävät hankkeet, joissa organisaation teknologia ja sen varassa toimiva liiketoiminta rakennetaan uudelle pohjalle, muuttavat väistämättä kaikkien mukana olevien tahojen tapaa ajatella ja tehdä päivittäinen työnsä. Vaikka projekti on nyt saatettu päätökseen ja hanke luovutettu Nesteelle, projektin vastuulla on yhä varmistaa jatkuvien palveluiden toimivuus uuden järjestelmäkokonaisuuden, prosessien, roolien ja toimintamallien suhteen.

On selvää, että transformaation kohteena oleva organisaatio ja sen jäsenet oppivat uuden teknologian myötä toimimaan uudella tavalla. Samalla transformaatioon osallistuminen tarjoaa kaikille kumppaneille mahdollisuuden ajatella asioita uudella tavalla.

Olemmekin nyt onnellisessa tilanteessa. Huikea muutosmatka Neste-ympäristössä on saatu päätökseen – ja sen oppien pohjalta on hyvä tähdätä kohti uusia haasteita.

Neste yrityksenä

Neste on maailman johtava uusiutuvan dieselin ja uusiutuvan lentopolttoaineen (SAF) tuottaja, jolla on tuotantoa kolmella mantereella. Yhtiö toimittaa uusiutuvia ja fossiilisia polttoaineita liikenteen, ilmailun, merenkulun ja teollisuuden tarpeisiin sekä uusiutuvia ja kierrätysraaka-aineita polymeeri- ja kemianteollisuudelle. Yhtiöllä on lähes 1 000 liikenneaseman verkosto, jonka kasvavaan palveluiden valikoimaan kuuluvat muun muassa sähköautojen latauspalvelut Suomessa ja Baltiassa. Nesteen strategia painottuu uusiutuvien polttoaineiden kasvuun, minkä avulla se auttaa asiakkaitaan vähentämään kasvihuonekaasupäästöjään. Yhtiön uusiutuvien tuotteiden vuosittaisen tuotantokapasiteetin odotetaan nousevan 6,8 miljoonaan tonniin vuonna 2027. Neste on mukana useissa kansainvälisissä kestävän kehityksen indekseissä.

Sofigate

Sofigate on Pohjoismaiden johtava bisnesteknologiayhtiö. Olemme yritystasoisten tekoälypalveluiden edelläkävijä: tuomme yhteen ainutlaatuisen osaamisemme liiketoiminnan transformaatioista, tekoälyagenteista sekä johtavista teknologia-alustoista, kuten ServiceNow’sta ja Salesforcesta. Olemme Business Technology Forumin perustaja ja maailmanlaajuisesti käytössä olevan Bisnesteknologiamallin, BTS:n kehittäjä. Yli 800 kokenutta ammattilaistamme auttavat asiakkaitamme kuudessa maassa ja yhdeksässä toimistossamme Suomessa, Ruotsissa, Norjassa, Tanskassa, Unkarissa ja Puolassa.

Sofigaten liikevaihto on 150 miljoonaa euroa. Olemme pääosin johdon ja työntekijöidemme omistama yhtiö.