Talouden tuottavuusloikka – oletko valmis loikkaamaan?
Tilinpäätösten laadinta on kuumimmillaan, kun kirjoitan tätä blogia. Ensimmäinen ajatukseni laskiessani sormet näppäimille on: kannattaisiko käyttää AI:tä? Haluaisin optimoida ajankäyttöäni, mutta tekstin pitää olla minun oloiseni. ChatGPT, Deepseek ja CoPilot jääköön tällä kertaa.
ChatGPT saa sen sijaan tehtäväkseen tilinpäätöksen yhteenvedon englanniksi. Toki ensin anonymisoin materiaalin, ja sitä tehdessäni pohdin, kuinka paljon kirjanpitäjä ja tiimi on tänä vuonna hyödyntänyt uutta automatiikkaa ja tekoälyä tilinpäätösten laadinnassa.
Meillä Sofigatessa on paitsi erinomaiset taloushallinnon järjestelmät ja raportointityökalut, myös jokaisella työntekijällä käytössään AI avustamassa päivittäisessä työssä. Fina-tiimiläisillä onkin henkilökohtaisena tavoitteenaan hyödyntää tekoälyä ja automatiikkaa entistäkin enemmän.
Taloushallinto AI:n suunnannäyttäjänä
Olen sitä mieltä – ja tämä olkoon lähinnä rakkaille CFO-kollegoilleni suunnattu kommentti – että me taloushallinnossa olemme olleet suunnannäyttäjiä, kun uusia tehnologioita on otettu käyttöön. Covid-maailmassa viimeisinkin paperiin perustuva poikkeama taloushallinnon prosesseissa oli eliminoitava. Ruotsin yhtiöt eivät lainsäädännön takia päässeet paperittomuuteen matkalaskujen kierrättämisessä vielä silloinkaan – tuo este on nyt jo onneksi historiaa.
Automatiikka hallinnon töissä alkaa olla itsestäänselvyys. Ostolaskujen hyväksyntä tapahtuu automaattisesti, kun lasku perustuu tallennettuun sopimukseen ja pysyy tietyn euromäärän rajoissa. Robotit käyvät läpi laskutuksen vertailulistoja ja tuovat controllerille toimenpiteitä vaativat poikkeamat kauniisti Exceliin. Tekoäly summeeraa annetusta datasta kustannussäästökohteet ja perusteet investoinneille nopeammin kuin ihmissilmä ehtii hahmottaa. Tietoturvajärjestelmät haistelevat sisäverkon dataa 24/7 ja viestivät vastuuhenkilöille välittömästi, kun jotain poikkeavaa tapahtuu. Asiakaspalvelun botit ovat yhtä kaikki harmaata arkipäivää, mutta onneksi ne kehittyvät päivä päivältä yhä nokkelimmiksi.
Controllerin unelmapäivä
Muutama vuosi sitten paransimme tiimimme tuottavuutta merkittävästi, kun uudistimme Sofigaten omat hallinnon prosessit ja ERP:n siinä sivussa. Silloin visoimme fina-tiimini kanssa ideaalitilannetta: millainen on controllerin unelmatyöpäivä?
Näistä aineksista unelmapäivä syntyy:
- Järjestelmät tuottavat luotettavaa dataa nopeasti ja automaattisesti.
- Kaikki valtuutetut tahot pääsevät dataan käsiksi helposti.
- Data on helppolukuista, erilaiset raportit ja analyysit pyörähtävät vaivattomasti, ne ovat ajantasaisia ja selkeitä.
- Datan tuottaja (henkilö tai järjestelmä) on datan alkulähde ja tieto virtaa saumattomasti eri rajapintojen läpi.
Olemme nyt yllättävän lähellä tätä unelmakuvaa, mutta AI laittaa unelmoimaan lisää. Olemmeko valmiit seuraavaan vaiheeseen? Kuinka pystyisimme toteuttamaan seuraavan loikan?
Tulevaisuuden visio: AI ja fina käsi kädessä
Miltä tuntuisi controllerin päivä, jossa hän aamukahvin lomassa voisi kahlata läpi havainnot, joita AI on tuonut hänelle yön aikana tutkimastaan datasta? Näyttäisi meneillään olevien projektien pullonkaulat. Ehdottaisi, kuinka optimoida sisäisten ja ulkoisten asiantuntijaresurssien käyttöä osaamisen, saatavuuden ja kustannusten mukaan. Antaisi viikon vinkit siitä, kuinka eri käyttäjät ovat käyttäneet hallussa olleita lisenssejään: maksammeko päällekkäisistä tai turhista lisensseistä ja miten kannattaisi optimoida.
Itse asiassa yllä kuvattu ei ole enää utopiaa, vaan nykyisillä työvälineillä sitä jo tehdään. Konkreettisesti tulevaisuudenkuva aukeni minulle ensimmäisen kerran, kun näin IBM Apption *) visualisoinnin oman ERP-hankkeemme toteutuksen yhteydessä totetutuksessa. Raportissa aukipiirretyt pullonkaulat piirrettynä todensivat sen, mistä minulla jo oli ollut ns. gut-feeling. Kun controller esittelee prosessin tai projektin pullonkaulat projektipäällikölle, päästään tositoimiin läpimenoajan lyhentämiseksi. Ja aika on konkreettisesti rahaa, kun on kyse teknologiahankkeesta.
Tulevaisuuden haavekuva on jo täällä
Viedään controllerin haavekuva vielä astetta pidemmälle: mitäpä jos järjestelmään voitaisiin toteuttaa uudet halutut ominaisuudet nappia painamalla, ilman viikkoja kestävää konfigurointeja. Jokainen CFO on tavalla tai toisella riippuvainen teknologiasta, jolla suoritetaan prosesseja, ja samalla asiantuntijasta, joka osaa valjastaa teknologian toimimaan halutulla tavalla.
Ehkä vähän yllättävääkin, mutta tämä konfigurointien automatisointi alkaa myös olla arkipäivää. Teknologia-alustoille rakennetaan AI-agentteja, jotka tuntevat teknologian syvällisesti ja osaavat ehdottaa kuinka ratkaisumalli konkreettisesti rakennetaan. Ne jopa lähtevät toteuttamaan kyseistä ratkaisua.
Jokaisen teknologia- ja/tai IT-hankkeen osuessa kohdalle CFO miettii, mikä konkreettinen hyöty tästä saavutetaan. Paraneeko tuottavuus? Väheneekö manuaalinen työ ja virheet? Täyttääkö hanke liiketoiminnan ja käyttäjien odotukset? Miten investointi rahoitetaan?
Kokemukseni mukaan lisäarvoa tuottaville investoinneille löytyy kyllä resursseja, mutta CFO:lla pitää olla ajantasainen näkyvyys käyttökustannuksiin ja teknologian tuottamaan arvoon.
Alkaneelle vuodelle olen asettanut Itselleni haasteen: AI:n vauhdittama tuottavuusloikka. Haasteen toteuttamiseen tarvitsen tietoa ja mukaani toteuttajat, joilla on AI kainalossaan. Olen omassa CFO- roolissani onnellisessa asemassa, kun näitä ei tarvitse kaukaa etsiä.
Hyvä CFO-kollega, lähdetkö haasteeseen mukaan?
*) IBM Apptio on ITFM (IT Financial Management) -alueen markkinajohtaja IT-kustannusten, investointien ja työvoiman hallintaan. Apptio tarjoaa ajantasaisen dataan perustuvan visualisoinnin, joiden avulla organisaatiot voivat tehdä parempia päätöksiä. Sofigatelta löytyy osaavat asiantuntija ja tarvittavat kyvykkyydet onnistuneeseen AI-tuottavuusloikkaan. IT-kustannusten hallinta viittaa prosesseihin, menetelmiin ja työkaluihin, jotka ovat välttämättömiä organisaatioille, jotta IT-kustannukset, investoinnit ja resurssit voidaan sitoa niiden tuottamaan liiketoiminta-arvoon. Sofigate tekee strategista yhteistyötä IBM kanssa tällä alueella.
Kirjoittajasta
Virpi Hentunen on Sofigaten Chef Financial Officer ja osa Sofigaten johtoryhmää.
Myynti 2030: Tuhatprosenttinen tehonlisäys vai pelistä ulos jääminen?
Johtaja, uskalla tavoitella Kuuta tekoälymatkallasi – tarkkailuasemiin jääminen on nyt suurin riski
