Digipiloteilla vauhtia hyvinvointialueen kehitykseen

Sosiaali- ja terveysalan kansallinen rakenneuudistushanke tuki hyvinvointialueiden alueellista valmistelua. Vantaa ja Kerava toteuttivat kansallisen hankkeen puitteissa Digitaaliset palvelut -projektin edistääkseen ICT-siirtymää ja hyödyntääkseen digitaalisia palveluita yhä paremmin osana sote-palveluketjua.

”Tavoitteena oli kirkastaa digitaalisia mahdollisuuksia ja sitä, kuinka voimme digitalisoida toimintatapojamme ja lisätä näin palveluiden saatavuutta ja tehokkuutta”, sanoo Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen digitaalisten palveluiden erityisasiantuntija Henna Reponen.

”Digitaaliset palvelut ovat osa asiakasohjaus- ja neuvontaprosessia, jonka tulee toimia ICT:n näkökulmasta arkkitehtuurisesti hyvin. Siirtymää varten kartoitimme järjestelmien nykytilaa ja infrastruktuuria. Tiedon avulla voimme rakentaa kokonaisarkkitehtuuria ja sovellusportfoliota teknistä siirtymää varten”, kertoo Risto Tenhunen, joka toimi Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen Digitaaliset palvelut -projektin projektipäällikkönä.

Projekti toteutettiin Vantaan ja Keravan kaupunkien tietohallinnon, palvelualueiden ja ulkoisten kumppaneiden yhteistyönä. Sofigate tuki sekä ICT-siirtymän valmistelua että digitaalisten palvelujen kehittämistä.

Digipilotteja palvelualueiden tarpeisiin

Digipilottien aihiot nousivat eri palvelualueiden tunnistamista tarpeista ja halusta testata niitä käytännössä. ”Sote-ammattilaiset halusivat selvittää esimerkiksi sitä, kuinka robotiikkaa voidaan hyödyntää asiakaspalvelussa tai tekoälyä palvelutarpeiden tunnistamisessa”, sanoo Sofigaten sote-liiketoiminnan johtava asiantuntija Sauli Hyvärinen.

Pilotteja tehtiin yhteensä yhdeksän. Sofigate tuki kokonaisvaltaisesti kaikkien niiden edistämistä, sparrasi ja fasilitoi työskentelyä sekä teki esiselvityksiä. Joihinkin pilotteihin Sofigate osallistui tiiviimmin. Yksi näistä oli SofiCare-pilotti, jossa testattiin Sofigaten omaa SofiCare-palveluperhettä vanhustenhuollossa.

”SofiCare osoittautui toimivaksi viestintävälineeksi asiakkaiden, omaishoitajien ja ammattilaisten välillä. Alustaratkaisua voidaan käyttää johtamisen työkaluna ja laadunvarmistamisen tukena. Sen hoitajamitoituslaskurilla voidaan kerätä tietoa lakisääteisistä mitoituksista ja kohdentaa resursseja sinne, missä niitä eniten tarvitaan”, Tenhunen listaa.

Sofigate osallistui tiiviisti myös chatbot- ja etävastaanottopilotteihin. Chatbot-pilotissa arvioitiin robotiikan mahdollisuuksia osana asiakasohjausta ja -neuvontaa. ”Tekoälyavusteinen chatbot-järjestelmä voi auttaa ohjaamaan yhteydenottoja nykyistä paremmin siten, että asiakas saa vastauksen tai pääsee ammattilaisen juttusille nopeammin”, Hyvärinen sanoo.

Etävastaanoton mahdollisuuksia kartoitettiin keräämällä kuntoutuspalveluiden kokemuksia videovastaantoista ja pohtimalla, kuinka oppeja voitaisiin hyödyntää muissa terveyspalveluissa. ”Etävastaanotot soveltuvat moniin sosiaali- ja terveydenhuollon asiakaspalvelutilanteisiin ja monille asiakasryhmille – kunhan työntekijöillä ja asiakkailla on modernit välineet ja tuki. Organisaation johdolla on tässä suuri merkitys”, Hyvärinen toteaa. ”Meillä on digivastaanottoon järjestelmiä, joita on käytetty onnistuneesti korona-aikana. Järjestelmiä voidaan vielä parantaa ja ottaa mukaan uutta tekniikkaa, jotta ratkaisut palvelisivat prosessia parhaiten”, Tenhunen lisää.

”Nyt pystymme rakentamaan visiota tulevaisuuteen”

Vantaalla ja Keravalla digipalveluita on käytössä jo runsaasti ja ne hyödyttävät työntekijöitä ja asiakkaita suoraan. Jotta hyödyt voidaan maksimoida, digipalveluiden kehitykseen tarvitaan strategia, joka ottaa huomioon koko asiakaspolun. ”Monesti ratkaisuja mietitään pistemäisesti. Suurimmat hyödyt saadaan irti, kun kokonaisuus on yhtenäinen asiakkaan kannalta”, Hyvärinen sanoo.

Sofigate tuotti Vantaan ja Keravan hyvinvointialueelle kompaktin yhteenvedon digipiloteista. Pilotteja arvioitiin hyötytavoitteiden eli esimerkiksi kustannusten, asiakasnäkökulman, saavutettavuuden, käytettävyyden ja skaalautuvuuden näkökulmasta. ”Tämä loi visiota ja kokonaiskuvaa palvelukehityksen arkkitehtuuriin sekä tiekarttaa siirtymän ajaksi vuodelle 2022 ja vuosiin 2023-2025 saakka. Myös prosessimme kehittyivät tämän myötä: tulevien järjestelmähankintojen yhteydessä tiedämme, millaisia hyötyjä on saavutettavissa ja kuinka niitä voidaan toiminnallisesti edistää”, Tenhunen sanoo.

Projektin merkittävimpiä hyötyjä oli palvelualueiden lisääntynyt ymmärrys toistensa tekemisistä. ”Käymme läpi valtavaa muutosta ja rakennamme hyvinvointialueelle myös aivan uutta infraa. Halusimme kirkastaa digitaalisia mahdollisuuksia ja tämä onnistui: tarpeita ja kyvykkyyksiä on tunnistettu erittäin paljon. Kyseessä on monimutkainen kokonaisuus, mutta nyt pystymme arvioimaan sitä ja rakentamaan visiota tulevaisuuteen”, Reponen iloitsee.

Sprinttimalli tuotti tuloksia

Projektia vietiin eteenpäin ketterän kehittämisen sprinttimallilla, jossa jokaiselle ajanjaksolle määriteltiin selkeät tavoitteet. Yhteistyö toimi erinomaisesti, ja yksi avain onnistumiseen oli kaikkien osapuolten sitoutuminen. ”Vantaan ja Keravan sosiaali- ja terveyspalveluissa on selvästi paljon motivoitunutta henkilöstöä ja suuri halu kehittää palveluita. Hyvien kokemusten jakamisella saadaan hyviä tuloksia”, Hyvärinen kehuu.

Sofigaten toimintatapa saa kiitosta myös asiakkailta. ”Yhteistyö sujui todella hyvin. Tavoitteet olivat selkeät ja yhteneväiset, ja toimintamalli tuotti tuloksia. Yhteistyö oli miellyttävää, ja siitä jäi muistoksi erittäin positiivinen, ammattimainen kuva”, Tenhunen kiittelee.

”Saimme hyvää tukea siihen, että pilotit saatiin vietyä loppuun, ja opimme itse paljon tällaisesta sprinttimäisestä projektijuoksutuksesta. Yhteistyö tapahtui hyvässä luottamuksessa ja työskentely oli helppoa”, Reponen päättää.