Case Arek
Eläkevakuuttamisen yhteisiä tietojärjestelmäpalveluita tarjoava Arek halusi kehittää toimintamalliaan ja palvella asiakkaitaan entistä paremmin. Samalla haluttiin parantaa IT-alan ammattilaisista koostuvan henkilöstön työntekijäkokemusta. Tarvittiin yrityksen toimintaa läpileikkaava muutos. Sofigaten luotetut osaajat tulivat auttamaan muutoksessa.
Haaste
Eläkevakuutusala, sen ratkaisut ja asiakkaiden tarpeet kehittyvät voimakkaasti. Arek haluaa tarjota asiakkailleen yhä parempaa palvelua ja aitoa lisäarvoa. Lisäksi halutaan varmistaa henkilöstön hyvä työntekijäkokemus.
Ratkaisu
Sofigate kartoitti Arekin tilanteen ja auttoi tunnistamaan kehitystarpeet. Kartoituksen pohjalta käynnistettiin yhdessä kehitysohjelma. Erityisen tärkeitä olivat heti alkuvaiheessa käydyt luottamukselliset keskustelut koko henkilöstön ja asiakkaiden avainhenkilöiden kanssa. Kehitysohjelmassa toteutettiin kattava johtamisen toimintamallin ja roolien muutos yhdessä koko henkilöstön kanssa.
Tulokset
Kehitysohjelmassa on luotu hyvä perusta uudelle toimintamallille. Arekin tehtävä ja visio on tarkennettu, palvelutarjoama, roolit sekä vastuut on kirkastettu ja muun muassa hallintomalli päivitetty. Kehittäminen jatkuu määriteltyjen toimintojen osalta edelleen.
Eläkevakuuttamisen yhteisiä tietojärjestelmäpalveluita rakentava, ylläpitävä ja kehittävä Arek Oy pitää huolta, että suomalaisia palvelevat eläkejärjestelmät toimivat luotettavasti ja kustannustehokkaasti nyt ja tulevaisuudessa. Yhtiön asiakkaat ovat suomalaisia eläkeyhtiöitä, jotka myös omistavat sen.
”Eläkevakuuttaminen on voimakkaasti kehittyvä ala, jonka toimijoiden tarpeet muuttuvat ja monimutkaistuvat. Lainsäädännön muutokset ja sääntelyn vaatimukset mutkistavat tietojärjestelmien kehittämistä, mutta samalla asiakkaiden näkökulmasta tulee toimia ketterästi, modernisti ja kustannustehokkaasti. Lisäksi nopeasti muuttuvassa ympäristössä on erityisen tärkeää, että oman henkilöstön hyvä työntekijäkokemus kyetään varmistamaan”, kuvailee Arekin toimitusjohtaja Aaro Mutikainen. Avuksi muutoksen toteuttamiseen tulivat Sofigaten luotetut osaajat Jarmo Jätyri ja Timo Savolainen. Liikkeelle lähdettiin kartoittamalla Arekin kehityskohteet. Aluksi haastateltiin Arekin koko henkilöstö sekä asiakkaiden avainhenkilöt. Tulosten perusteella käynnistettiin kehitysohjelma, jota ryhdyttiin toteuttamaan sprinteissä.
Luottamuksellinen ja positiivinen ilmapiiri innosti henkilöstön mukaan
Pandemian takia Arekin muutosta tehtiin pitkälti etätyönä. Silti Arekin henkilöstö haluttiin saada osallistumaan muutokseen aktiivisesti. Positiivinen ilmapiiri, luottamus ja yhdessä tekemisen tunne nousivat tärkeään rooliin.
”Järjestimme paljon yhteisiä tilaisuuksia ja keskusteluja. Esimerkiksi uuden strategian luomiseen osallistettiin koko henkilöstö. Luottamuksellisten keskustelujen ja pienryhmissä toteutettujen työpajojen myötä arekilaiset pääsivät hyvin mukaan muutokseen”, Savolainen kertoo.
Henkilöstöltä kerättiin koko kehitysohjelman ajan palautetta, jonka pohjalta ohjattiin toimintaa.
Selkeät palvelut ja roolit
Ensimmäinen kehityssprintti käynnistyi yrityksen perustehtävän ja vision selkiyttämisellä sekä palvelutarjoaman selkeämmällä kuvaamisella. Seuraavaksi kuvattiin Arekin roolit, vastuut ja osaamiset.
Selkeiden roolikuvausten ja vastuiden myötä Arekin henkilöstön toiminta ja yhteistyö sujuu yhä paremmin.
Uusi strategia ja uudet toimintamallit
Toisessa kehityssprintissä määriteltiin Arekin uusi strategia sekä kehitettiin toimintamalleja.
Tässä vaiheessa luotiin uusi innovointiprosessi, jossa määritellään, miten uusia teknologioita hyödynnetään ja miten uudet ideat viedään käytäntöön. Lisäksi kehitettiin yhdessä muun muassa kehityssalkun johtamista ja toimittajaohjausta.
”Saimme Sofigatelta arvokasta apua, jonka avulla saimme luotua nopeasti hyvän perustan Arekin toiminnalle ja sen jatkokehittämiselle”, Mutikainen kertoo.
”Järjestelmällisyys ja parhaiden käytäntöjen hyödyntäminen ovat muutosprojekteissa olennaisen tärkeitä. Tarjoamme asiakkaille soveltuvalla tavalla käytännönläheistä apua, jonka myötä kyetään toteuttamaan nopeasti konkreettinen muutos käytännön toiminnassa”, Jätyri kiteyttää.