Neste ja Sofigate kehittivät pilotissa uuden tavan huolehtia ihmisten hyvinvoinnista pitkissä projekteissa

Neste käynnisti vuonna 2015 ERP-järjestelmähankkeen, joka kesti kokonaisuudessaan kuusi vuotta. Pitkät IT-järjestelmien uudistushankkeet voivat olla raskaita tekijöilleen.

Siksi Neste päätti kumppaninsa Sofigaten kanssa käynnistää järjestelmähankkeen sisällä pilotin: Miten pitkään hankkeeseen osallistuvien ihmisten hyvinvointia voitaisiin tukea?

“Meidän tapamme tehdä hyvinvointityötä perustui vapaaehtoisuudelle, tuen tarjoamiselle ja ohjaamiselle. Saimme hyvinvointityön avulla työkaluja ja käytäntöjä johtamiseen sekä työn tekemiseen. Tuottavuus on parantunut, ja olen sitä mieltä, että sairauslomat ovat vähentyneet”, projektijohtaja Marko Mäki-Ullakko Nesteeltä kertoo.

Hyvinvointityötä ihmiseltä ihmiselle

Kaikkia projektissa mukana olevia pyydettiin vastaamaan kuukausittain lyhyeen hyvinvointikyselyyn, jonka avulla työn tuloksia seurattiin aktiivisesti. Kyselyihin vastasi noin kolmasosa projektissa mukana olevista.

”Saimme säännöllisen kyselyn avulla hyvää tietoa esimerkiksi siitä, minkälaisia työhyvinvointia tukevia toimenpiteitä kannattaa toteuttaa. Myös anonyymi palaute oli tärkeä tapa seurata hyvinvointityötä ja saada ideoita. Ihmiset toivat aktiivisesti esiin toiveitaan ja osallistuivat kukin taitojensa mukaan myös aktiviteettien toteuttamiseen: meillä oli esimerkiksi mindfulness-harjoituksia ja karatea”, kertoo projektin hyvinvoinnista vastannut Selina Bakir Sofigatelta.

Myös haasteisiin pystyttiin kyselyn ansiosta reagoimaan nopeasti. Esimerkiksi työläät käyttöönotot näkyivät tuloksissa ja heijastuivat työkuormaa kuvaavaan workload-lukuun. Projektin tiiminvetäjille päätettiin järjestää Workload Management -koulutus, joka tuotti hyviä tuloksia. Koulutukseen osallistuneet tiiminvetäjät sitoutuivat yhä paremmin tiiminsä hyvinvointiin.

Millaisia työkaluja teille voitaisiin kehittää ja ottaa käyttöön hyvinvoinnin rakentamiseksi? Tutustu muutosjohtamisen palveluihimme.

Hyvinvoinnin perhosefekti alkaa johtajista

Monitoimittajaympäristössä kaikkien osapuolten sitouttaminen on helpommin sanottu kuin tehty. Yritykset suhtautuvat hyvinvointityöhön ja sen merkitykseen eri tavoin. Projektin keskitetty hyvinvointivastuu oli Bakirin ja Mäki-Ullakon mukaan hyvä keino yhtenäistää käytäntöjä, mutta se vaatii kaikilta sitoutumista yhteiseen tavoitteeseen.

”Yksikään ihminen ei saa palaa loppuun hektisessä projektityössä. Meidän täytyy hallita työkuormaa ja varmistaa riittävät resurssit. Myös suunnitelman on oltava realistinen ja kaikkien osapuolten on sitouduttava siihen”, sanoo Mäki-Ullakko.

Erityisesti projektin johdon ja tiiminvetäjien on mahdollista vaikuttaa kokonaisten tiimien toimintaan – ja siten myös sidosryhmien toimintatapoihin. Hyvinvointia mittaavan kyselyn tuloksia raportoitiin kuukausittain myös ohjausryhmälle ja muille tärkeille osapuolille. Bakirin mukaan myös projektijohtaja Mäki-Ullakolla oli tärkeä rooli hyvinvointityön edistämisessä.

”En olisi pystynyt tekemään tätä kaikkea, ellei yhteistyö Markon kanssa olisi ollut sujuvaa. Ymmärrys ja tuki pitää tulla hankejohtajalta. Marko ymmärsi, että hyvinvointi on tärkeää ja halusi siksi edistää sitä”, kehuu Bakir.

Lue lisää: Johtajien kannattaisi sisällyttää hyvinvointityö jo projektisuunnitelmiin, uskoo Selina Bakir.

Keskitetty hyvinvointityö vaatii poikkeuksellisen laajaa asiantuntemusta

Bisnesteknologiaan erikoistuneen Sofigaten lähestymistapa Nesteen projektin kaltaisiin digitaalisiin muutoksiin on kokonaisvaltainen. Se vaatii projektipäälliköiltä kykyä huomioida kaikki IT-projektin osa-alueet, myös hyvinvointi. Bakirilla on pitkä kokemus sekä hyvinvointityöstä että IT-projekteista.

Sofigaten asiantuntijoiden tukena projekteissa toimii tarvittaessa myös harkiten valittuja kumppaneita. Nesteen pilottiprojektissa hyvinvointityötä tuki Hintsa Performance.

”Minulla on vahva IT-osaaminen, ja toisaalta ymmärrän myös hyvinvoinnin tarpeita. Siksi pystyin toimimaan luontevasti Nesteen ja Hintsan välisenä tulkkina. Näin heidän tarpeensa tulee viestittyä tarkasti Hintsalle ja hyvinvointipalveluiden ostaminen pilottiprojektiin oli Nesteelle helppoa”, sanoo Bakir.

Data todistaa hyvinvointityön tulokset

Analyyttisille Bakirille ja Mäki-Ullakolle hyvinvointityön tulosten osoittaminen myös numeerisesti oli jo hyvinvointityön ensimetreiltä tärkeää. Tärkeimmät mittarit, kuten kyselyn tulokset, kehittyivätkin yhä paremmiksi koko projektin ajan.

Kaksikko kuitenkin tunnistaa, että hyvinvoinnin mittaaminen datalla on haastavaa, koska kyse on yksilöllisestä kokemuksesta. Pitkässä hankkeessa tapa tehdä ja mitata hyvinvointityötä kehittyi koko ajan. Yksi tärkeä työkalu hyvinvoinnin edistämiseen oli säännölliset kahdenkeskiset keskustelut. Oppeja riittää myös seuraaviin projekteihin.

”Jatkossa haluaisin miettiä KPI:t tarkemmin: Miten hyvinvointityön vaikuttavuutta voisi mitata? Voisiko seurata esimerkiksi henkilöstön vaihtuvuutta?” pohtii Bakir.

Sekä Bakir että Mäki-Ullakko ovat yhtä mieltä siitä, että hyvinvointityö oli ratkaiseva tekijä hankkeen onnistumisessa.

Hyvinvointityö varmistaa, että intoa ja energiaa riittää myös seuraaviin haasteisiin

Pitkän ERP-projektin loppusuoralla Bakir ja Mäki-Ullakko päättivät, että he haluavat tarjota projektissa mukana olleille hyvinvoinnin eväitä myös seuraaviin haasteisiin. He käynnistivät Hintsa Performancen kanssa puolivuotisen valmennuksen.

Valmiiksi paketoidussa kokonaisuudessa vastattiin muun muassa COVID19-pandemian tuomiin etätyön haasteisiin ja tarjottiin työntekijöille keinoja parantaa omaa terveyttä.

Yksi tärkeimmistä tavoitteista oli kuitenkin päättää vuosia jatkunut projekti niin, että siinä työskennelleet ihmiset voivat siirtyä hyvinvoivina seuraaviin projekteihin. Tuleviin haasteisiin valmistauduttiin muun muassa työpajoissa, joissa paneuduttiin jokaisen omiin vahvuuksiin ja siihen, kuinka työntekijät voisivat hyödyntää niitä tulevissa tehtävissään.