Case Vantaan ja Keravan hyvinvointialue
Tyhjästä kohti maailman parasta tietohallintoa integraattoripalvelun tukemana
Haaste
Vuoden 2023 alussa voimaan astuneen soteuudistuksen myötä Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen VAKEn täytyi integroida ja päivittää sekä sosiaali- ja terveydenhuollon että pelastustoimen palvelunsa vastatakseen uuden lainsäädännön vaatimuksiin. VAKElta integraatio edellytti palvelumallien uudenlaista strategiaa ja käytetyn teknologian uudistamista. Erityisenä haasteena oli se, että hyvinvointialueen täytyi synnyttää tietohallintotoiminto nopeasti täysin tyhjästä.
Ratkaisu
Sofigaten tarjoaman IT-integraattoripalvelun avulla Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen oli mahdollista perustaa tietohallintotoimintonsa nopeasti ja hallita IT-palveluiden monitoimittajaympäristöään. Tietohallinnon toimintamalli perustui läpinäkyvään yhteistyöhön, mikä varmisti sen, että VAKEn IT-kehittäminen tuki johdonmukaisesti hyvinvointialueen strategiaa. Integraattoripalvelu nopeutti IT-prosesseja sekä tarjosi VAKElle mahdollisuuden keskittyä ydintehtäviinsä ja vastata siten sidosryhmiensä odotuksiin.
Tulokset
VAKEn tietohallintoa ohjaavat nyt hyvinvointialueen strategia ja toiminnan tarpeet. Digitaalinen kehittäminen on läpinäkyvää ja oikeisiin tarpeisiin kohdistettua. IT-palvelut toimivat hallitusti. Kumppanuus on nopeuttanut VAKEn kehitysprosesseja ja luonut perustan, jonka ansiosta organisaatio voi tarjota laadukkaampia palveluja nopeammin ja kustannustehokkaammin. Samalla tilaa on jäänyt myös palvelukehitykselle.
Uusi organisaatio tyhjältä pöydältä
Vuoden 2023 alussa 21 hyvinvointialuetta aloitti samanaikaisesti toimintansa ympäri Suomea. Vantaan ja Keravan hyvinvointialueelta VAKElta soteuudistus edellytti sosiaali- ja terveydenhuollon ja pelastustoimen palvelujen päivittämistä. Ennen hyvinvointialueen toiminnan aloittamista tuli suorittaa myös isoja laitehankintoja, kilpailuttaa erilaisia sopimuksia ja rakentaa talous- ja henkilöstöhallinnon ratkaisut tyhjältä pöydältä.
Uudistuksen vaikeusastetta nostivat kahden organisaation yhdistäminen, prosessien ja teknologian yhteensovittaminen sekä kokonaan uusien, koko hyvinvointialueen laajuisten ratkaisujen käyttöönotto poikkeuksellisen tiukalla aikataululla.
VAKElla ei ollut lainkaan olemassa olevaa IT-infrastruktuuria tai -tiimiä, joten se tarvitsi kumppanin, joka kykenisi yhdistämään teknologisen osaamisen ja strategisen näkemyksen. Keskeisenä tavoitteena oli luoda IT-toiminnoille luotettava pohja, joka tukisi sote-palvelujen saumatonta tarjoamista ja varmistaisi strategisten tavoitteiden toteutumisen.
”Päämäärämme uutena organisaationa oli kartuttaa omaa osaamistamme, mutta kilpailu resursseista on kovaa. Sofigate oli jo osoittautunut luotettavaksi yhteistyökumppaniksi ja IT-integraattoripalvelusta oli erinomaisia kokemuksia muista organisaatioista. Tähän palveluun perustuvan yhteistyömallin valinta tuntui luontevalta”, kertoo Timo Pitkänen, Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen tietohallintojohtaja.
Pohjana Bisnesteknologiamalli
IT-integraattoripalvelu on kokonaisvaltainen IT-ulkoistuspalvelu, joka koostuu operatiivisesta ohjauksesta vastuullisista rooleista (palvelun käynnistyessä: CDO, pääarkkitehti, kehitystoimiston vetäjä sekä palveluintegraation vetäjä), heidän ohjauksessaan olevista joustavista asiantuntijatiimeistä sekä tietohallinnon valmiista toimintamalleista.
IT-integraattoripalvelu pohjautuu avoimeen Bisnesteknologiamalliin (BT-malli), joka on informaatioteknologian johtamisen viitekehys. Integraattoripalvelu koostuu BT-mallin mukaisesti kysynnän, kehittämisen ja jatkuvien palveluiden osa-alueista sekä niihin liittyvästä joustavasta asiantuntijatiimistä. Palvelu vastaa osa-alueiden operatiivisesta ja taktisesta ohjauksesta asiakkaan toimintaympäristössä. Palvelun kautta asiakas saa myös nopeasti käyttöönsä IT-asiantuntija- ja -johtamisosaamista. Integraattoripalvelu sulautuu asiakkaan omaan organisaatioon sen osaamista täydentäen. Palvelun sisältöä optimoidaan jatkuvasti kustannustehokkuus ja laatu varmistaen.
Integraattoripalvelu on mahdollistanut VAKEn IT-ympäristöjen hallinnan alusta alkaen yhdistämällä liiketoiminnan tarpeet ja IT-ratkaisujen joustavuuden. Valmis toimintamalli on nopeuttanut uuden organisaation prosessien käynnistämistä ja antanut organisaatiolle mahdollisuuden keskittyä ydintehtäviinsä. Tietohallinnon työlle palvelu on tarjonnut yhteistyötä tukevan toimintamallin.
”Kun tavoitteena on yhdistää IT ja sosiaali- ja terveydenhuolto palvelemaan ihmisten hyvinvointia, tarvitaan palvelua, joka ymmärtää molempien maailmojen kielen ja kulttuurin”, tietohallintojohtaja Timo Pitkänen sanoo.
Olennaista on integraattoripalvelun joustavuus ja skaalautuvuus. Se huomioi sekä strategiset suunnitelmat että päivittäisen toiminnan. Samalla integraattoripalvelu varmistaa sen, että IT-rakenteet ovat valmiita mukautumaan myös muuttuvan organisaation tulevaisuuden vaatimuksiin.
”Yhteistyömme kantavana voimana on nähdä IT-hallinto koko organisaation strategian toteuttamisen keskipisteenä”, sanoo Sofigaten Juho Oksanen, joka toimii VAKElla IT-integraattoripalvelun Chief Digital Officerina.
Tavoitteena maailman paras tietohallinto
Onnistumisesta kertoo se, että palvelukehittämisen yhteistyöjärjestö itSMF Finland palkitsi VAKEn Palvelujohtamisen teko -palkinnolla loppuvuodesta 2023. Palkinto myönnettiin erinomaisesti alkuun saaduista IT-palveluista.
Yhteistyössä luotu kehityssuunnitelma takaa, että VAKEn ja Sofigaten yhteinen toiminta kehittyy myös jatkossa ja pystyy vastaamaan digitaalisten palvelujen muuttuviin vaatimuksiin.
”IT-integraattoripalvelu on keskeinen osa VAKEn tehokasta ja modernia tietohallintoa. Palvelu toimii saumattomasti hyvinvointialueen tietohallintojohdon ja asiantuntijoiden välillä. Palvelun ja sen asiantuntijakaartin laajuutta on helppo nopeasti muokata asiakkaan tarpeiden mukaisesti. VAKE on todellakin todistanut kykynsä toimia määrämuotoisesti ja joustavasti, suurtenkin muutosten myllerryksessä”, Sofigaten palvelujohtaja Aaro Reunanen sanoo.
”Hyvinvointialueiden toiminta on yhteiskunnallisesti elintärkeä asia. Olemme yhteistoimin mahdollistaneet VAKEn IT-palvelujen toimivuuden ja jatkuvuuden, ja nyt uusi organisaatio pääsee aidosti kehittämään toimintaansa soteuudistuksen tavoitteiden mukaisesti.”
IT-palvelujen kehittäminen, hallinta ja operatiivinen johtaminen eivät yleensä kuulu organisaation ydintekemiseen. Teknologian nopean kehityksen, osaajapulan ja kovien kustannuspaineiden vuoksi oman asiantuntijahenkilöstön rekrytointi ja ylläpito on usein vaikeaa. IT-integraattoripalvelu auttaa VAKEa varmistamaan myös sen, että organisaatiolla on käytössään parasta osaamista oikeassa määrin ja oikeaan aikaan. Näin organisaatio voi tuottaa asiakasystävällisiä, kustannustehokkaita ja tietoturvallisia digipalveluita.
”Kun työtä käynnistettiin, asetimme tavoitteeksi luoda maailman paras hyvinvointialueen tietohallinto. Yhdessä hyvän kumppanin kanssa voimme saavuttaa tämän päämäärän. Sofigaten asiantuntijat tuottavat meille paljon lisäarvoa ja olen heihin hyvin tyytyväinen.”
Timo Pitkänen
Tietohallintojohtaja, Vantaan ja Keravan hyvinvointialue
Heräsikö kiinnostus?
Haluatko kuulla, miten voisimme tukea organisaatiosi IT-palveluiden johtamisessa, kehityksessä ja uudistamisessa?
Ota yhteyttä, niin kerromme miten IT-integraattoripalvelu voisi auttaa juuri sinun organisaatiotasi.