Epäonnistunut transformaatiohanke voi laskea koko yrityksen arvoa – näin varmistat, ettei niin käy
Moni asia voi mennä pieleen liiketoiminnan muutoshankkeen johtamisessa. Sofigaten Maso Arai ja Sanna Suomela listaavat neljä oppia, joiden avulla viet hankkeen onnistuneesti maaliin.
Jokin aika sitten eräs suomalainen pörssiyhtiö epäonnistui ERP- eli toiminnanohjausjärjestelmänsä uudistushankkeessaan. Transformaatio meni niin pahasti pieleen, että yrityksen järjestelmät jumiutuivat joksikin aikaa perinpohjaisesti. Asiakkaiden tilauksia jouduttiin kirjaamaan ylös kynällä ja paperilla.
Koska kyseessä oli julkinen yhtiö, tieto yrityksen vaikeuksista levisi nopeasti. Negatiivisen julkisuuden seurauksena oli, että yrityksen pörssikurssi putosi.
Nyt yritys on käynnistämässä uutta transformaatiohanketta. On selvää, että epäonnistumisesta on otettu opiksi eikä samoja virheitä enää haluta toistaa.
Liiketoiminnan muutoshankkeet ovat monimutkaisia kokonaisuuksia ja eikä niiden johtaminen ole helppoa. Muutaman pääperiaatteen noudattaminen voi kuitenkin varmistaa sen, että hanke saadaan onnistuneesti maaliin – ilman ikävää julkisuutta ja negatiivisia seuraamuksia yrityksen osakkeenomistajille ja asiakkaille
1. Panosta organisaation omaan transformaatiokyvykkyyteen
On monta syytä sille, miksi yritys voi harkita transformaationsa johtamisen ulkoistamista konsulteille. Konsultit tuovat taloon nopeasti muutososaamista, joten hankkeen käynnistäminen nopeutuu. Liiketoimintajohtoa voi myös houkutella ajatus siitä, että konsulttien ansiosta johdon omaa aikaa kuluu vähemmän hankkeen parissa.
Ulkoistamisessa on kuitenkin ongelmia. Kun muutoksen johto on ulkopuolisten konsulttien eikä yrityksen oman liiketoimintajohdon vastuulla, yritykseen ei kartu juuri lainkaan ymmärrystä syntyvästä muutoksesta tai sen omista ydinjärjestelmistä ja -osaamisesta. Asiaa korostaa se, että konsultit käyttävät työssään usein hyvin monimutkaisia, ammattilaisille tarkoitettuja suunnittelumenetelmiä, mikä vähentää entisestään johdon halua ja kykyä osallistua työhön.
Seurauksena on kannettua vettä, joka ei pysy kaivossa. Kun organisaation omat kyvykkyydet eivät kasva, sen on pakko kutsua konsultit apuun taas seuraavalla kerralla, kun järjestelmiin ja prosesseihin tehdään muutoksia.
Usein on parempi, että yrityksen johto kantaa itse vastuun hankkeen johtamisesta eikä ulkoista ajatteluaan – siitäkin huolimatta, että hanke veisi niin hieman enemmän aikaa. Näin organisaatiolle kertyy omaa, ns. orgaanista transformaatiokyvykkyyttä, joka kasvattaa sen kykyä sopeutua nopeisiin muutoksiin. Avukseen yritys tarvitsee vain kumppanin, joka fasilitoi muutosta ja auttaa yrityksen omia ihmisiä onnistumaan, eikä johda muutosta yrityksen puolesta.
2. Käytä yksinkertaisia, visuaalisia suunnittelumenetelmiä
Modernien suunnittelumenetelmien avulla yritys voi visualisoida liiketoimintaprosessit ja tarvitsemansa kyvykkyydet niin, ettei suunnitteluun osallistuminen edellytä erityistä teknologista tai ammattimaista suunnitteluosaamista. Menetelmät ovat myös kerrostuneita eli niiden avulla on mahdollista hahmottaa samanaikaisesti strategisia, operatiivisia ja taktisia osa-alueita. Toisin sanoen liiketoimintajohto voi hahmottaa esimerkiksi strategian ja kassavirran väliin tarvittavat liiketoiminnan kyvykkyydet, niitä tukevat prosessit ja järjestelmät, tarvittava data sekä aktiiviset toimijat rooleineen suunnittelun kaikissa vaiheissa.
3. Varmista datan laatu
Teknologia on vain yhtä älykästä kuin sen käyttämä data. Huonosti tallennettu ja organisoitu tai puutteellinen data vaikeuttaa transformaation suunnittelua ja johtaa helposti huonoon lopputulokseen. Ensimmäinen askel on varmistaa, että joku omistaa yrityksen liiketoimintadatan – eli että datan kerääminen, tallentaminen ja organisoiminen on yksissä käsissä eikä hajallaan yrityksen eri siiloissa.
4. Nosta ihmiset keskiöön
Transformaatiossa ihmisiä kohdellaan usein kuin Lego-palikoita, tahdottomina objekteina, joita voi siirrellä paikasta toiseen. Onnistunut ja kestävä transformaatio edellyttää kuitenkin organisaation aitoa sitoutumista. Se on mahdollista vain, jos ihmiset saavat olla oman muutoksensa subjekteja, aktiivisia toimijoita, jotka osallistuvat oman ja tiiminsä työn suunnitteluun, kokevat ahaa-elämyksiä ja ymmärtävät oman roolinsa organisaation kokonaisuudessa ja ottavat siinä aktiivisen toimijan roolin.
Lue lisää:
Johtaja, oletko sinä organisaatiosi liiketoiminnan kehittämisen heikoin lenkki?
Johtaja, tiedätkö missä kunnossa datasi on?
Kirjoittajat
Maso Arai on projektiliiketoiminnan johtaja Sofigaten Transformations-yksikössä. Hän varmistaa tiimeineen, että asiakkaiden strategiset tavoitteet muuttuvat konkreettisiksi tuloksiksi.
Sanna Suomela johtaa Sofigaten Transformations-liiketoimintaa tavoitteenaan muuttaa maailmaa yhdessä asiakkaiden kanssa yksi liiketoiminnan transformaatio kerrallaan.
Muista nämä kesän niksit myös loman jälkeen
Muutoskyvykkyys on yrityksen ainoa pysyvä kilpailuedun lähde – näin kasvatat sitä
