Panostatko hankinnoissa säästöihin vai työntekijäkokemukseen – vai molempiin?
Yrityksen hankinnoissa säästetään usein työn tehokkuuden ja työntekijöiden viihtyvyyden kustannuksella. Säästöt ja entistä parempi työntekijäkokemus on kuitenkin mahdollista yhdistää hyödyntämällä hankintaprosessissa ihmiskeskeistä automaatiota, Sofigaten Markus Heinonen ja Juha Kujala väittävät.
Rakennustyömaan hankinnat ovat usein kuin Tetriksen pelaamista. Työmaalla tarvitaan jatkuvasti monenlaisia asioita rakennusmateriaaleista toimistotarvikkeisiin ja suurista työkoneista pieniin muttereihin. Kaikkea ei voi varastoida, joten jokaisen toimituksen täytyy saapua ajallaan. Pienetkin viivästykset tai virheelliset toimitukset saattavat seisauttaa monen ammattilaisen työt pitkäksi aikaa.
Rakennustyömaa on vain yksi esimerkki hankintoihin liittyvistä ongelmista, sillä jokaisella toimialalla on omat erityishaasteensa. Esimerkiksi vähittäiskaupassa toimituksen myöhästyminen johtaa helposti siihen, että asiakas, joka ei löydä tarvitsemaansa tuotetta, ostaakin sen naapurikaupasta. Jos puolestaan ravintolaan tilataan liian suuri erä helposti pilaantuvia elintarvikkeita, seurauksena on se, että suuri osa niistä joudutaan heittämään pois eräpäivän tullessa vastaan. Globaalissa yrityksessä hankinta on useimmille työntekijöille näkymätön toiminto, ja tarpeisiin liittyvät kysymykset voivat viuhua sähköposteissa pitkään edestakaisin ennen kuin ne päätyvät virallisiin hankintaprosesseihin.
Hankinnoissa epätyypillinen on tyypillistä
Hankinta on monelle yritykselle bisneskriittinen toiminto, joten ne ovat nähneet paljon vaivaa trimmatakseen hankinnan prosessien tehokkuuden äärimmilleen. Kun yritys hakee kustannussäästöjä, kohteeksi valitaan tästä huolimatta usein hankinnat. Vaikka prosessit olisivat kuinka tehokkaita, kustannuksia voidaan aina karsia vielä vähän vaihtamalla halvempiin tuotteisiin tai keskittämällä hankintoja yhdelle toimittajalle. Viikoittaisten toimitusten sijasta saattaa olla edullisempaa, että tavaroita toimitetaan kahden viikon välein.
Usein tuloksena on kuitenkin vain näennäisiä säästöjä. Harvennetut toimitukset lisäävät varastointikustannuksia ja sitovat pääomaa. Keskittäminen ja laadusta tinkiminen voivat tehdä yrityksen alttiimmaksi jakeluketjussa tapahtuville ongelmille ja lisätä virhetoimitusten määrää. Saadut säästöt voivatkin johtaa kokonaiskulujen kasvuun, kun hankintaosaston aika kuluu reklamaatioiden ja uusien tilausten tekemiseen.
Ongelmana on se, että perinteiset hankintaprosessit perustuvat oletukselle, ettei mitään mene ikinä vikaan. Alustayritys ServiceNow’n tekemän selvityksen mukaan jopa lähes puolet hankintaorganisaatioissa työskentelevien ihmisten ajasta kuluu kuitenkin ”epätyypillisten” tilanteiden, kuten viivästysten, epäselvyyksien, virheellisten toimitusten ja laskutuksen ongelmien parissa. Ongelmien keskellä automatisoidusta hankintapalvelusta ei kuitenkaan ole paljon apua.
Ratkaisu voi löytyä ihmiskeskeisestä automaatiosta. Rakentamalla hankinnasta palvelu, joka ottaa aidosti huomioon myös prosessiin osallistuvien ihmisten tarpeet, on mahdollista tehdä epätyypillisistä tilanteista aidosti epätyypillisiä, vähentää myöhästymisten ja virheiden aiheuttamia ongelmia, lisätä hankintaorganisaation työn tuottavuutta – ja säästää kustannuksia aidosti, ei vain näennäisesti. Samalla hankinnoista riippuvaisten työntekijöiden työtyytyväisyys kasvaa, mikä sekin todennäköisesti johtaa säästöihin henkilöstön vaihtuvuuden pienentyessä.
Ihmiskeskeinen hankintapalvelu on arkisen työn helpottaja
Ihmiskeskeisen automaation perusajatuksena on rakentaa digitaalinen palvelu yrityksen olemassa olevien liiketoiminta-alustojen varaan sen käyttäjien tarpeiden lähtökohdista. Hankinnoissa tämä tarkoittaa sitä, että hankintaprosessi virtaviivaistetaan sen koko elinkaaren matkalta siitä, kun käyttäjä huomaa tarvitsevansa jotain, aina siihen asti, kun tilattu tuote tai palvelu on saatu käyttöön.
Käyttäjälle ihmiskeskeisen automaation periaatteita noudattava hankintapalvelu on ennen kaikkea arkisen työn helpottaja. Tiedustelut, tilaukset, hyväksynnät ja toimitusten seuranta tapahtuvat kaikki yhden portaalin sisällä. Jos ongelmia syntyy, kaikki osapuolet tilaajasta toimittajaan saavat kerralla käsiinsä kaikki tarvittavat tiedot. Seurauksena on se, että esimerkiksi laskutusongelman ratkaisemiseen kuluu huomattavasti aiempaa vähemmän aikaa.
Rakennustyömaalla virtaviivaistettu hankinta varmistaa sen, että toimitus-Tetriksen palaset napsahtelevat siististi paikoilleen. Ravintolassa se vähentää ruokahävikin määrää. Konsulttityötä tilaavassa asiantuntijaorganisaatiossa se mahdollistaa tarvittavan lisäavun saamisen entistä nopeammin ja edullisemmin. Vähittäiskaupassa se vähentää tilanteita, joissa asiakkaalle täytyy tarjota eioota. Globaalissa yrityksessä se varmistaa esimerkiksi sen, että jokainen uusi työntekijä voi tilata itselleen helposti juuri oikeanlaiset työvälineet sijainnistaan huolimatta.
Ennen kaikkea oikeanlainen hankintapalvelu antaa ammattilaisille mahdollisuuden keskittyä varsinaiseen työhönsä. Näin se parantaa työntekijöiden työtyytyväisyyttä – ja säästää työnantajalle samanaikaisesti selvää rahaa.
Lue lisää:
Tekoäly korvaa ihmisen – ja kolme muuta myyttiä, jotka murtuvat vuonna 2023
Martti Luther käynnisti reformaation 500 vuotta sitten – nyt on aika puhdistaa teknologia
L
Kirjoittajat
Markus Heinonen johtaa teknologiapalveluita Sofigaten Platforms-liiketoiminnassa. Hänellä on vahva kokemus liiketoimintalähtöisestä IT:n kehittämisestä. Markus kuvaa itseään ihmiskeskeiseksi ongelmanratkaisijaksi ja ikuiseksi optimistiksi.
Juha Kujala toimii teknologiajohtajana Sofigaten Platforms-liiketoiminnassa. Hänen ammatillinen intohimonsa on viedä organisaatioita kohti parempia palveluita hyödyntämällä uusien teknologioiden mahdollisuuksia. Juhalla on vahva kokemus ServiceNow-alustasta ja palvelukehityksen johtamisesta.
Julkisten palvelujen digitalisoinnin tulee palvella ihmisten arkea
Johtaja, tiedätkö missä kunnossa datasi on?
