Hyppää sisältöön

Älä anna lentokiellon tai kotikaranteenin pilata projektiasi – 5 keinoa, joilla sitoutat etä- ja läsnäosallistujat työpajaasi

Kuvittele seuraava tilanne. Olet suunnitellut huolella työpajaa tai muuta suurta kokousta. Tavoitteenasi on viedä tärkeää projektia eteenpäin siten, että kaikkien keskeisten sidosryhmien sitoutuminen jatkoon varmistetaan.

Olet varannut tilat, miettinyt tilaisuuden läpiviennin, miettinyt pienryhmätyöskentelyn ryhmäjaon, valmistellut materiaalit, kutsunut osallistujat paikalle, hoitanut tarjoilut ja niin edelleen. Osa joutuu matkustamaan paikan päälle kauempaakin. Kaikki näyttää hyvältä. Kunnes.

Edellisenä päivänä osa osallistujista ilmoittaakin, että he eivät pääse paikan päälle mutta haluavat ehdottomasti osallistua etänä mukaan – ei kai se haittaa?

Harmituskäyrä nousee, mutta minkäs teet – tilanne lienee tuttu meistä jokaiselle etenkin näinä aikoina, kun matkustuskiellot yleistyvät mm. terveydellisistä syistä.

Pitäisikö koko tilaisuus perua, koska etänä osallistujia ei kuitenkaan saada tasapuolisesti mukaan keskusteluun? Tämä siirtää väkisin projektin aikataulua eteenpäin, sillä menisi viikkoja, ennen kuin kaikkien osallistujien kalentereista löytyisi riittävästi tyhjää. Vai hyväksytäänkö, että etänä osallistujat jäävät väkisinkin paitsioon keskustelusta?

Hankala tilanne, mutta onneksi voit varautua. Työpajat kannattaa suunnitella online-palvelujen avulla, jolloin kaikki tekeminen ei ole kasvokkain tapahtuvan työpajan varassa.

Näin tehostat etätyöskentelyä

Seuraavien viiden kohdan avulla nostat työpajan tehokkuutta ja vähennät riskiä siitä, että työpajasuunnitelma lentää roskakoriin peruuntuneen lentolipun kanssa:

  1. Työstä yksinkertaisimmat asiat etukäteen verkossa fasilitoidusti ja keskity tärkeimpiin asioihin itse työpajassa.
  2. Dokumentoi työpajan tuotokset samaan online-palveluun, jolloin muistiinpanot ovat heti kaikkien saatavilla.
  3. Pidä huoli, että etäosallistujat kuulevat ja näkevät aina kaiken sen, mitä paikan päälläkin nähdään ja kuullaan.
  4. Sovella osallistavia työskentelymenetelmiä online-palvelussa työpajan aikana samaan tapaan kuin perinteisiäkin työpajafasilitointimenetelmiä. Hanki fasiltointiapua, jos omat taitosi eivät riitä.
  5. Jatka tuotosten käsittelyä jälkikäteen verkossa siitä, mihin työpajassa jäätiin.

Kun yhdistät online-fasilitointipalvelun ammattifasilitaattoriin ja tiiviisiin yhteenvetopalavereihin, työskentely on parhaimmillaan tehokkaampaa ja pienempi määrä työpajoja riitää.  Tämä taas vapauttaa asiantuntijoiden aikaa muihin työtehtäviin ja pienentää matkustamistarvetta.

Sofigate Roundtable yhdistää ammattimaiset fasilitointimenetelmät, modernin verkkopalvelun ja ketterän päätöksenteon. Palvelun avulla voit osallistaa kaikki avainhenkilöt päätöksentekoon – ajasta, paikasta ja laitteesta riippumatta.

Kirjoittaja
Juho Nevalainen  on strategioiden, toimintamallien, digitaalisen konseptisuunnittelun ja digikehityksen asiantuntija. Hän auttaa asiakkaitaan monipuolisten fasilitointimenetelmien avulla – ajasta ja paikasta riippumatta. Hän vastaa myös Sofigatella Roundtable-palvelusta.

Etsi