Epäilyttävätkö hankittujen IT-palvelujen hyödyt? Älä tee samaa erhettä kuin ruuhkavuosiperhe autokaupoilla
Ensin on tarve, sitten lasketaan business case, sitten tehdään hankinta. Jossain vaiheessa saavutetuista hyödyistä tulee itsestäänselvyys ja huomio kääntyy kustannuksiin. Mitä yhteistä tilanteella on ruuhkavuosissa setvivän perheen autonhankintadilemman kanssa? Sofigaten Pavel Haimi, IT:n ja digitaalisten palveluiden johtamisen ammattilainen ja kolmen lapsen isä, kertoo.
Kuvittele perhe, jossa on kaksi aikuista, kolme lasta ja yksi auto. Matka varrella isä ja äiti Korhonen huomaavat, ettei yksi Volkswagen Golf enää riitä. Teemu-Petterillä on lätkätreenit, Saara käy viulutunneilla ja Kasper-kuopus taaperoakrobatiassa. Lasten harrastuskuljetusten lisäksi pitäisi päästä kulkemaan myös omiin menoihin.
Eräänä iltana toinen vanhemmista ehdottaa toisen auton hankkimista. Alkaa usean viikon keskustelu, laskelmat ja vertailut – siis jonkinlainen arkielämän business case. Toinen auto päätetään hankkia – ja siitä tuleekin positiivinen muutos perhearkeen, sillä se vapauttaa aikaa ja sujuvoittaa elämää. Enää ei tarvitse WhatsApp-ketjuissa pähkäillä, kumpi ottaa auton milloinkin.
Vaan kerran viikonloppuna vanhemmat päätyvät keskusteluun: toisen auton omistaminen on niin kallista! Kuukausierät, vakuutukset, huollot, renkaiden vaihto jne. – kuluja vaan koko ajan! Yhtäkkiä autosta ja uudesta mukavammasta sekä sujuvammasta arjesta on tullut itsestäänselvyys: hyöty ja aiempi ”business case” on unohtunut – ja nyt keskitytään tuijottamaan kuluja.
Jälleen pitkien keskustelujen jälkeen vanhemmat päättivät myydä toisen auton. Jo kolmen viikon päästä auton myymisestä perheen arki monimutkaistuu ja ajatukset toisesta autosta nousevat taas pintaan. Olisiko sittenkin pitänyt harkita vaihtoehtoja, ennen kuin myytiin pois?
Hyödyt unohtuvat, huomio kääntyy kuluihin
Kohtaan tästä arkisesta asetelmasta muistuttavia tilanteita jatkuvasti, kun yrityksissä keskustellaan IT:n ja digitaalisten palvelujen tuomista hyödyistä.
Kuten esimerkkitarinassa, usein (ei kuitenkaan valitettavasti edelleenkään aina) hankinnat tai päätökset kehittämisestä tehdään hyvin harkitun business case -laskelman kautta.
Vaan mitä tapahtuu, kun ratkaisut ja palvelut ovat olleen jonkun aikaa käytössä?
Kuten fiktiivisellä perhe Korhosella, keskustelu keskittyykin vain business casen toiseen osa-alueeseen: kuluihin. Viimeksi kävin tämän keskustelun erään yrityksen CFO:n kanssa.
Kuulostaako tutulta?
Toimi näin, jos IT-palvelujen hyödyt epäilyttävät
Totta kai kuluja saa ja pitää pohtia. Hätäisiä ratkaisuja ei kannata kuitenkaan tehdä. Neuvoni tässä tilanteessa:
Jos hyödyistä ollaan epävarmoja, kannattaa ratkaisu tai palvelu ottaa pois käytöstä joksikin aikaa ja katsoa mitä tapahtuu.
Ratkaisuja ei kuinkaan kannata ajaa alas kokonaan, vaan poistaa käytöstä hetkeksi. Korhosten maailmassa tämä olisi tarkoittanut vaikkapa auton vuokraamista ennen myymistä kokonaan pois. Yksi mahdollinen toimi on myös siirtyä edullisempaan vaihtoehtoon.
Olennaista on myös pitää business case mittarina matkassa mukana. Helpoin tapa mitata liiketoimintahyötyjen toteutumista IT-palveluissa ja digitaalisissa palveluissa on verrata käyttöön otettu palvelua business caseen.
Älkäämme siis unohtako suunniteltua business casea palvelujen käyttöönoton jälkeen. Kannattaa myös sopia selkeästi, kenen vastuulla on varmistaa, että tavoiteltu arvo toteutuu.
Kirjoittaja
Pavel Haimi työskentelee liiketoimintajohtajana Sofigatessa. Pavelilla on yhteensä yli 16 vuoden kokemus IT:n ja digitaalisten palveluiden johtamisesta ja kehittämisestä eri yrityksissä Pohjois-Euroopassa.
Johtaja, tiedätkö missä kunnossa datasi on?
Essi Ahokas on koukussa uuden oppimiseen, ja siitä hyötyy koko tiimi
