SAP S/4HANA -uudistus kolkuttaa ovella monessa organisaatiossa. Kyse ei ole vain IT-projektista, vaan koko yritykseen vaikuttavasta liiketoimintalähtöisestä muutoksesta. Jotta voimme uudistaa toimintamalleja, tarvitsemme faktapohjaista ymmärrystä liiketoiminnan prosesseista. Sofigaten Simo Parkkali kertoo, miten prosessilouhinta auttaa taklaamaan haasteen.

Uusi, moderni SAP S/4HANA -alusta lupaa huomattavia parannuksia yritysten ja organisaatioiden elämään: järjestelmien rakenteet yksinkertaistuvat, päivittäminen helpottuu, reaaliaikaisten raporttien tuottaminen nopeutuu ja analytiikan hyödyntäminen tehostuu.

Kaikki edellä mainitut ovat hyödyllisiä asioita, mutta sellaisenaan niillä ei vielä saavuteta muutoshankkeen liiketoiminnallisia tavoitteita. Olipa kyse nykyisen toiminnan optimoinnista tai uuden liiketoiminnan mahdollistamisesta, yksi asia on varma: mikään teknologia ei itsessään ole muutoksen kannalta merkittävä, ellemme saa tuotettua sen avulla lisäarvoa asiakkaille.

Jopa 60 prosenttia ERP-uudistuksista pettää sidosryhmien odotukset, vaikka käyttöönottoprojektit toteutuisivat aikataulussa ja budjetissa, kertoo Gartner. Jotta voimme suunnitella ja toteuttaa muutoksen onnistuneesti, meidän on ensin ymmärrettävä paremmin nykytilan kompleksisuutta ja syitä, jotka sen aiheuttavat.

Tässä piilee yksi tyypillinen pettymyksiin johtava sudenkuoppa: oma kokemukseni organisaatioiden prosesseista on valitettavasti se, että ne harvoin vastaavat kypsyydeltään sitä, mitä oletetaan. Tämän vuoksi niiden toteuttaminen sellaisenaan uudessa toiminnanohjausjärjestelmässä ei ole järkevää.

Johdon, kehittäjien ja tietohallinnon olettamus toimintamalleista saattaa poiketa toisistaan yllättävän usein. Omakotitaloa rakentaessa tämä tarkoittaisi käytännössä sitä, että pohjapiirustuksissa ja julkisivukuvissa ovien ja ikkunoiden paikka olisi eri kohdissa. Tai sitä, että rakennustyömaalla olisi käytössä useita erilaisia perustussuunnitelmia. Ongelmia tulee väistämättä, jos alamme toteuttaa ERP-transformaatiota olettamuksien ja eri sidosryhmien poikkeavien näkemysten perusteella.

Prosessilouhinta muuttaa olettamat faktapohjaiseksi ymmärrykseksi

Apuun astuu prosessilouhinta: se parantaa näkyvyyttä toimintojen eri vaiheiden välisistä keskinäisistä vaikutuksista ja muuttaa olettamat faktapohjaiseksi analyysiksi prosessien toiminnasta.

Otetaanpa esimerkki: kun rakennat omakotitaloa, tilaat rautakaupasta tuotteita rakennustyömaalle toimitettuna. On äärimmäisen tärkeää, että tuotteet saapuvat sovitussa aikataulussa ja voit luottaa saavasi tilausta vastaavat tuotteet.

Siitä kun tilauksesi saapuu rautakaupasta työmaalle, tapahtuu taustalla useita transaktioita ja tietoa liikkuu järjestelmien ja toimintojen välillä: tilauksesi odottaa vahvistusta, tilauksesi on otettu käsittelyyn, tilauksesi on lähtenyt varastolta, tilauksesi on toimitettu, lasku lähetetty ja niin edelleen. Kaikista näistä vaiheista jää digitaalinen jälki järjestelmiin (dataa), josta voidaan sitten louhia arvokasta tietoa prosessin suunnittelun. Etenkin poikkeamat kiinnostavat eli ne kerrat, kun tilaus ei menekään suunnitelmien mukaan.

Kuinka hyödyntää prosessilouhintaa ERP-transformaation eri vaiheissa? Alta löydät kolme tapaa.
 1. Analysoi nykyiset prosessit ja tavoitetila ennen uuden teknologian käyttöönottoa

Prosessilouhinnan avulla saamme faktapohjaista ymmärrystä prosessijohtamisen tueksi. Faktapohjainen ymmärrys on välttämätöntä, jotta mahdollisten laatu- ja tehokkuusongelmien juurisyyt saadaan korjatuksi ennen uuden teknologian käyttöönottoa.

Louhinnan avulla nykyisissä järjestelmissä oleva data saadaan muutettua visuaaliseksi kuvaukseksi. Sen avulla voimme paremmin ymmärtää muun muassa prosessin suorituskykyä, turhan työn määrää (rework), prosessivariaatioita ja työn virtaukseen vaikuttavia pullonkauloja tai vaikkapa automaatiomahdollisuuksia. Kun tunnistamme poikkeamia, sekä negatiivisia että positiivisia, voimme kehittää toimintaa tehokkaammaksi ja myös asiakasystävällisemmäksi.

Teknologiauudistus tyypillisesti edellyttää sitä, että aikansa muokkautuneita prosesseja arvioidaan uusiksi, harmonisoidaan ja suoraviivaistetaan. Faktaperusteisen ymmärryksen avulla voimme tehdä fiksumpia päätöksiä, jotka säästävät aikaa ja rahaa muutoksessa.

Faktaan perustuva, visuaalinen prosessikuvaus auttaa hahmottamaan koko arvoketjun päästä päähän. Sen avulla voidaan myös esittää, miten muutos näkyy konkreettisesti eri sidosryhmien työssä ja päivittäisessä tekemisessä. Visuaalinen prosessikuvaus auttaa transformaation valmistelemisessa, suunnittelussa, muutoksen jalkauttamisessa sekä viestinnässä.

2. Varmista, että tavoitetilan toimintamalli toteutuu käyttöönoton aikana

Kun järjestelmä on otettu käyttöön, on kriittistä varmistaa, että uudet toimintamallit ovat jalkautuneet käytäntöön. Prosessilouhinnan avulla voimme verrata suunnitellun prosessin ja toteutuneen prosessin eroa (”process compliance”).

Tarkastelua voidaan tehdä esimerkiksi vertaamalla yhteisten toimintatapojen toteutumista maakohtaisesti tai tiimitasolla. Tätä tarkastelua ei tehdä ainoastaan suorituskykyä seuraamalla, vaan louhinnan avulla saamme näkyvyyden syy-seuraussuhteisiin, joiden kautta toimintaa voidaan jatkuvasti parantaa ja välttää toistuvat virheet ja poikkeamat. Jokainen poikkeama ja variaatio optimaalisesti suunnitellusta prosessista tarkoittaa hukkaa eli kustannusta.

Tässä vaiheessa ERP-transformaatiota prosessilouhinnasta tulee myös merkittävä työkalu muutoksen operatiivisessa johtamisessa.

3. Ota automatisointi avuksi käyttöönoton jälkeen.

Prosessilouhinnan kolmas ydinvaltti ERP-hankkeissa on prosessien automatisointi.

Prosessilouhinnan avulla voidaan tunnistaa liiketoiminnalle merkittävimmät automatisoitavat kohteet. Automaation kannalta prosessin eri variaatioiden hahmottaminen auttaa löytämään ne prosessipolut, joiden automatisoinnista saadaan merkittävin kilpailuetu.

Standardoinnin avulla toistettavuus paranee, mikä on avaintekijä automatisoinnin hyödyntämisessä. Kun kustannuksia liitetään prosessin eri vaiheisiin, voidaan lisäksi arvioida automaation hyötyjä, tehdä datapohjaisia päätöksiä mahdollisista hyödyntämiskohteista ja seurata reaaliaikaisesti automaation avulla tehtyjä säästöjä.

 

Kiinnostuitko? Lue myös artikkelimme: “SAP-konkari neuvoo: näin varmistat, että S/4 HANA -konversiohanke rullaa sujuvasti maaliin”
Lue artikkeli
Kirjoittaja

Simo Parkkali työskentelee Sofigatella johtavana prosessilouhinnan asiantuntiajana ja liiketoiminnan kehittäjänä. Hän vastaa kumppaniyhteistyöstä prosessilouhinnan teknologiatoimittajien kanssa ja rakentaa toimivia konsepteja prosessien suorituskyvyn ja asiakkaidensa kilpailukyvyn parantamiseksi.

Read these next