Miksi HR-järjestelmät eivät ikinä toimi?
HR-järjestelmämme toimii kuin unelma.
– Ei kukaan, ei koskaan.
Kuinka usein olet kuullut jonkun sadattelevan HR-järjestelmiä? Niinpä – henkilöstöhallinnon järjestelmien hankaluutta pidetään enemmän sääntönä kuin poikkeuksena. Olen toiminut yli 15 vuotta HR:n, IT:n ja liiketoiminnan leikkauspisteessä enkä juuri koskaan ole tavannut HR-järjestelmiin järin ihastuneita ihmisiä.
Tyypillinen valitusvirsi koskee järjestelmien käyttäjäystävällisyyttä: erityisesti liiketoiminnan väki kokee HR-järjestelmät monimutkaisiksi – ja siksi mielellään ovat käyttämättä, jos vain mahdollista. Ongelma ei koske vain vanhentuneita, ajasta jälkeen jääneitä järjestelmiä. Myös vastikään uusitut järjestelmät saatetaan kokea vastenmielisen vaikeiksi. Mistä ongelma johtuu?
Hankala polkupyörä, jota ei voi jättää tienposkeen
Ihan liian usein järjestelmiä tehdään siksi, että on pakko. Järjestelmä on uusittava mielellään eilen! Kun uusiminen lähtee kiire ja pakko edellä, todelliset tavoitteet unohtuvat: Mitä oikeastaan pitäisi saada aikaan? Miten luotaisiin mahdollisimman helppo väline, joka auttaisi kaikkia?
Suunnittelua ei helpota se, että HR, IT ja liiketoiminta ovat vielä kaikki toisistaan suhteellisen erillisiä ja eri tavalla viestiviä saarekkeita. HR puhuu nykyisin paljonkin bisnesnäkökulmasta ja periaatteessa yrittää huomioida liiketoimintaa myös suunnittelussa. Käytännössä HR kuitenkin osallistaa liiketoimintaa järjestelmien suunnitteluun hyvin vähän. IT ei ehkä pidä HR:ää rakettitieteenä, ja HR taas ei juurikaan ole kiinnostunut teknologiasta.
Liiketoiminta ei ymmärrä kumpaakaan, mutta maksaa viulut ja vierittää epärealistisia toiveidentynnyreitä molemmille. Jos toiveet ovat älyttömiä, helposti päädytään tekemään älyttömiä asioita. Koska liiketoiminta ei ole koskaan tyytyväinen, HR ja IT myös piilottelevat siltä asioita.
Vieläkö hankalat järjestelmät ihmetyttävät?
Lopputuloksena syntyvä järjestelmä on kuin hankala polkupyörä, jota ei voi jättää tienposkeenkaan, vaikka kävellen olisi nopeammin perillä. Joka mutkassa pitää pysähdellä korjaamaan jotakin ongelmaa. Järjestelmä, jonka piti nopeuttaa arkea, hidastaakin prosesseja: järjestelmä pakottaa liiketoiminnan edustajan tekemään vaikeilta ja turhilta tuntuvia kirjauksia. Soitto HR:ään, joka korjaa väärin tehdyt kirjaukset. Sitten korjaus menee hyväksyttämiskierrokselle.
Kaikki teknologia on olemassa, jotta järjestelmät voisivat olla kuin kevytpolkuisia sähköpyöriä. Rutiinipoljenta sujuisi automaattisesti, aikaa sekä voimia säästyisi ja liiketoimintakin hyppäisi satulaan mielellään.
Johtaminen, prosessit ja teknologia tasapainoon
Mitä sitten pitäisi tehdä, jotta järjestelmistä saataisiin toimivampia kaikille?
Ratkaisun ydin on yhteistyössä: HR:n, liiketoiminnan ja IT:n pitäisi tunnustaa toistensa tärkeys ja se, ettei järjestelmiä tehdä vain omiin tarpeisiin. Yhdessäkään firmassa ei tarvita HR:ää, jos ei ole liiketoimintaa. Toisaalta, tuskinpa liiketoiminta kukoistaa ilman ihmisiä. IT puolestaan ei enää ole palvelimia halaileva tukitoiminto, vaan osa liiketoimintaa, kun maailma digitalisoituu. Kaikki ovat yhteydessä toisiinsa!
Järjestelmien suunnitteluun tarvittaisiin siis avoimuutta, osallistamista, olennaisten tarpeiden tuntemista – toisaalta myös hyvää hallintaa. On sinänsä jo vääristynyttä, että käytämme sanaa ”HR-järjestelmä”. Ohjaamme ajatusta jo valmiiksi siihen suuntaan, että rakennamme järjestelmiä HR-siiloon.
Niin kauan, kun yrityksissä ajatellaan ja toimitaan siiloissa, myös järjestelmien teho jää puolinaiseksi. Toimivat järjestelmät edellyttävät sitä, että teknologia, prosessit ja johtaminen ovat kaikki tasapainossa keskenään.
Kaipaatko työkaluja teknologian liiketoimintalähtöiseen johtamiseen? Tutustu avoimen viitekehyksen Business Technology Standard -malliin osoitteessa www.managebt.org.
Kirjoittaja
Elina Seppänen työskentelee Sofigatella Senior Advisorin roolissa. Hänellä on pitkä kokemus sekä HR-tehtävistä että IT-maailmasta. Nykyisin hän toimii järjestelmäkonsulttina ja luo siltaa HR:n, IT:n ja liiketoiminnan välille.
Julkisten palvelujen digitalisoinnin tulee palvella ihmisten arkea
Johtaja, tiedätkö missä kunnossa datasi on?
