Hyppää sisältöön

Murhamysteeri: kuka tappoi ehdotuksen?

Kuvittele tilanne:

Tiimi oli työskennellyt ahkerasti saadakseen päätösehdotuksensa ajoissa valmiiksi hallituksen kokoukseen. Heidän ehdotuksenaan oli sijoittaa viisi miljoonaa euroa uuteen digitaaliseen alustaan. Tiimi uskoi, että investointi tuottaisi kahdessa vuodessa. Hallitus kokoontui, ja tiimin paras pitchaaja esitteli ehdotuksen. Hallituksen päätöstä jäätiin odottamaan malttamattomina.

”Miten kävi?”, tiimi kysyi hallitukselta kokouksen jälkeen. ”Olemme pahoillamme, mutta tätä päätöstä lykätään. Meillä ei ollut nyt tarpeeksi aikaa tälle. Seuraava kokous pidetään kolmen kuukauden kuluttua.”

Kolme kuukautta myöhemmin hallitus kokoontuu jälleen. Odotuksen aikana oli kuitenkin tullut ostotarjous, joka vei koko hallituksen huomion. Vieläkään ei onnistuttu tekemään minkäänlaista päätöstä uudesta digitaalisesta alustasta.

Ehdotus kuoli − mutta kuka sen tappoi?

RUUMIINAVAUS

Aloitetaan päätöksentekoehdotuksen ruumiinavauksella:

EHDOTUKSEN TERVEYDENTILA?

Terveen ehdotuksen pitäisi minkä tahansa muun viestintämateriaalin tapaan vastata kysymyksiin: miksi, mitä, miten ja mitä seuraavaksi.

No, tiimi kyllä vastasi näihin kysymyksiin. He tekivät vahvan liiketoimintaehdotuksen, jossa avattiin ajan mittaan saavutettavia hyötyjä. He kertoivat vaihtoehtoisista ratkaisuista ja arvioivat niitä sekä esittelivät perustellun yhteenvedon siitä, miksi alusta A on parempi kuin alustat B tai C. Tiimi toimitti yksityiskohtaisen projektisuunnitelman, tunnisti kriittiset resurssit ja laati organisaatiomuutoksen hallinnan lähestymistavan, jotta kaikki olisi selkeää suunnitelman toteuttamisen aloittamiseksi. Kaikki olivat motivoituneita aloittamaan. Myös toimittajalle ilmoitettiin, että he olisivat valmiita aloittamaan ensi maanantaina, jos suunnitelma saa vihreää valoa. Lisäksi kickoff-tapahtuman kutsu oli valmiina lähetettäväksi.

Ehdotuksen terveydentila oli siis hyvässä kunnossa, eikä murhaajasta ollut minkäänlaisia todisteita.

MOTIIVI JA TILAISUUS?

Mikä oli murhan motiivi? Kuka oli kiinnostunut tappamaan ehdotuksen, joka tuottaisi positiivista kassavirtaa jo kahden vuoden päästä?

Ei kukaan.

Entäpä tilaisuus? Kaikilla mukana olleilla oli alibi: osa odotti päätöstä, osa valmisteli uusia päätöksiä, ja jotkut tekivät muita päätöksiä.

KUOLINSYY?

Kuoliko ehdotus luonnollisesta syystä?

Se tuntuu todennäköisimmältä kuolinsyyltä.

Yrityksen hierarkiat työntävät tietoa ylöspäin, ja ulkopuolelta työntyy sisään yhä enemmän tietoa. Ylätason päättäjiin iskee tietoähky: heillä on liikaa päätöksiä tehtävänä, liian paljon huomioon otettavaa tietoa, ja kasvava rästikasa aikaisempia tekemättömiä päätöksiä. Vaikka kaikki muu nopeutuu, päätöksenteko hidastuu. Tietoa pursuavassa ympäristössä päätösehdotuksilla on vaikeuksia selviytyä.

Miten välttää ehdotuksen kuolo?

Informaation ylikuormituksen vastalääkkeet ovat konteksti ja merkitys.

Jos kaikki sidosryhmät olisivat ymmärtäneet paremmin kontekstia, ehdotusta ei ehkä ylipäätään olisi tehty.

Meneillään oli niin paljon hankkeita ja päätöksiä, minkä olisi pitänyt olla merkki siitä, että kehitysresurssit ovat ylikuormittuneet.  Tiimin olisi pitänyt huomata, että uuden hankkeen edistäminen ei onnistuisi.

Jos koko liiketoimintaympäristöä olisi ymmärretty paremmin, ehkä ostotarjous ei olisi tullut yllätyksenä.

Voi myös olla, ettei hallitus ymmärtänyt ehdotuksen täydellistä merkitystä: joko he eivät uskoneet hankkeen liiketoimintaan tai he eivät ymmärtäneet, että kolmen kuukauden odottamisen vaihtoehtoiskustannukset olivat noin 100 000 euroa kuukaudessa. Siitä, mitä päätöksen tekemättä jättäminen tai mitä muuta 5 miljoonalla voisi tehdä, ei keskusteltu.

Jos haluat varmistaa, ettei oma ehdotuksesi kuole ennen aikojaan, huolehdi siitä, että olet tietoinen ympäröivästä kontekstista. Sinun tulee myös varmistaa, että viestit selkeästi ehdotuksesi merkityksestä.

Kirjoittaja

Sofigaten Senior Executive Menno Huijben vastaa Business Technology Transformations and Data Leadership -konseptista. Häntä kiinnostaa päätöksenteko liiketoiminnassa – tiedon, intuition ja kokemuksen yhdistäminen. Hänen mottonsa kuuluu: ”Älä koskaan unohda inhimillistä tekijää.”

Etsi