Online-fasilitoinnin 5 vinkkiä – tuo etäkokouksiin tehokkuutta ja inhimillisyyttä
Työpajoja, kahvitreffejä, kokouksia, lounaita, siskonpetejä, statuspalavereja, afterworkkeja – erilaisiin tarpeisiin vastaavat kokoontumiset yhteisen kanavan äärelle muodostavat nyt huomattavan osan monien työpäivästä. Muutamassa viikossa etätyöskentelystä tuli uusi ”normaali”.
Nopeasti muuttunut tilanne aiheuttaa aina myös kipuilua ja tunnelma saattaa olla hieman normaalia matalammalla. Etätyöskentely tavallisesta poikkeavan arjen keskellä vaatii voimia ja mielekäs vuorovaikutus uudenlaista virittelyä. Positiivinen uutinen on, että etätyöskentely voi hyvin fasilitoituna myös lähentää ihmisiä ja tiimejä, luoda turvallisuudentunnetta, auttaa keskittymistä sekä tuoda tehokkuutta yhteistyöhön myös toimistolle palattuamme.
Kuulostaako utopialta? Millaisiksi palaverit, työpajat ja valmennukset ovatkin kokemuksesi mukaan juuri tässä hetkessä muotoutuneet, voit poimia tästä mukaasi sinulle sopivat ideat kohti paremmin johdettuja ja tavoitteellisia ryhmätilanteita.
1. TURVALLISUUDEN TUNNE. Tämä on tärkein yksittäinen asia, johon etätyöskentelyssä(kin) kannattaa kokemuksemme mukaan oikeasti panostaa. Miten voit omalta osaltasi osoittaa, että sinun kanssasi on turvallista osallistua virtuaalitilanteessa? Toimi kohteliaasti, huomaavaisesti ja arvostavasti sekä osoita empatiaa toisia kohtaan. Huomioi kaikki osallistujat positiivisella ja tilanteeseen sopivalla tavalla heti tilaisuuden alussa, sen aikana, ja lopussa. Soita vaikka musiikkia linjalle, ja lähde aina siitä oletuksesta, että kaikki yrittävät parhaansa ja sinun tehtäväsi on luoda puitteet, joissa osallistuminen ja oman panoksen tuominen tuntuvat kaikista turvalliselta. Älä saata ketään kiusalliseen tilanteeseen, vaan varoita kysymyksestäkin etukäteen sanomalla: ”Jaakko, kuulisin mielelläni kohta mitä mieltä olet seuraavasta asiasta…” ja esitä vasta sitten asiasi.
2. TILANNENOPEUS. Kuinka nopeasti osallistuja kykenee teknisesti ja kognitiivisesti reagoimaan virtuaalitilanteessa? Ihmisten reagointinopeus videon päälle saamisesta mikrofonin avaamiseen, vastausten miettimiseen, interaktiivisten työkalujen, kuten vaikkapa Zoomin merkintätyökalujen paikallistamiseen, vaatii tilaisuuden johtajalta oikean tilannenopeuden valitsemista. Jos emme näe toisiamme, paljon informaatiota jää välittymättä ja puheen selkeyden sekä sopivan tempon merkitys kasvaa. Kerro, kuinka paljon aikaa kussakin tilanteessa käytetään ja miten toimitaan: ”Seuraavaksi pyydän, että mietitte kaikki 2-3 minuutin ajan tätä asiaa. Sen jälkeen käydään keskustelu, jossa annan jokaiselle vuorollaan puheenvuoron / pyydän kirjoittamaan ajatukset tälle jakamalleni valkotaululle”.
3. VALMISTAUTUMISEN MERKITYS. Tilaisuuden johtajan tunnetila ja esimerkiksi hallinnan tunne tai sen puuttuminen välittyy osallistujille. Valmistaudu etukäteen, harjoittele käyttämään Teamsin, Meetin, Zoomin tai muun käyttämäsi sovelluksen ominaisuuksia niin hyvin, että osaat opastaa myös muita. Mieti miten aloitat tilaisuutesi – mihin tunnetilaan haluat virittää osallistujat? Innovoidaanko? Tehdäänkö päätöksiä? Kirkasta tilaisuuden tavoite ja suunnittele etukäteen miten ja millä menetelmillä saavutatte sen annetussa ajassa, käytettävissä olevilla välineillä ja paikalla olevien henkilöiden panostuksella.
4. TOIMINTAKULTTUURI JA PELISÄÄNNÖT. Kollegan kasvot videolla piristävät, ja tutuksi käyneiden työkavereiden arkeen pääsee kurkistamaan ihan uudesta vinkkelistä, kun julkisen ja yksityisen välinen verho hulmuaa. Videon käytöstä kuten muistakin toimintatavoista on syytä sopia etukäteen. Pidetäänkö mikrofonit auki vai pyydetäänkö puheenvuoroa? Miten pikaviestejä hyödynnetään? Mitä osallistujilta odotetaan? Minkälainen on juuri teille sopiva toimintakulttuuri, ja mitä toisten arvostamiseen pohjautuvia pelisääntöjä haluatte noudattaa? Jos toivot ryhmän käyttävän ääntä tilaisuuden aikana, rohkaise siihen aloittamalla tilaisuus siten että jokainen pääsee ääneen. Jos haluat hyödyntää tiettyjä työkaluja, kerro ja opasta niiden käytössä rauhallisesti heti alussa.
5. LUOTTAMUS. Luota ryhmän voimaan. Ihmisten erilaisuus on etu, ja kun sekä luotat toisiin että osoitat olevasi muiden luottamuksen arvoinen, voi yhteistyö verkossakin nousta uudelle tasolle. Oman tilaisuutesi päähenkilönä kannat kaiken vastuun ja saatat kokea vetäväsi perässäsi kivirekeä – prosessia ohjaavana fasilitaattorina taas vastuutat ryhmän ja tulokset puhuvat puolestaan.
Tästä poikkeustilanteesta voi versoa myös paljon positiivista. Kukaan tuskin tulee kaipaamaan aikasyöppöjä kokouksia tai tarpeetonta matkustamista. Innovatiivisuus on usein kriisistä nouseva ilmiö ja niin on havaintojemme mukaan myös nyt. Samalla kun moni pohtii, miten meidän tulee toimia tässä uudessa tilanteessa, miten yhteiskuntamme ja yrityksemme selviää, kun emme voi työskennellä kasvotusten, virittyy mieli kuin huomaamatta etsimään uusia ratkaisuja. Nyt tehdään globaalia digiloikkaa, josta paluuta entiseen ei ole.
Haluatko parantaa omia fasilitointitaitojasi? Osallistu online-fasilitointivalmennukseen, opit työskentelytavat, käytännöt sekä työkalut joista on sinulle hyötyä juuri nyt – sekä palattuasi takaisin toimistolle.
Kirjoittajat
Kirjoittajat Liisa Korkiakoski ja Lotta Koskimies ovat vahvoja oman elämänsä fasilitaattoreita ja etävirtuaalityön ammattilaisia. Yhteisen 20 vuoden valmennuskokemuksensa ansiosta, he pitävät aina ohjat käsissään ja tuovat positiivisen vireen johtamiinsa tilaisuuksiin – oli kyse sitten virtuaali- tai reaalimaailmasta.
Essi Ahokas on koukussa uuden oppimiseen, ja siitä hyötyy koko tiimi
Panostatko hankinnoissa säästöihin vai työntekijäkokemukseen – vai molempiin?
