Söisitkö mieluummin hatullisen lantaa kuin ryhtyisit järjestelmäuudistukseen poikkeusaikoina? Katso vaihtoehto onnistuneeseen hankkeeseen
Mitä jos järjestelmäuudistus menisikin nappiin kuukausissa – ei vuosissa? Sofigaten Ari Nuutinen ja Matti Saari esittelevät järjestelmäuudistuksiin vaihtoehtoisen etenemismallin, joka haastaa alan perinteisiä totuuksia – etenkin tilanteissa, joissa toteutuksen nopeus on yksi tärkeimmistä prioriteeteista.
Järjestelmäuudistus on monelle kirosana, joka tuo mieleen paukkuvat aikataulut ja budjetit. Erityisesti nyt poikkeusaikoina houkutus voi olla suuri siirtää uudistus hamaan tulevaisuuteen. Teknologiaprojektia ei kannata lykätä, vaikka maailma on myllerryksessä. Päinvastoin, nyt jos koskaan on oikea aika edetä.
Kun käytettävissä ovat parhaat osaajat, nykyaikaiset kehittämisen mallit ja johtavat teknologia-alustat, liiketoiminnan järjestelmäuudistus onnistuu vuosien sijaan kuukausissa. Päätös edellyttää rohkeutta ja totuttujen tapojen kyseenalaistamista, mutta palkintona on mahdollisuus toteuttaa uudistushankkeita merkittävästi totuttua nopeammin, laadukkaammin ja onnistuneemmin.
Kiinnitä uudistuksessa huomiota kolmeen kulmakiveen:
-
Valitse projektimallien kultainen keskitie
Muinaiset IT-projektit olivat selviytymistaistelua, jolloin projektijohtamisen menetelmät ja osaamiset olivat nuorella alalla hyvin alkeellisella tasolla. Lukuisten epäonnistumisten pakottamana ala on ottanut huimia harppauksia eteenpäin. Epävarmuudet on taklattu yksityiskohtaisella suunnittelulla, ja mahdollisiin riitatilanteisiin on varauduttu jo varhain tarkoilla vaatimusmäärittelyillä.
Perinteisen, ns. vesiputousmallin, soveltamisessa on havaittu omat haasteensa. Kohteen vaatimusmäärittelyssä edetään varmuuden vuoksi liian syvälle, jolloin koko prosessi vie kohtuuttoman paljon aikaa. Työ on valmistuessaan jo vanhentunut ja sisältää kalliiksi tulevia, räätälöintiä edellyttäviä vaatimuksia. Jos vanha järjestelmä määritellään liian tarkkaan ja entisen toiminnan ehdoilla, päädytään vain kalliiseen kopioon vanhasta järjestelmästä.
Toisena ääripäänä ovat ketterät menetelmät erityisesti ohjelmistokehityksen tukena. Niille ominaista on vaiheittainen, iteratiivinen tapa edetä, jolloin ratkaisua voidaan priorisoida ja tavoitetilaa muuttaa joustavammin. Palvelu- ja ohjelmistokehityksessä ketteryys on tänä päivänä normi lukuisten kansainvälisten menetelmien siivittämänä. Ketteryyteen voi kuitenkin kompastua, jos siitä tulee itseisarvo ja sitä sovelletaan väärin.
Millaista mallia sitten kannattaa suosia? Kokemuksemme mukaan järjestelmähankkeissa kannattaa hyödyntää parhaat käytännöt molemmista ääripäistä. Yhdistä huolellinen liiketoiminnalle tärkeimpiin kokonaisuuksiin keskittyvä suunnittelu sprinttimuotoisen kehittämisen kanssa.
Enää ei tarvitse yrittää suunnitella ja toteuttaa kaikkea kerralla. Tämä ei kuitenkaan olisi mahdollista ilman moderneja pilvipohjaisia, modulaarisia järjestelmiä.
-
Luota järjestelmäalustoihin – ongelmasi on jo ratkaistu
Uudet pilvipohjaiset teknologia-alustat mahdollistavat siis sekä huolellisen suunnittelun että ketterän kehittämisen aivan uudenlaisella tavalla. Mistä tässä alusta-ajattelussa on kyse?
Perinteisesti markkinoilla on vaikuttanut suuri joukko hyvinkin erilaisia ja erikoistuneita ohjelmistoja. Näissä tilanteissa huolelliseen tutustumiseen ja vertailuun oli perusteltua käyttää paljon aikaa. ”Sisältäähän tämä ohjelmisto varmasti kaikki tarvitsemani ominaisuudet?” oli joskus ihan perusteltu kysymys.
Nyt markkinoiden kasvavimpia ohjelmistoja ovat kansainväliset alustat kuten Salesforce, Microsoft, Oracle, SAP ja ServiceNow ohjelmistoineen. Yksittäisen ohjelmiston sijaan puhutaan hyvin laajoista ohjelmistoalustoista, joiden kehittämiseen panostetaan tähtitieteellisiä summia. Käyttäjiä on miljoonia maailmanlaajuisesti. Alustat sisältävät eri käyttötarkoituksiin ja toimialoille toteutettuja laajennuksia, jotka haastavat perinteisen järjestelmäajattelun.
Alustojen nousu tarjoaa täysin uuden mahdollisuuden valintaprosessille. Organisaation ei kannata käyttää aikaa työlääseen ja aikaa vievään vaatimusmäärittelyyn, jos kaikki vertailtavat vaihtoehdot ilmoittavat täyttävänsä vaatimukset kirkkaasti. Eikö tämänkin ajan voisi käyttää hyödyllisemmin?
Entä jos perinpohjaisen vertaamisen sijaan teetkin alustavalinnan rohkeasti keskittyen vain aivan kriittisimpiin liiketoimintasi vaatimuksiin? Ohjelmisto, jota jo tuhannet yritykset käyttävät ympäri maailman, tarjoaa myös sinun yrityksellesi ominaisuuksiltaan riittävän ja jatkuvasti kehittyvän alustan. Kansainvälisillä alustoilla on lisäksi lukuisia toimittaja, jolloin asiakas ei ole riippuvainen vain yhdestä toteuttajasta. Näin perinteisesti pelätty toimittajalukko on mennyttä.
-
Tee kilpailuedusta määrittelyn tärkein kriteeri
Jotta määrittelyvaiheessa saavutetaan tehokkuus ja nopeus, ei kaikkea voi, eikä kannata, suunnitella kerralla. Omasta liiketoiminnasta on tärkeää tunnistaa ne alueet, jotka luovat organisaatiolle kilpailuetua.
Tämä tarkoittaa määrittelyä liiketoiminnan strategian ja tavoitteiden ehdoilla. Perinteinen tekninen vaatimusmäärittely tuhansine Excel-riveineen ei tähän sovellu. Niinpä järjestelmävalinnassa ensisijaiseksi valintakriteeriksi tuleekin nostaa kyky tukea kilpailuetua mahdollistavia toimintatapoja.
Järjestelmän perustoiminnallisuuksia avulla kannattaa hoitaa kaikki ne liiketoiminnan osa-alueet, jotka eivät ole organisaatiolle uniikkeja ja kilpailuetua luovia.
On hyvä muistaa, että kymmenet tuhannet muut organisaatiot käyttävät samoja pilvipohjaisia alustoja järjestelminään. Jos organisaatiosi mielestä mitkään järjestelmän valmiit prosessit eivät sovellu käyttöön sellaisenaan, onko kyseessä aidosti organisaation kilpailukykyä edistävä, vai sittenkin tehottomutta ajava toimintatapa?
Lykkääminen ei ole vastaus
Pilvipohjaisten järjestelmien ostaminen ja käyttöönotto on merkittävästi helpompaa kuin mihin menneisyydessä on totuttu. Kiitos uusien teknologia-alustojen ja toimintamallien, uudistukset onnistuvat kuukausissa ja liiketoiminta saa tuloksia nopeasti.
Nopeus kuitenkin edellyttää rohkeutta. On uskallettava kyseenalaistaa vanhat tavat määritellä vaatimuksia ja suunnitella kaikkea ennalta. Yksinkertaistaminen on valttia, kunhan keskitytään olennaiseen ja mennään liiketoiminnan tavoitteiden ehdoilla.
Jos uudistus on tarpeen, lykkääminen ei ole vastaus. Jos lykkäät uudistusta nyt, voi olla, ettei myöhempää mahdollisuutta enää tule. Helpottava ajatus on se, että kaikkea ei tarvitse suunnitella kerralla valmiiksi ja toteutuskin onnistuu pala kerrallaan.
Lue myös artikkeli: Milloin on oikea aika uusia järjestelmä?
[button class=”” text=”Lue artikkeli tästä” url=”https://www.sofigate.com/insight/milloin-on-oikea-aika-uusia-jarjestelma/” ]
Kaipaatko esimerkin onnistuneesta järjestelmästä? Lue Case Fidelix!
[button class=”” text=”Lue case tästä” url=”https://www.sofigate.com/casestudy/fidelix/” ]
Kirjoittajat
Ari Nuutinen vastaa Sofigatella keskikokoisten yritysten kokonaispalveluista. Hänellä on laaja kokemus suomalaisesta yrityskentästä ja sen erityispiirteistä. Hänen intohimoaan on liiketoiminnan kehittäminen, ja hän haluaa auttaa etenkin keskikokoisia yrityksiä menestymään.
Matti Saari toimii Sofigatella intohimoisena valmentajana, projektipäällikkönä ja konseptisuunnittelijana Business Core Renewal -liiketoiminta-alueella. Matin erikoisuutena on visualisoida ja kiteyttää vaikeasti ymmärrettäviä asioita teknologian ja liiketoiminnan rajapinnassa.
Johtaja, tiedätkö missä kunnossa datasi on?
Essi Ahokas on koukussa uuden oppimiseen, ja siitä hyötyy koko tiimi
