Kuntien digitalisaatio on ollut tapetilla jo pitkään. Alkusyksystä siihen tuli porkkanaa myös valtion suunnalta, kun valtiovarainministeriö kertoi, että vuoden 2019 talousarvioon on varattu 30 miljoonaa euroa kuntien digitalisaation kannustinjärjestelmää varten.

Myös bisnesteknologiaan keskittynyt Sofigate teki jo kolmannen kerran selvityksen kuntien digitalisaation etenemisestä Suomen 20 suurimmalle kaupungille. Selvityksen mukaan digitalisaation edistämisen vastuutus on siirtynyt yhä enemmän tietohallinnolta kuntien toimialojen johtajille.

Nyt joka kolmas kunta vastuuttaa digitalisaation johtamisen ensisijaisesti tietohallinnolle. Vuoden 2018 vastaavassa kyselyssä vielä puolet kunnista piti digitalisaation edistämistä tietohallinnon vastuulla, ja vuonna 2016 näin ajatteli yli 75 prosenttia suurista kunnista.

”Yhteistyö tietohallinnon ja substanssitoimialojen välillä on monessa kunnassa tärkein haaste ratkottavaksi digitalisaation edistämisen kannalta. Se vaatii ennen kaikkea yhteisiä toimintamalleja ja visiota sekä työtehtävien priorisointia”, sanoo Sofigaten asiantuntija Linh Tamminen.

Miten kuntien digitalisaatiota voitaisiin vihdoin edistää tehokkaasti?

  1. Asiakas on ykkönen kunnassakin jokaisella vastuu digitalisaation edistämisestä 

”Kuntien toiminta ja palvelut lähtevät asiakkaan tarpeista. Digitalisaatiolla kunnat pyrkivät kehittämään sähköistä asiointia, joka helpottaa kuntalaisten toimintaa kunnan kanssa. Pelkkä sähköisen asioinnin lisääminen ei kuitenkaan riitä.

Todellisia hyötyjä kunnat saavuttavat vasta sitten, kun ne digitalisoivat koko palveluprosessinsa ja uudistavat toimintatapojaan. Myös henkilöstön osaamista on kehittävä. Digitalisaatio ei ole lisäominaisuus, joka voidaan lisätä palveluihin. Se vaatii yhteisiä tavoitteita kunnan eri toimijoiden välille.

Osassa kuntia toimialat ja palveluprosessinomistajat ovat itse vastuussa kehittämisestään, ja tietohallinnon roolina on tukea tuomalla näkemystä ja teknologista ymmärrystä. Se edellyttää avointa viestintää sekä molemminpuolista ymmärrystä rooleista ja vastuista.”

  1. Yhteistyö vaatii IT:n ja substanssin ymmärrystä

”Sofigaten selvityksen mukaan yhteistyö tietohallinnon ja kunnan substanssitoimialojen välillä on ensiarvoisen tärkeää, jotta digitalisaation tavoitteet toteutuvat. Jos tietohallinto tuntee teknologian mahdollisuudet ja rajoitteet ja toimialayksiköt pystyvät viestimään tavoitteitaan ymmärrettävästi, yhteistyö on hedelmällistä ja tuottaa oikeanlaisia tuloksia. Käytäntö kunnissa ei kuitenkaan aina ole tällaista.

Kuten eräs vastaaja totesi, joskus kuntien toimialakohtaiset yksiköt suunnittelevat kehityskohteita yksin ilman tietohallintoa, ja usein tietohallinto kutsutaan mukaan vasta hankintapäätöstä varten. Tällaisissa kehityshankkeissa tavoitteet harvoin toteutuvat. Tällöin voi olla hyvä hyödyntää ulkopuolista fasilitoijaa, joka tukee toimialojen ja IT:n yhteistyötä, jotta kunnan olemassa olevien prosessien tuottavuus ja palvelutaso paranee.

Toimialayksiköiden ja IT:n on kuljettava käsi kädessä samaa tavoitetta kohti. Näin saadaan valittua parhaat teknologiset ratkaisut ja samalla myös eri toimialojen prosessit kehittyvät uusien teknologioiden vaatimalle tasolle.

Selvityksessämme kävi ilmi, että monessa kunnassa liiketoiminnan digiosaamisessa oli vielä paljon kehitettävää. Tietohallinto nähtiin irrallisena toimijana, jonka oletetaan tuovan näkemystä ja konkretiaa digitalisaation kehittämiseen.

Jotta liiketoiminnan ja tietohallinnon yhteistyö parantuu, tietohallinnon johdon on kehitettävä toimintamalleja, jotka auttavat puhumaan samaa kieltä ja siirtämään hiljaista tietoa osapuolelta toiselle. Muuten kalliit teknologiset ratkaisut saattavat mennä pahasti pieleen.”

  1. Kuntien ja yritysten haasteet samanlaisia 

”Substanssitoimialojen ja tukipalveluiden, kuten IT:n, tavoitteiden yhdistäminen on samanlainen haaste niin kunnissa kuin yrityksissäkin. Tarvitaan yhteiskehittämisen keinoja, jotta palvelut paranevat nimenomaan asiakkaan näkökulmasta.

Digitalisaatio tarjoaa mahdollisuuksia niin kustannusten alentamiseen kuin palveluiden parantamiseenkin – usein jopa samaan aikaan. Jos IT näkee lisäpalvelut kustannuksena ja substanssitoimialat IT:n pelkkänä tukipalveluna, joka toteuttaa mitä käsketään, epäonnistuminen on todennäköistä niin yksityisellä kuin julkisellakin sektorilla.

Siksi on tärkeää ymmärtää, että yhteispeli organisaation eri osien välillä ei kasva itsestään, vaan sitä pitää aktiivisesti tukea ja auttaa. Tämä edellyttää riittävää osaamista tietohallinnossa esimerkiksi fasilitoinnissa ja digiprojektien johtamisessa.”

Sofigaten teettämä suurimpien kaupunkien digitalisaatiokysely toteutettiin maalis-huhtikuun 2019 aikana. Sen tavoitteena oli selvittää julkishallinnon digitalisaation etenemisen nykytilanne Suomen suurimmissa kaupungeissa. Kyselyyn vastasi 20 Suomen suurinta kaupunkia ja niiden ICT- ja muuhun johtoon kuuluvia henkilöitä. Sama kysely on toteutettu myös vuosina 2016 ja 2018. 

 

Kirjoittaja

Linh Tamminen on digitalisaation ja fasilitoinnin asiantuntija Sofigatella. Hän on toiminut kuntien digitalisointihankkeissa prosessien kehittäjänä, liiketoimintamuotoilijana ja kehityshankkeiden fasilitaattorina.

Read these next