Mediayhtiö Alma Media Oyj halusi uudistaa talouden toiminnanohjauksen ja raportoinnin sekä saada kaikki tarvittavat palvelut yhden luukun periaatteella. Kumppaniksi valikoitui Sofigate, joka uusi konsernin SAP-järjestelmän pilvipohjaiseen SAP S4/HANA-järjestelmään ja on nyt tukena siihen liittyvissä ratkaisuissa. Uusien ratkaisujen myötä Alma Media voi lähteä kehittämään talousraportointia ja liiketoiminnan raportointiaan eteenpäin.

Talouden toiminnanohjaus ja raportointi nykyaikaan

Alma Median visiona on olla kiinnostavin tiedon, hyödyn ja elämysten tuottaja sekä median tulevaisuuden suunnannäyttäjä. Mediakonserni työllistää tällä hetkellä yli 2000 henkilöä, ja viime vuonna sen liikevaihto oli miltei 370 miljoonaa euroa. Jotta Alma Media voi kasvaa ja tarjota monipuolisia palveluita asiakkailleen, täytyy liiketoiminnan ja taloushallinnon taustajärjestelmien olla toimivia sekä tehokkaita.

Alma Median vanha toiminnanohjausjärjestelmä vastasi heikosti nykypäivän liiketoiminnan tarpeisiin, minkä vuoksi konserni kaipasi uudistuksia. Käytössä ollut SAP-järjestelmä olisi joka tapauksessa tullut tiensä päähän viimeistään vuoteen 2025 mennessä, joten Alma Media halusi olla ensimmäisten joukossa uudistamassa järjestelmänsä. Lisäksi Alma Media halusi parantaa talouden toiminnanohjausta ja raportoinnin sujuvuutta siten, että kaikki palvelut olisi mahdollista saada yhden palveluntarjoajan, eli Sofigaten, kautta.

SAP-järjestelmät ja tukitoiminnot yhdeltä luukulta

Sofigate päivitti Alma Median talouden toiminnanohjausjärjestelmän uusimpaan, pilvipohjaiseen SAP S/4HANA-järjestelmään. Lisäksi Sofigate toimi Alma Median kumppanina myös SAP Business Warehousen raportoinnin ja SAP PI-integraatioalustan ratkaisuissa sekä järjestelmän jatkuvissa palveluissa. Projekti käynnistyi keväällä 2018.

”Halusimme keskitetyn ratkaisun, jossa sekä alusta että kapasiteettipalvelut ovat yhden toimittajan vastuulla. Näin saimme päivitettyä SAP-moottorin viimeisimmän teknologian päälle”, sanoo Alma Median talousraportoinnista vastaava johtaja Taru Lehtinen.

Suomessa vasta muutama yhtiö käyttää uusinta SAP S/4HANA-järjestelmää. Sofigaten myynnistä vastaava Tom Sandellin mukaan vastaavanlaisia järjestelmän uudistuksia käynnistyy Suomessa yli 100 kappaletta vuoteen 2025 mennessä.

”Alma Media toimi hienosti edelläkävijänä, kun se päätti nyt uudistaa SAP-järjestelmänsä. Alma Media pääsee siirtymään uuden järjestelmän myötä talouden ja liiketoiminnan ohjauksessaan seuraavalle tasolle. Se saa uuden ratkaisun avulla nopeasti oikea-aikaista ja yhdisteltävissä olevaa tietoa ja raportointia, jolloin myös liiketoimintapäättäjät saavat reaaliaikaisempaa tietoa päätöksenteon tueksi”, Sandell kertoo.

Alma Media päätyi valitsemaan Sofigaten kumppanikseen, koska Alma Medialle yhteistyön sujuvuus, yhtiön tarpeiden ymmärrys ja toimiva projektitiimi olivat tärkeitä valintakriteereitä.

”Meille oli tärkeää valita sopivan kokoinen toimija, jonka palvelukokonaisuus erottui edukseen. Koimme, että meitä kuunnellaan ja tarpeisiimme mukaudutaan riittävän ketterästi ilman turhaa byrokratiaa”, Lehtinen sanoo.

Pilvipohjaisen järjestelmän avulla raportoinnissa uudelle tasolle

Toiminnanohjausjärjestelmä sekä Business Warehousen käyttöönotto saatiin valmiiksi lokakuussa 2018. Sofigate jatkaa Alma Median jatkuvien palveluiden ja tukitoimintojen kumppanina. Myös SAP-alustojen konesalitoiminnnot siirrettiin pilveen ja Sofigaten vastuulle hankkeen aikana.

“Sofigaten kumppaniverkostosta löytyi konesalitoimittaja Symmetry, jonka erityisenä osaamisalueena on SAP hosting. Alma Medialle on tärkeää, että ammattilaiset hoitavat SAP hostauksen ja ovat asiantuntijoina mukana alustakehityksessä. Ensimmäiset kuukaudet ovat osoittaneet Symmetryn hoitavan asiansa ammattitaitoisesti”, Alma Median tietohallintojohtaja Juha Punnonen sanoo.

Viimeisimmän SAP-version käyttöönottamisen ja pilveen siirtymisen myötä Alma Media on saanut toimintojensa taustalle tehokkaamman ja nopeamman tietokannan sekä yksinkertaisemman tietomallin. Niiden avulla yhtiö voi lähteä kehittämään talousraportointia ja liiketoiminnan raportointia eteenpäin.

Yksi projektin onnistumisen avaintekijöistä oli aikataulussa ja budjetissa pysyminen.

”Ammattitaitoinen projektisuunnittelu, hyvä tiimien välinen yhteistyö sekä huolellinen testaus varmistivat, että hanke onnistui sekä laadullisesti että taloudellisesti. Uusimman SAP -järjestelmän käyttöönotto varmistaa, että pystymme edelleen kehittämään talousohjaustamme vastaamaan uudistuvia tarpeita. Pystymme myös ylläpitämään ja kehittämään henkilöstömme osaamista ja tietotaitoa uusimpien versioiden avulla”, sanoo Alma Median talous- ja rahoitusjohtaja Juha Nuutinen.

”Nyt Alma Media voi kehittää ja viedä uusia innovaatioita ja sovelluksia suoraan moderniin S/4HANA -alustaan. Myös tekoälyä ja robotiikkaa on entistä helpompi hyödyntää taloushallinnossa. Myös meille tämä on ollut antoisa prosessi, ja Alma Median kanssa on ollut ilo työskennellä”, Sofigaten Sandell kertoo.

Read these next

Cookies Settings