Pontta liiketoiminnan ja prosessien kehittämiseen – IT:n johtaminen palveluna sopii VTS-kodeille
Haaste
Tietohallintopäällikön vaihtaessa uusiin haasteisiin alettiin VTS-kodeilla pohtia, miten säätiö ratkaisisi IT-palvelujen johtamisen. Ratkaisun piti varmistaa sekä VTS-kotien IT-palveluiden että käynnissä olleiden IT-hankkeiden jatkuvuus murrostilanteesta ja resurssipulasta huolimatta.
Ratkaisu
VTS-kodit kilpailutti IT-kokonaispalvelun julkisesti, mitä kautta Sofigate valikoitui säätiön uudeksi kumppaniksi. Tarkoitus oli jatkaa yhteistyötä, kunnes uusi tietohallintopäällikkö rekrytoitaisiin. Sofigaten asiantuntija analysoi VTS-kotien IT:n nykytilan ja lähti edistämään hankkeita, kuten perustietotekniikan kilpailutusta ja pilvisiirtymää. VTS-kodit oli palveluun kuitenkin niin tyytyväinen, että se päätyi rekrytoinnin sijaan kilpailuttamaan IT-palvelunsa pidemmällä aikajänteellä. Sofigate valikoitui kumppaniksi myös tässä hankinnassa.
Tulokset
Yhteistyön aikana VTS-kotien IT on uudistunut niin toimintamallien kuin johtamisen osalta. Kehitystyöstä on saatu uusia eväitä laajalti myös säätiön liiketoimintaan ja muihin prosesseihin, kun IT nostettiin lähelle päätöksentekoa. Sofigatella VTS-koteja palvelee nyt nimetty IT-manageri, joka kuuluu myös säätiön laajennettuun johtoryhmään. Muun tiimin koko joustaa tilanteen mukaan, joten palvelu ei jää resursseista kiinni. Sofigate vastaa asiantuntijoiden osaamisen kehittämisestä ja tarjoaa viimeisimmän tiedon alalta – tämä auttaa säilyttämään palvelutason korkeana.
Väliaikainen palvelu kasvoi jatkuvaksi yhteistyöksi
Tampereen suurimman vuokranantajan VTS-kotien ja Sofigaten yhteistyö sai alkunsa jo vuonna 2018. Tuolloin VTS-kotien tietohallintopäällikkö lähti kohti uusia haasteita ja yrityksen piti ratkaista, miten sen IT-palveluita johdettaisiin ennen uuden tietohallintopäällikön rekrytointia.
”Meillä oli tuolloin käynnissä merkittäviä IT-hankkeita, joiden halusimme etenevän myös siirtymävaiheessa. Lisäksi meille oli tietenkin tärkeää taata IT-palvelujemme jatkuvuus kokonaisuudessaan”, VTS-kotien toimitusjohtaja Satu Eskelinen kertoo.
Julkisen kilpailutuksen kautta väliaikaiseksi palveluksi valikoitui Sofigaten tuottama IT-kokonaispalvelu. VTS-kotien tietohallintoa valjastettiin johtamaan Sofigaten asiantuntija Atte Maijala.
Pian kävi kuitenkin ilmi, että yhteistyö ei jäisi pelkkään siirtymävaiheeseen. VTS-Kodeilla palveluun oltiin niin tyytyväisiä, ettei siitä haluttu enää luopua. Eskelisen mukaan ratkaisua kiitettiin säätiön koko organisaatiossa toimivana ja yhteistyö koettiin kokonaisuudessaan erittäin sujuvaksi. Uuden tietohallintopäällikön rekrytoinnin sijaan VTS-kodit päätyikin kilpailuttamaan IT-palvelunsa myös pidempiaikaisesti. Hankintaprosessin lopputuloksena Sofigate jatkoi VTS-kotien kumppanina.
”Atte solahti yrityskulttuuriimme välittömästi. IT-palvelujen ostaminen kumppaniyritykseltä mahdollisti palvelujen skaalautumisen tarpeen mukaan. Sofigate on tarjonnut meille joustavuutta, huolettomuutta ja asiantuntemusta muutokseen. Yhteistyön ansiosta meillä on ollut aina käytössämme tarvittavaa osaamista sekä paikan päällä että Sofigaten asiantuntijaverkoston kautta”, Eskelinen toteaa.
Ensimmäiseksi laitettiin kuntoon perusta
VTS-kodit hallinnoi noin 9 500 asuntoa yli 180 kiinteistössä eri puolilla Tamperetta. Pitkän linjan vuokra-asuntotoimijana se haluaa tarjota kaikille tamperelaisille laadukasta ja vastuullista asumista kohtuuhintaan.
Säätiönä sen kilpailuvaltit ovat siis jossain aivan muualla kuin perustietotekniikassa. Tästä huolimatta myös sen tulee olla kunnossa. Toimimaton perustietotekniikka on liiketoiminnalle toimialasta riippumatta merkittävä riskitekijä.
Sofigaten ensimmäinen tehtävä VTS-kodeilla olikin varmistaa perustietotekniikan laatu. Atte Maijala analysoi VTS-kotien IT-palveluiden nykytilan. Lisäksi VTS-kodeilla oli käynnissä hanke, jossa kilpailutettiin perustietotekniikan palveluntuottajat. Sofigate auttoi VTS-koteja rakentamaan IT:lle uuden kumppaniverkoston.
”Emme tuota enää IT-palveluitamme itse, vaan yhdistelemme IT-johtamisen palveluja, kumppanien tarjoamia palveluja ja oman henkilöstömme osaamista varmistaaksemme liiketoimintamme tarvitsemat tulokset. Kokonaispalvelun lisäksi painotamme erilaisten ekosysteemien käyttöä. Tämä mahdollistaa meille sekä keskittymisen ydinliiketoimintaamme että tietohallinnon, jota johdetaan viimeisimmällä tiedolla ja ajantasaisella osaamisella”, Eskelinen kertoo.
Seuraavaksi suoritettiin pilvisiirtymä
Koronan ajettua myös VTS-kotien henkilöstön etätöihin oli säätiössä aloitettu monen muun toimijan tapaan siirtymä pilvipohjaiseen IT-infrastruktuuriin. Poikkeusajan myötä pilvityökalujen käyttöönotto ja omaksuminen tapahtui tavallista nopeammin.
Tällä hetkellä VTS-kodeilla työskennellään pääsääntöisesti toimistolla, mutta pilvirakenteesta ei ole luovuttu. Siitä on ollut hyötyä niin VTS-kotien asiakaspalvelulle kuin tietoturvalle.
”Ihmisten auttaminen, palvelujen yksinkertaistaminen ja hyvät tukipalvelut korostuivat poikkeusaikana. Pilvisiirtymä on osaltaan varmistanut sen, että asiakaspalvelumme taso on säilynyt korkealla tasolla. Tietoturvallisuuden kehittämistä olemme jatkaneet luonnollisesti myös koronan jälkeen ja näinä aikoina esimerkiksi vallitsevan geopoliittisen tilanteen myötä sen merkitys onkin korostunut entisestään”, Eskelinen kertoo.
Kokonaispalvelut kattaa myös kehittämishankkeet
Sofigaten IT-kokonaispalvelut on nimensä mukaisesti kokonaisvaltainen palvelu, joka auttaa asiakasta kaikessa IT:hen liittyvässä. VTS-kodeilla Sofigate on ollut vuosien aikana mukana toteuttamassa myös useita kehittämishankkeita, jotka ovat uudistaneet ja automatisoineet säätiön liiketoimintaprosesseja ja digitaalisia palveluja.
Kehittämistyössä keskeistä on ollut esimerkiksi entistä paremman asiakaskokemuksen saavuttaminen – onhan VTS-kodeilla lähes 17 000 asiakasta. Lisäksi yhteistyön tuloksena on syntynyt projektimalli, joka on otettu käyttöön myös säätiön muissa toiminnoissa.
”Lopulta Sofigate ei siis ole ollut meille pelkkä IT-kumppani, vaan olemme saaneet yhteistyöstä eväitä myös liiketoiminnan kehittämiseen ja prosessien uudistamiseen. Koen, että IT:n tuominen lähelle päätöksentekoa on erittäin tärkeää. Tämän takia Atte on osa laajennettua johtoryhmäämme”, Satu Eskelinen sanoo.
Atte Maijala työskentelee VTS-kotien toimistolla kuin kuka tahansa henkilöstön jäsen. Tämä takaa sujuvan yhteistyön, sillä Sofigaten apu on aina lähellä.
”Sofigaten asiakkaana on helppo olla. Voimme luottaa siihen, että asiat hoidetaan mutkattomasti ja suurella asiantuntemuksella. Saamme selvästi lisäarvoa Sofigaten osaamisesta ja sisäisestä verkostosta.”
Satu Eskelinen
Toimitusjohtaja, VTS-Kodit
Haluatko tietää lisää?
Autamme mielellämme yritystäsi niin teknologiaan kuin johtamiseen liittyvissä palvelukokonaisuuksissa – ota yhteyttä!