Aikataulussa ja budjetissa maaliin – miten ERP-projektia pitää johtaa?
Usein kuulee sanottavan, että ERP-projektin vieminen maaliin aikataulussa ja budjetissa on haastavaa. Mahdotonta se ei kuitenkaan ole, mutta laaja toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto vaatii aina tiukkaa projektinhallintaa sekä palveluntarjoajan että asiakkaan puolelta.
Lokakuussa saimme Sofigatella onnistuneesti päätökseen pikavauhdilla tehdyn, 7 kuukautta kestäneen SAP Business ByDesign -projektin. Ensimmäisen vaiheen käyttöönotto saatiin tehtyä jo 3,5 kuukauden kuluttua aloittamisesta, ja se kattoi 80 prosenttia projektin kokonaislaajuudesta. Järjestelmä toimitettiin rakennusalalle rakennusautomaatio- ja turvajärjestelmiä tarjoavalle vantaalaiselle Fidelix Oy:lle. Projekti eteni mallikkaasti, sillä sen tavoitteet olivat kaikille selvät.
Sujuvassa ERP-projekteissa kannattaa huomioida etenkin nämä asiat:
1. Valitse organisaatiolle oikeankokoinen ja sopiva järjestelmä
Ennen ERP-projektiin ryhtymistä kannattaa varmistua siitä, että järjestelmä sopii oman organisaation tarpeisiin. SAP Business ByDesign on pilvipohjainen ERP-ärjestelmä, joka sopii pienille ja keskisuurille yrityksille, ja se kattaa kaikki avainliiketoiminta-alueet. Fidelixin tapauksessa esittelimme heille tarkasti, miten järjestelmä toimii, mitkä ovat sen parhaat käytännöt ja miten hyvin kyseinen ERP istuu yrityksen liiketoimintaan.
SAP Business ByDesign sopi Fidelixille hyvin senkin takia, että järjestelmä on esikonfiguroitu. Näin järjestelmälle ei tarvitse rakentaa erikseen alustaa, vaan yritys voi valita sille oleelliset liiketoimintaprosessit, joita voimme tarvittaessa viilata asiakkaan toiveiden mukaan.
2. Aikatauluta oikein
Tärkeintä on aikatauluttaa ERP-järjestelmän käyttöönotto realistisesti. Jaoimme Fidelixin SAP-käyttöönoton kahteen vaiheeseen. Ensimmäisessä vaiheessa keskityttiin yrityksen ydinprosesseihin: osto, myynti, projektiliiketoiminta, tuotanto, logistiikka, talous ja analytiikka. Suurin avaintekijä projektin onnistumiseen oli asiakkaan päätös pysyä järjestelmän standarditoiminnallisuuksissa ja rajata järjestelmän kehitys vain pakollisiin alueisiin. Siksi ensimmäinen vaihe valmistui erityisen nopeasti, kun turhat rönsyilyt ja viivästykset pystyttiin minimoimaan.
Toisessa vaiheessa otettiin käyttöön loput 20 prosenttia SAP:n toiminnallisuuksista. Järjestelmä oli jo pystyssä, joten toiminnallisuudet voitiin toimittaa hieman hitaammin pienempinä kokonaisuuksina.
3. Varaa heti riittävät resurssit
Teimme Fidelixille laajan SAP Business ByDesign -käyttöönoton, joka koski koko toiminnanohjausjärjestelmää taloushallinnosta myyntiin ja tuotannosta HR:ään. Lisäksi järjestelmän käyttöönotto vaati liittymiä muihin Fidelixin käytössä oleviin järjestelmiin.
Jotta projekti saatiin onnistumaan, tarvittiin riittävä määrä sitoutuneita henkilöitä. Fidelixiltä mukana oli kaksi kokopäiväistä työtekijää ja useita henkilöitä oman työnsä ohella. Sofigaten puolelta projektiin sitoutui täysipäiväisesti kolme ja osa-aikaisesti neljä työntekijää. Fidelix palkkasi kaksi kokonaan uutta henkilöä järjestelmän pääkäyttäjiksi. Heillä ei ollut aiempaa kokemusta vanhasta järjestelmästä, mikä säästi aikaa, koska vanhan järjestelmän opit eivät olleet painolastina.
Pysyimme budjetissa realistisen työmääräarvion avulla. Työmäärä pysyi järkevänä, koska hyödynsimme järjestelmätoimittajan valmiita konsepteja ja seurasimme teknistä implementointimetodologiaa tarkasti.
4. Johda järkevästi – projektinhallinta voi olla myös kevyttä
ERP-järjestelmän käyttöönotossa tarvitaan tiukkaa projektinhallintaa. Se voi silti olla rakenteeltaan kevyttä, kun projektitiimi on itseohjautuva, hyödynnetään valmiita prosesseja ja standarditoiminnallisuuksia. Tällöin työtunteja ei kulu liikaa hallinnolliseen työhön, vaan enemmän käyttöönotossa vaadittavaan konsultoivaan otteeseen.
Projektitiimin kaikki jäsenet olivat erityisen ammattitaitoisia ja työskentelivät itseohjautuvasti toisiaan sparraten. Olennaista on, että sekä me että asiakas sitouduimme projektiin sataprosenttisesti ja kaikki noudattivat projektille asetettuja tavoitteita, aikataulua ja budjettia tarkasti. Välillä se toki vaati joustavuutta molemmin puolin, mutta toisaalta etuna oli, että asiakas sai pikavauhdilla uuden järjestelmän tarjoamat hyödyt käyttöön.
Uuden järjestelmän myötä Fidelix on saavuttanut useita liiketoimintahyötyjä: toiminnan läpinäkyvyys on parantunut, entistä laadukkaampi data on ajan tasalla, päätöksenteko nopeutunut ja lisäksi vanhasta talousjärjestelmästä pystyttiin luopumaan heti ensimmäisen vaiheen jälkeen.
Kirjoittaja
Sari Mikkonen työskentelee Sofigatella Business Executive -tittelillä modernien liiketoimintaratkaisuiden parissa. Hänellä on vuosien kokemus liiketoiminnan johtamisesta, prosesseista ja toiminnanohjausratkaisuista, ja auttaa erityisesti keskisuuria organisaatioita kasvamaan kannattavasti moderneja pilvipohjaisia liiketoimintaratkaisuja hyödyntäen.
Essi Ahokas on koukussa uuden oppimiseen, ja siitä hyötyy koko tiimi
Panostatko hankinnoissa säästöihin vai työntekijäkokemukseen – vai molempiin?
