Älä päästä tätä henkilöä tekemään päätöksiä – viisi muistisääntöä, joilla organisaatio pääsee eteenpäin
Päätökset ovat yrityksille elintärkeitä, sillä ilman niitä ei edistystä tapahdu tai tekeminen muistuttaa jyvien perässä juoksentelevaa kanalaumaa. Sofigaten Tiina Rikka kertoo, miten organisaatiot voisivat parantaa päätöksentekoaan ja varmistaa, etteivät varjopäättäjät tekisi omia saappaitaan suurempia päätöksiä.
Onko päätöksen tekeminen vaikeaa? Ei varsinaisesti, mutta sitä on päätettävän asian ja erilaisten ratkaisuvaihtoehtojen hahmottaminen. Päätöksen tekeminen saattaa olla myös pelottavaa, koska ennalta emme voi aina tietää kaikkia vaikutuksia tai vaikutukset voivat olla epämiellyttäviä.
On hyvä muistaa, että joku organisaatiossa kuitenkin aina päättää jotain. Jos niin kutsutussa virallisessa päätöksenteossa on ongelmia, päätöksiä saattavat tehdä henkilöt, joilla ei ole kokonaiskuvaa tai jotka eivät toimi organisaation edun mukaisesti.
Suurimmaksi osaksi nämä varjopäättäjät ovat hyvällä asialla ja pyrkivät edistämään tärkeitä asioita.
Sen sijaan, että he tekisivät omia saappaitaan suurempia päätöksiä, heidän tulisi opetella esittelyn jalo taito.
Hyvä esittely – hyvät päätökset
Esittely terminä saattaa kuulostaa muinaisjäänteeltä tai harmaalta virkamiestouhulta, mutta se on kaikkea muuta kuin turhaa. Hyvä esittely kuvaa ongelman lisäksi erilaiset ratkaisuvaihtoehdot ja niiden vaikutukset. Esittelyssä otetaan huomioon taustalla vaikuttavia asioita ja tehdään päätösehdotuksia.
Näin päättävässä asemassa olevat ihmiset voivat luottavaisin mielin keskittyä päättämiseen – taustojen selvittämisen ja erilaisten vaihtoehtojen pohtimisen sijasta.
Näin rakennat hyvän esittelyn päättäjälle
- Mieti, kuka tekee päätöksiä, mistä lähtökohdista ja millä tasolla. Suunnittele esittely häntä ajatellen.
- Kuvaa ongelma mahdollisimman konkreettisesti, mutta silti niin ylätasoisesti, että sen voi lukea muutamassa minuutissa. Rajaa ongelma selkeästi sellaiseksi asiaksi, josta on mahdollisuus päättää yhdellä kerralla. Kiinnitä ongelma kuitenkin kokonaisuuteen. Tarvittaessa voit esitellä ongelman muita osa-alueita toisella kertaa.
- Esitä 3–4 ratkaisuvaihtoehtoa, joista jokaisessa on kuvattu ratkaisun uhat ja mahdollisuudet. Halutessasi voit esitellä myös vahvuudet ja heikkoudet SWOT-analyysin hengessä. Keksi vaihtoehdoille otsikot, jolloin niiden välinen vertailu on helpompaa keskustelussa. Pidä taas muu teksti mahdollisimman konkreettisena, mutta ylätasoisena.
- Pyri järjestämään riittävästi aikaa esittelylle ja varmista, että kuulijat voivat tehdä ongelmaasi liittyviä päätöksiä. Lähetä materiaali heille etukäteen tutustuttavaksi. Pyydä päätös kuitenkin keskustelutilaisuudessa, jossa sinulla on mahdollisuus oikaista mahdollisia väärinymmärryksiä tai tarkentaa epäselviä kohtia.
- Vaadi päätös tai jos päätöstä ei voida tehdä, anna selkeät ohjeet siihen, miten päätös saadaan aikaiseksi. Varaa siinä tapauksessa myös aika uudelle esittelylle.
Entä jos päätettävää on paljon?
Aina päätöksenteko ei onnistu hyvästä esittelystä huolimatta. Erityisesti isoissa muutostilanteissa päätettäviä asioita on paljon ja niiden välillä on monia riippuvuuksia. Päätöksentekokyky voidaan varmistaa riittävän ajoissa mukaan otetun muutosjohtamisen ammattilaisen avulla.
Kuten kollegani Marika Uimonen ja Päivi Hietanen kirjoittavat artikkelissaan, muutos on matka, jolle koko organisaatio on saatava mukaan. Se vaatii suunnittelua ja ammattitaitoa. Tyypillisesti juuri muutosjohtaminen erottaa onnistuneet hankkeet epäonnistuneista.
Tunnista siis tilanteet, joissa on hyvä käyttää muutosjohtamisen ammattilaista auttamaan muutoksen jäsentelyssä ja läpiviennissä.
Lue myös: Yksi seikka erottaa onnistuneen muutoshankkeen – ”75 prosenttia hankkeista epäonnistuu”
Kirjoittaja
Senior Advisor Tiina Rikka on Sofigaten muutosjohtaja, jonka ydinosaamista on ihmislähtöinen johtaminen ja kehittäminen ICT-palveluliiketoiminnassa ja valtionhallinnon digitalisaation parissa. Tiina uskoo, ettei muutosta tapahdu vain uusien järjestelmien, prosessien tai rakenteiden kautta. Vasta kun ihmiset ovat tehneet omat henkilökohtaiset siirtymänsä, organisaatio voi todella hyötyä muutoksesta.
Julkisten palvelujen digitalisoinnin tulee palvella ihmisten arkea
Johtaja, tiedätkö missä kunnossa datasi on?
