Uusi järjestelmä ei vielä tee autuaaksi – moni yritys unohtaa ihmisen ja hukkaa uuden teknologian hyödyt
Jos järjestelmää ei käytetä oikein, sen hyöty on pyöreä nolla. Jos sitä käytetään väärin, syntyy kuluja. Miksi siis monissa järjestelmähankkeissa koulutukseen ja käyttöönottoon ei panosteta, vaikka itse järjestelmän hinta hipoo pilviä? Sofigate-akatemian kokenut järjestelmäasiantuntija ja kouluttaja Klaus Canth vastaa.
Koulutuksen merkitys onnistuneelle järjestelmähankkeelle nousee esille yhä enemmän. Tähän lienee syynä se, että muutoksenhallinnan merkitys on ymmärretty yhä useammassa organisaatiossa.
Siitä huolimatta, varsinkin teknisesti vaativissa järjestelmähankkeissa, ihmisen rooli muutoksessa jää yhä helposti huomioimatta. Silloin vaikkapa uuden ERP-järjestelmän hankkineen yrityksen arjessa voi alkaa näkyä vaaran merkkejä: sähköpostilaatikoihin ilmestyy vaivihkaa läheteltyjä Excel-taulukoita ja jääräpäisesti ”tehdään kuin ennenkin”. Uuden järjestelmän hyödyt siirtyvät hamaan tulevaisuuteen.
Jos uuden järjestelmän käyttö jää kiinni huonosta koulutuksesta, tarvitaan vaativa uudelleenkoulutus ja uusi muutoksenhallintaprojekti. Se jos mikä on kallista. Henkilökunta on poissa tuottavasta työstä jo toista kertaa saman aiheen vuoksi, ja turhautuu – syystäkin. Mistä tilanne johtuu ja kuinka sen voi välttää?
Kun sanon ”koulutus”, mitä ajattelet?
Yllättävän usein haasteet järjestelmähankkeiden kouluttamisessa alkavat jo siitä, miten sana ”koulutus” ymmärretään. Yhdelle koulutuksen tasoa mitataan kalvojen lukumäärällä, toiselle tärkeää on syvällisesti asiaan perehtynyt kouluttaja ja kolmas on sitä mieltä, että oppimisen voi hoitaa työn ohessa.
Integraattorille järjestelmäprojekti on turhan usein tekninen suoritus. Siinä koulutus on pakollinen paha, joka hoidetaan mahdollisimman vähällä vaivalla. Toisaalta ostajakaan ei usein osaa vaatia kuvausta siitä, mitä ”koulutus” on. Ovatko esimerkiksi käytännön harjoitukset olennainen osa sitä? Mitä kuuluu koulutuksen dokumentointiin? Missä formaatissa materiaali toimitetaan, tai miten se validoidaan ja hyväksytetään ostajaorganisaatiolla?
Koulutus jää siis helposti sivurooliin, jos projektijohdolla ei ole viimeisintä tietoa siitä, mitä se voi parhaimmillaan olla. Silloin he eivät tiedä, mitä esimerkiksi toimittajilta ja integraattoreilta voi vaatia. Tämä taas johtaa helposti itseään ruokkivaan kehään, kun organisaatio tyytyy siihen koulutukseen, mitä on saatavilla – oli se laadukasta tai ei.
Orkestroi, haasta ja johda tuloksiin
Olen orkestroinut koulutuksen kolmessa eri ERP-hankkeessa uudella tavalla. Se tuo hyvät oppimistulokset, asettaa oppijan keskiöön ja samalla onnistuu ratkaisemaan integraattorin huolen koulutuksen onnistumisesta. Tässä roolissa olen joutunut haastamaan totutun, helpon tavan hoitaa koulutus vähällä vaivalla ja huonoilla tuloksilla.
Muutos on konkreettinen. Se tapahtuu tuomalla koulutusprosessiin heti alusta mukaan ammattimainen fasilitaattori, joka johtaa koulutuskehitystä ja luo varsinaisiin koulutustapahtumiin ryhtiä, rakennetta, energiaa ja interaktiota. Pääpaino kaikessa tekemisessä on käytännön harjoituksissa – olen pyrkinyt siihen, että ensimmäinen harjoitus alkaa 15 minuutin kuluttua koulutuksen alusta. Se mitä opitaan ja harjoitellaan, testataan ja mittaillaan eri tavoin. Näin saavutetaan varmuus siitä, että käyttöönoton jälkeen työ jatkuu onnistuneesti.
Kaikissa ERP-hankkeissa, joissa tätä lähestymistapaa on käytetty, on käyttöönotto sujunut mallikkaasti ja toiminta jatkunut ilman osaamiseen liittyviä murheita.
Huomioi ihminen ja innosta oppimaan
Koulutuskehityksen täytyy lähteä oppilaan näkökulmasta ja siitä, miten he oppivat parhaiten. Koulutuksen on oltava elävä dialogi, jota johtaa fasilitaattori. Kysymistä kannustetaan – ja suorastaan palkitaan. Fasilitoinnin keinoin saadaan aikaan innostunut ja myönteinen ilmapiiri.
Jos joku väittää, etteivät suomalaiset kysele kursseilla, voin kertoa, että 45 kurssilla keräsimme 80 fläppitaulun verran kysymyksiä. Eikä vain kysymyksiä, vaan myös kehitysideoita jatkoa varten. Koulutushan on usein ensimmäinen kerta, kun loppukäyttäjät pääsevät kokeilemaan ratkaisua. He antavat mielellään palautetta, joka kannattaa huomioida. Heitähän varten kaikki on rakennettu.
Entä jos jätät ihmiset huomioimatta?
Jos jätät ihmiset huomioimatta koulutuksessa, he saattavat turhautua ja kyynistyä. Silloin koko järjestelmähanke, sen tavoitteet ja päättäjien osaaminen helposti kyseenalaistetaan. Pahimmillaan osa yrityksen avainhenkilöistä saattaa ryhtyä etsimään töitä muualta – ja rekrytoinnista taas syntyy omat kulunsa. Ihmisten huomioimatta jättämisen seuraukset ovat siis auttamatta huonoja.
Näin varmistat tärkeän järjestelmän juurtumisen arkeen:
- Suhtautukaa koulutukseen samalla intensiteetillä ja vaatimustasolla kuin järjestelmän teknisiin ominaisuuksiin.
- Ottakaa projektiin fasilitoinnin ammattilaisia johtamaan koulutuksen suunnittelua, kehitystä sekä fasilitoimaan koulutusta.
- Vaatikaa kaikilta koulutuksia järjestäviltä tahoilta perusasiat: selkeä, tavoitteellinen koulutusstrategia, tarkat koulutuskuvaukset sekä monipuolinen, sitouttava sisältö.
- Kerätkää palautetta systemaattisesti.
- Vaatikaa muutosta koulutukseen, jos taso ei ole sovittu.
Kirjoittajasta:
Klaus Canth on ollut erilaisissa koulutusrooleissa uransa aikana yli 15 vuotta; asiakaskouluttajana, koulutusasiantuntijana ja koulutuspäällikkönä. Hän on toiminut Training Leadina kolmessa globaalissa ERP-projekissa. Sofigatella Klaus työskentelee Sofigate Academy -tiimissä, jossa hän fasilitoi, valmentaa ja kouluttaa. Tällä hetkellä hän on mukana globaalissa SAP-projektissa kolmatta vuotta. Klaus on kouluttanut noin 1700 käyttäjää SAP:ssa ja siihen liittyvissä teknisissä teknologioissa.
Sofigate-akatemia pähkinänkuoressa
Sofigate-akatemia perustettiin vuonna 2010 nimellä IT Academy for Business. Myöhemmin nimenä toimi Business Technology Academy, ja nykyisin tutummin Sofigate-akatemia, sillä olemme osa Sofigate-konsernia.
Sofigate-akatemia toimii Pohjoismaissa valmentaen organisaatioita niin avoimien kuin räätälöityjenkin koulutusohjelmien avulla. Valmennuksia toteutetaan niin luokkahuoneopiskeluna, verkossa kuin itseopiskelunakin. Tarjoamme konkreettisia malleja, työkaluja ja käytäntöjä, jotka voidaan ottaa nopeasti käyttöön missä tahansa organisaatiossa.
Missiomme on kehittää organisaatioita ja ihmisiä vastaamaan nykyisiin ja tuleviin muutosvaatimuksiin.
Agentteja ja ihmisiä – millainen on HR:n rooli tekoälyn tuottavuusloikassa?
Osallistamisesta osallistumiseen: voiko pieni muutos varmistaa parempia tuloksia?
