Uusi järjestelmä ei vielä tee autuaaksi – moni yritys unohtaa ihmisen ja hukkaa uuden teknologian hyödyt
Jos järjestelmää ei käytetä oikein, sen hyöty on pyöreä nolla. Jos sitä käytetään väärin, syntyy kuluja. Miksi siis monissa järjestelmähankkeissa koulutukseen ja käyttöönottoon ei panosteta, vaikka itse järjestelmän hinta hipoo pilviä? Sofigaten kokenut järjestelmäasiantuntija ja kouluttaja Klaus Canth vastaa.
Koulutuksen onnistuneelle järjestelmähankkeelle nousee esille yhä enemmän. Syy saattaa piillä siinä, että myös muutoksenhallinnan merkitys on ymmärretty yhä useammassa organisaatiossa.
Siitä huolimatta yhä varsinkin teknisesti vaativissa järjestelmähankkeissa ihmisen rooli muutoksessa jää helposti huomioimatta. Silloin vaikkapa uuden ERP-järjestelmän hankkineen yrityksen arjessa voi alkaa näkyä vaaran merkkejä: sähköpostilaatikoihin ilmestyy vaivihkaa läheteltyjä Excel-taulukoita ja jääräpäisesti ”tehdään kuin ennenkin”.
Jos uusi järjestelmä jää käyttämättä, tarvitaan vaativa uudelleenkoulutus ja muutoksenhallintaprojekti. Se jos mikä on kallista. Henkilökunta on poissa tuottavasta työstä jo toista kertaa saman aiheen vuoksi. Mistä tilanne johtuu ja kuinka sen voi välttää?
Kun sanon ”koulutus”, mitä ajattelet?
Yllättävän usein haasteet järjestelmähankkeiden kouluttamisessa alkavat jo siitä, miten sana ”koulutus” ymmärretään. Yhdelle koulutuksen tasoa mitataan kalvojen lukumäärällä, toiselle tärkeää on syvällisesti asiaan perehtynyt kouluttaja ja kolmas on sitä mieltä, että oppimisen voi hoitaa työn ohessa.
Koulutus jää helposti sivurooliin, jos projektijohdolla ei ole viimeisintä tietoa siitä, mitä se voi parhaimmillaan olla. Silloin he eivät tiedä, mitä esimerkiksi toimittajilta ja integraattoreilta voi vaatia. Tämä taas johtaa helposti itseään ruokkivaan kehään, kun organisaatio tyytyy siihen koulutukseen, mitä on saatavilla – oli se laadukasta tai ei.
Bisnesteknologiastandardi helpottaa vastuunjakoa
Toisinaan koulutus jää lapsipuolen rooliin siksi, että se ei perinteisesti kuulu oikein kenenkään lautaselle; ei projektiryhmän eikä tilaajan. Tällaisessa tilanteessa koulutuksesta saattaa joutua vastaamaan joku sellainen, joka ei haluaisi vastata siitä – täytyyhän koulutusta järjestää, joka tapauksessa. Silloin tulokset jättävät helposti toivomisen varaa.
Bisnesteknologiastandardi tuo selkeyttä ja ryhtiä projektiin:
- Se auttaa projektipäällikköä ymmärtämään paremmin myös koulutukseen liittyvät vastuut ja tehtävät.
- Sitä noudattamalla keskeiset käyttäjät (key users) saadaan mukaan koulutukseen.
- Sen avulla osaamista pystytään tukemaan tehokkaasti myös käyttöönoton jälkeen.
- Standardin avulla myös projektin ohjausryhmät ymmärtävät, miksi ihmisnäkökulma on tärkeä.
Mikä on bisnesteknologiastandardi? Tutustu avoimeen johtamisen viitekehykseen.
Anna tilaa keskustelulle ja kerää palautetta koulutuksesta
Palautteen ja kysymysten kerääminen on hyvä tapa luoda keskustelua, yhteisöllisyyttä ja tarjota huomioiduksi tulemisen kokemuksia koulutuksen osallistujille. Jos joku väittää, etteivät suomalaiset kysele kursseilla, voin kertoa että 45 kurssilla keräsimme 80 fläppitaulun verran kysymyksiä.
Kun ihmiset kokevat tulleensa huomioiduksi, myös käyttöönoton jälkeinen aika helpottuu. Keräämällä palautetta ja antamalla tilaa keskustelulle voit auttaa heitä sitoutumaan muutokseen pitkällä aikavälillä. Palautteesta ja kysymyksistä on myös käytännön apua. Eräässä projektissa keräsimme kysymykset ja palautteet yhteen, ja toteutimme niistä eräänlaisen käyttöoppaan osallistujille.
Jos taas jätät ihmiset huomiomatta, he saattavat turhautua ja kyynistyä. Silloin koko järjestelmähanke, sen tavoitteet ja päättäjien osaaminen helposti kyseenalaistetaan. Pahimmillaan osa yrityksen avainhenkilöistä saattaa ryhtyä etsimään töitä muualta – ja rekrytoinnista taas syntyy omat kulunsa.
Laadukasta koulutusta on mahdollista järjestää myös verkossa
Käyttäjien yhteisöllisyys on äärimmäisen tärkeä asia järjestelmähankkeen onnistumisen kannalta. Olen huomannut eräänlaisen positiivisen hyrinän niissä organisaatioissa, joissa koulutus on ollut osallistavaa ja monipuolista.
Lopuksi tarina elävästä elämästä. Viimeisimmässä projektissani otimme käyttöön palauteasteikon 1–4. Asetimme tavoitteeksi osiossa ”Kurssin hyödyllisyys” keskiarvon 3,2. Jaoimme tämän tavoitteen myös johtoryhmän kanssa mittaamista varten. Tavoitteeseen päästiin helposti: noin 700 palautteen keskiarvo oli 3,4.
Sitten tuli Covid-19 ja kaikki koulutus oli siirrettävä verkkoon. Projektin johtaja kysyi varovasti, aiommeko madaltaa tavoitettamme. Vastasin: ”Emme todellakaan.” Ja kuinka kävi? Tuloksemme paranivat, ja viimeisten 600 koulutettavan palaute verkkokoulutuksista oli 3.5! Laadukasta koulutusta on siis mahdollista järjestää myös verkossa.
Näin varmistat tärkeän järjestelmän juurtumisen arkeen:
- Suhtautukaa koulutukseen samalla intensiteetillä ja vaatimustasolla kuin järjestelmän teknisiin ominaisuuksiin.
- Vaatikaa kaikilta koulutuksia järjestäviltä tahoilta perusasiat: selvä tavoitteellinen koulutusstrategia, tarkat koulutuskuvaukset sekä monipuolinen, sitouttava sisältö.
- Kerätkää palautetta systemaattisesti.
- Vaatikaa muutosta koulutukseen, jos taso ei ole sovittu.
KONE panostaa nyt koulutukseen enemmän kuin koskaan ennen. Lue, miksi sinunkin kannattaisi.
Klaus Canth On ollut erilaisissa koulutusrooleissa uransa aikana yli 15 vuotta; asiakaskouluttajana, koulutusasiantuntijana ja koulutuspäällikkönä. Olen ollut Training Lead kolmessa globaalissa ERP-projekissa. Sofigatella olen Business Technology Academy -tiimissä, jossa fasilitoin, valmennan ja koulutan – viimeksi asiakasprojektissa kaksi vuotta. Koulutin 2 vuodessa 1360 henkilöä – joista 600 verkossa Covid-19:n takia.
Vähemmän järkeä, enemmän tunnetta
Myyjät paiskivat töitä ja käytössä on huippuluokan CRM, mutta kauppa ei käy toivotusti – mikä maksaa?
