Hyppää sisältöön

Lopetetaan jo automaatiotuskailu – ei se ole niin pirun hankalaa

Kuvittele seuraava tilanne.

Eletään vuotta 2018. Yrityksesi tuottaa asiakkailleen tuotteita ja palveluita, ja tuotantoon tarvitaan sekä omaa henkilöstöä että ulkopuolisia toimittajia. Yrityksen toiminta näyttää tällaiselta:

Listaa voisi jatkaa loputtomiin. Kuulostaa uskomattomalta, eikö totta? Ei tänä teollistuneen automaation ja digitalisaation aikakaudella tällaista yritystä voi olla, eihän? Itse asiassa suurin osa yrityksistä toimii juuri näin – todennäköisesti myös yritys, jossa juuri sinäkin työskentelet.

Yritysmaailmamme on täynnä tehottomia liiketoimintaprosesseja, jotka kumpuavat vakiintuneista toimintamalleista, joustamattomista järjestelmistä, epäonnistuneista muutoshankkeista ja projekteista, joita ei koskaan aloitettu mielettömien hintalappujensa vuoksi. Näiden takia meillä on toinen toistaan seuraavia prosesseja, joissa ihmiset käyttävät päivä toisensa perään työaikaa tehtäviin, jotka periaatteessa soveltuvalla teknologialla olisivat suhteellisen helposti automatisoitavissa.

Jos se vaan ei olisi niin pirun hankalaa.

Järjestelmät hankaavat automaatiota vastaan

Mikä automaatiossa sitten on niin vaikeaa? Palataan ensimmäiseen esimerkkiin. Miten yritys on joutunut turhan manuaalisen työn tilanteeseen?

Liiketoiminta on itsessään jatkuvaa muutosta. Yrityksen pitää jatkuvasti sopeutua muutoksiin, joita seuraa esimerkiksi asiakkaiden tarpeista ja muuttuvasta markkinasta, uusista liiketoimintamalleista ja palveluista, yrityskaupoista ja -integraatiosta sekä regulaatioista ja lainsäädännöstä. Jotta yritys selviytyy, tulee muutoksiin reagoida − ja nopeasti.

Vaikka yrityksellä olisi viilatut prosessit, koulutettu henkilökunta ja hyvin toimivat järjestelmät, muutoksen jälkeen ollaan aina uudessa tilanteessa. Vaikka kaksi ensimmäistä sopeutuisivat muutokseen nopeastikin, valitettavan usein järjestelmiin tehtävät muutokset eivät tapahdu yhdessä yössä.

Järjestelmämuutokset ovat hankalia, koska niissä joudutaan tekemään sekä muutoksia järjestelmien sisäisiin logiikoihin että integroitumaan ulkoisiin järjestelmiin. Täysin oma lukunsa ovat legacy-järjestelmät, jotka eivät millään ilveellä muunnu tai integroidu ulkoisiin järjestelmiin. Myös nykyaikaiset valmisratkaisut vaativat melkoisen määrän suunnittelua, rakentamista ja testausta, jotta prosessi saadaan toimimaan halutusti.

Jos muutos oli järjestelmäympäristön osalta mahdollinen, hintalappu ei ollut mahdoton eikä pelätty yliräätälöintiä tai päivitettävyyden vaarantamista, usein ainakin muutoksen tekemiseen meni liikaa aikaa tai liiketoimintaympäristö ehti muuttua ennen kuin muutos saatiin vietyä loppuun asti.

Tämän vuoksi moni yritys elää kädestä suuhun tuomalla automaation tilalle manuaaliprosesseja, joilla automaation puutteita paikataan − osa väliaikaisesti ja osa pysyvästi. Lienee turhaa sanoa, että nämä manuaaliprosessit eivät ole omiaan parantamaan kokonaistehokkuutta.

Automaation aikakausi on nyt – RPA tuo kaivattua ketteryyttä

Ellet pysty automatisoimaan, kaivat itsellesi syvää kuoppaa. Tämä on luettavissa Forresterin uusimmasta ennustuksesta, jonka mukaan automaatio on seuraava keskeinen ja täysin ohittamaton osa digitaalista transformaatiota.

Kuin puukkoa kääntäisi haavassa − johan sitä automaatiota yritettiin, mutta eihän siitä mitään tullut, koska ne järjestelmät. Onneksi automaatiota voi edistää myös muulla tavoin kuin järjestelmiä muuttamalla.

Kuten Forrester raportissaan mainitsee, RPA:n (Robotic Process Automation, ohjelmistorobotiikka prosessiautomaatiossa) on todettu tuovan kipeästi kaivattua ketteryyttä liiketoimintaprosessien automatisointiin. Käytännössä RPA tarkoittaa liiketoimintaprosessin tai sen osan suorittamista ohjelmallisesti ja automatisoidusti käyttöliittymien kautta.

RPA ei puhtaimmillaan tuo mitään teko- tai tukiälyä, vain tavan suorittaa manuaaliprosessia toistuvasti automatisoidusti siten, että rakentaminen ja ylläpito on helppoa ja kustannustehokasta. Koska RPA ei ole riippuvainen järjestelmistä, sen avulla prosessit voidaan automatisoida ketterästi ja tehokkaasti − ja ennen kaikkea liiketoiminnan vaatimalla nopeudella.

RPA näyttää kyntensä erityisen hyvin myös niissä tilanteissa, joissa manuaaliprosessi on alun alkaen jäänyt automatisoimatta. Syinä ovat saattaneet olla joko soveltumattomat tai täysin puuttuvat järjestelmät, muutoksen kustannukset tai pahimmillaan epäonnistuneet muutosprojektit. Koska RPA:lla voidaan toteuttaa samat luovuutta vaatimattomat askareet, tehokkuutta saadaan parannettua nopeasti.

RPA soveltuu parhaiten operatiivisiin prosesseihin

Vaikka RPA:ssa on paljon hyötyjä, ei se ole mikään hopealuoti. Jos prosessi ei ole täysin elektroninen, sitä ei pystytä standardoimaan tai se vaatii tilanteesta riippuvaa päättelyä, ei se todennäköisesti sovellu RPA:lle.

Jos kohdejärjestelmiin tehdään jatkuvasti muutoksia, jotka muuttavat käyttöliittymää, saattaa RPA-ratkaisuakin joutua muuttamaan jatkuvasti, mikä lisää kokonaiskustannuksia. Tällöin kustannustehokkuus kärsii, mutta myös asiakkaan kokema palvelutaso.

Erityisen hyvin RPA soveltuu prosesseihin, jotka ovat ennustettavia, vähäisesti vaihtelevia, kypsiä ja toistettavia. Prosesseissa on hyvä olla riittävä määrä aktiviteetteja ja niiden tulee olla manuaalisia sekä täysin elektronisia. Siksi RPA sopii hyvin yrityksen operatiivisiin prosesseihin, joita löytyy läpi koko liiketoiminnan: esimerkiksi myynnin, markkinoinnin, tuotannon, tuotekehityksen, talouden, hankinnan, henkilöstöhallinnan ja tietohallinnon organisaatioista.

RPA:n laajempi hyödyntäminen vaatii avarakatseisuutta ja rohkeutta

Olen päässyt roolissani keskustelemaan monien asiakkaiden kanssa RPA:n hyödyntämisestä liiketoiminnassa. Usein hyötypotentiaali on ilmeinen, mutta aina silloin tällöin nousee ylös kapeakatseisia näkökulmia, joilla uutta tapaa toimia pyritään väheksymään.

Yksinkertaistaen nämä näkökulmat jakautuvat kahteen kategoriaan: IT-ammattilaiset kokevat RPA:n ”likaisena” ja vääränä tapana tehdä integraatioita, ja liiketoiminnan puolella RPA nähdään tapana automatisoida rajatusti vain esimerkiksi taloushallinnon Excel-pohjaiset prosessit.

RPA:lla on merkittävä rooli automatisoinnissa, kun prosessit on rakennettu integroitumattomien legacy-järjestelmien päälle. Sitä tarvitaan ylimenokausissa, kun siirrytään uuden järjestelmän tai prosessin pariin. Nämä ovat nämä kuitenkin vain mahdollisuuksien jäävuoren huippu. Varsinainen pihvi löytyy paljon syvemmältä – yrityksen omasta liiketoiminnasta.

Mieti esimerkiksi yrityksessäsi organisaatiorajat ylittäviä asiakashallinnan, tuotehallinnan, tilauksen ja toimituksen, toimittajahallinnan, maksatusten ja hyvitysten, hankinnan, varastohallinnan, johdon raportoinnin, kirjanpidon ja työntekijöiden tulo-muutos-lähtö-prosessien vaiheita. Miten paljon niihin liittyy manuaalisia copy-paste-toimintoja, jotka olisivat automatisoitavissa? Olisiko nyt hyvä aika siirtyä rohkeasti automaation aikakaudelle?

palvelujohtaminenKirjoittaja
Jussi Vuokko vastaa Sofigatella älykkään automaation liiketoiminnasta. Hän toivoo, että automaatio edistyy suomalaisorganisaatioissa vauhdikkaasti ja vapauttaisi resursseja turhasta copy-pastailusta. Jos haluat jutella Jussin kanssa aiheesta, tavoitat hänet meilitse jussi.vuokko[a]sofigate.com, Twitterissä @jussivuokko tai LinkedInissä www.linkedin.com/in/jussivuokko.

Kuinka kiinni RPA:n hyödyntämispotentiaaliin? Ota avuksi Ylhäältä-alas- ja alhaalta-ylös -menetelmät

Ylhäältä-alas-menetelmä on perinteinen malli RPA:n hyödyntämiseen. Siinä lähdetään liikkeelle organisoitumalla tavoitteen ympärille ja tekemään muutosta systemaattisesti johdon tuella. Tyypillisesti tämä tarkoittaa muutaman nopean voiton hankkimista esimerkiksi RPA-pilottien kautta, RPA:han perehtyneen osaamiskeskuksen perustamista, ymmärryksen kasvattamista organisaatiossa, systemaattista automatisoitavien kohteiden tunnistamista ja automaation edistämistä mallien ja teknologian kautta. Oikein johdettuna mallilla päästään hyviin lopputuloksiin.

Alhaalta-ylös-menetelmä on vieläkin käytännönläheisempi. Se lähtee siitä ajatuksesta, että jokainen yrityksen työntekijä voi hyödyntää automaatiota omassa työssään. Siksi valitun RPA-työkalun on oltava niin yksinkertainen ja helppokäyttöinen, että kuka tahansa voisi ottaa sen käyttöön – aivan kuten vaikkapa tekstinkäsittelytyökalun. Tässä tavassa avaimena on työntekijöiden koulutus ja rohkaiseminen uuden kokeiluun.

Hyvä uutinen on, että menetelmät eivät ole toisiaan poissulkevia, vaan niitä voi − ja kannattaa − hyödyntää samanaikaisesti.

Etsi