Miksi ihmeessä muutosjohtaminen vaatii aikaa ja kannattaako siihen panostaa?
Oletko koskaan kehitysprojektissasi joutunut tilanteeseen, jossa muutoksen läpiviennistä vastaava johto haluaa minimoida tai ehkäpä jopa ohittaa muutosjohtamisen aktiviteetit? Projektipäällikön koulutuksiin ja viestintään arvioimaa aikaa ihmetellään ja kyseenalaistetaan. Itse olen moneen kertaan joutunut perustelemaan, miksi muutosjohtamista tarvitaan, miksi on tärkeää, että valmistetaan organisaatiota muutokseen jo hyvissä ajoin – ja miksi siihen vain yksinkertaisesti tarvitaan aikaa.
Nuo tilanteet ovat saaneet minut pohtimaan, mitä syitä tuohon on ja miten niitä saisi etukäteen taklattua. Eli miten muutosjohtaa johtajia muutosjohtamisen kannalle?
Usein perusteluina kuulee, että budjetti on tiukka ja rahaa ei ole käytettävänä perusteelliseen muutosjohtamiseen. Onko tuo oikea kohta säästää? Jos liiketoimintaprosessin ja kenties uuden järjestelmän kehittämiseen laitetaan suuria määriä rahaa, mutta organisaatiota ei valmisteta muutokseen, kehitysprojektin hienot tuotokset valuvat hukkaan. Jatketaan kuin ennenkin, eikä viedä muutosta läpi organisaatiossa. Lisäksi seurauksena voi olla tuottavuuden lasku tai työntekijöiden vaihtuvuus. Onnistunut muutosjohtaminen lisää todennäköisyyttä, että työntekijät hyväksyvät muutokset ja omaksuvat ne.
Toinen yleinen syy haluta jättää muutosjohtaminen kevyemmäksi on aikataulu; aika ei riitä. Johto saattaa pitää muutoksenhallintaa liian monimutkaisena tai aikaa vievänä, varsinkin jos he eivät tunne käytettävissä olevia menetelmiä ja työkaluja. Tavoitteet ja kannustimet on monesti sidottu projektin aikatauluun, mikä aikataulupaineessa voi saada johtajat priorisoimaan järjestelmän tai prosessin käyttöönoton muutosjohtamistoimien edelle.
Miten edetä muutosjohtamisen muutosvastarinnan kanssa? Johtajat eivät ehkä tiedä riittävästi muutoksenhallinnan periaatteista ja hyödyistä. Heille voi kertoa muutosjohtamisen arvosta, tarjota tapaustutkimuksia ja esimerkkejä onnistuneista muutosaloitteista ja osoittaa niiden myönteisen vaikutuksen projektin tuloksiin, työntekijätyytyväisyyteen ja tuottavuuteen. Tarjotaan “Muutosjohtamisen hyödyt“ -lyhyt oppimäärä ja avataan potentiaalisia hyötyjä konkreettisella tasolla.
Yksi tärkeä asia muistettavaksi on, että muutosjohtaminen ulottuu hankkeen toteutusvaiheen ylitse. Muutosta täytyy ylläpitää pitkällä aikavälillä, jotta varmistetaan, että uudet prosessit ja käyttäytymismallit juurtuvat organisaatiokulttuuriin. Tämä vaatii aikaa.
Muutosjohtamisen voi sujauttaa osaksi projektihallintaa, kun kyse on pienestä muutoksesta, yksinkertaisesta projektista ja tarpeeksi osaavasta projektipäälliköstä. Kuitenkin, jos tehdään suurempia transformaatioita, järkevin ratkaisu on eriyttää tekijät niin, että projektipäällikkö ”juoksee” asioiden ja muutosjohtaja ihmisten perässä. Muutosjohtaminen auttaa organisaatioita: selviytymään siirtymävaiheista tehokkaasti, minimoimaan vastarinnan sekä saavuttamaan työntekijöiden hyväksynnän ja projektin onnistumisen samalla, kun häiriöt ja riskit minimoidaan.
Paljon tekemistä, paljon pelissä. Siksi muutosjohtamistyöhön kuluu aikaa ja se vaatii panostamista.
Kirjoittaja
Minna Järvi toimii Senior Advisor -roolissa Sofigatella, ja hänellä on pitkä projekti- ja hankehallinnan kokemus monikulttuurisessa ja kansainvälisessä työympäristössä.
Muista nämä kesän niksit myös loman jälkeen
Muutoskyvykkyys on yrityksen ainoa pysyvä kilpailuedun lähde – näin kasvatat sitä
