Onko yrityksesi kassavirran kasvattaja vai riskien kaihtaja? Näin valitset oikean tavan rakentaa ERP
Toiminnanohjausjärjestelmän hankinta on yritykselle iso päätös, mutta hankkeen voi silti toteuttaa joko nopeasti tai hitaasti.
Pieni yritys voi menestyä johtonsa ja henkilöstönsä ammattitaidon ja ahkeruuden varassa, mutta kasvaessaan yritys tarvitsee uusia työkaluja toimintansa johtamiseen. Jossain vaiheessa ajankohtaiseksi tulee yleensä ERP- eli toiminnanohjausjärjestelmän (enterprise resource planning) hankinta.
ERP-hankkeissa on aina kyse mittavista investoinneista, joihin uppoaa sekä rahaa että henkilöstön aikaa. Hankkeiden suuren koon vuoksi niissä on perinteisesti suosittu monivaiheisia prosesseja, joilla on pyritty hallitsemaan riskejä kartoittamalla kaikki vaihtoehdot perusteellisesti.
Useimmissa pk-yrityksien toteuttamissa hankkeissa realistisia vaihtoehtoja valittaviksi teknologia-alustoiksi on kuitenkin vain kourallinen. Jokainen alusta kattaa jo lähtökohtaisesti valtaosan liiketoiminnan tarpeista, joten myös yrityskohtaisen muokkaamisen tarve on jatkuvasti pienempi. Tämän vuoksi ERP-hankkeet onkin nykyisin mahdollista toteuttaa huomattavasti aikaisempaa kevyemmin ja ketterämmin.
Valinta kahden lähestymistavan välillä ei ole yksinomaan eikä välttämättä edes ensisijaisesti teknologinen. Olennaisimmat ratkaisut liittyvät pikemminkin yrityksen liiketoiminnan luonteeseen.
Perinteinen tapa kartoittaa vaihtoehdot juurta jaksain
Perinteinen ERP-hanke käynnistyy yleensä niin, että yritys valitsee itselleen konsultin auttamaan hankkeessa. Konsultti kartoittaa yrityksen liiketoiminnalliset tarpeet ja rakentaa hankkeelle tiekartan. Tähän kuluu tyypillisesti kolme tai neljä kuukautta.
Tämän jälkeen tarvitaan yleensä uutta konsulttia. Tiekartan pohjalta toimiva hankintakonsultti nuuskii markkinoita ja kartoittaa markkinoilla olevat alustavaihtoehdot, joita on tyypillisesti neljä–viisi, sekä mahdolliset teknologioiden toimittamisesta vastaavat kumppaniyritykset, joita voi Suomessa olla viitisentoista. Kumppanit kilpailutetaan, minkä jälkeen käydään sopimusneuvotteluja. Kaikkeen tähän kuluu yleensä kuudesta yhdeksään kuukautta.
Tämän jälkeen yritys on lopulta valmis tekemään investointipäätöksen, mikä sekin vie oman aikansa. Siinä vaiheessa, kun uusi toiminnanohjausjärjestelmä on toimitettu ja mukautettu yrityksen tarpeisiin, koko hankkeeseen on kulunut yleensä vähintään kaksi vuotta, usein enemmänkin.
Uusi tapa mahdollistaa nopean käyttöönoton
Vaikka erilaisia ERP-ratkaisuja on olemassa paljon, yrityksen investoinnin kannalta turvallisimpia johtavia globaaleja liiketoiminta-alustoja on tarjolla vain kourallinen. Uusi tapa toteuttaa ERP-hanke lähtee tämän vuoksi oletuksesta, että valinta alustojen välillä on päätöksenä niin suoraviivainen, että kyvykäs organisaatio voi tehdä sen ilman ulkopuolista konsulttia omaan liiketoimintastrategiaansa nojaten. Näin hanke voi käynnistyä sisäisten päätösten jälkeen suoraan teknologian toimittavan ja koko hankkeesta vastaavan kumppanin valinnalla.
Kun kumppani vastaa alustan toimittamisesta ja siihen tarvittavien muokkausten tekemisestä, minimum viable product -tasoista järjestelmää voidaan yleensä käyttää usein jo alle puolen vuoden kuluessa hankkeen alkamisesta. Näin yritys voi keskittyä välittömästi liiketoimintansa kannalta olennaisimpiin seikkoihin: kouluttamaan henkilöstöään ja ennen kaikkea tehostamaan johtamisjärjestelmiään ERP:n mahdollistamalla tavalla.
Painotatko riskienhallintaa vai kassavirtaa?
Kumpikaan tapa lähestyä ERP:tä ei ole lähtökohtaisesti toista parempi. Valinnassa on kyse ennen kaikkea yrityksen luonteesta ja strategiasta.
Suurelle ja asemansa vakiinnuttaneelle yritykselle perinteinen, monivaiheinen prosessi voi olla luonteva tapa toimia. Eri vaihtoehtojen yksityiskohtainen kartoittaminen etukäteen voi olla tarpeen myös, jos yritys toimii alalla, jolla riskienhallinta on erityisen tärkeää.
Toimintaansa vauhdikkaasti skaalaavassa kasvuyrityksessä tilanne voi sen sijaan olla toisenlainen. Ketteryys on arvossaan silloin, kun kassavirta on kriittinen tekijä ja toiminnanohjausjärjestelmä on tarpeen saada tuottavaan käyttöön mahdollisimman nopeasti.
Lue lisää: ERP-hanke voi muuttaa urasi suunnan
Kirjoittaja:
Mikko Saari johtaa Sofigaten Business Technology Studio and Operator -liiketoimintaa, jossa yhdistyvät keskisuurille kasvuyhtiöille valmiit kokonais-IT-palvelut, liiketoimintateknologian johtamispalvelut ja maailman johtavat alustaratkaisut.
Essi Ahokas on koukussa uuden oppimiseen, ja siitä hyötyy koko tiimi
Panostatko hankinnoissa säästöihin vai työntekijäkokemukseen – vai molempiin?
