Energia-alan yrityksen Whistleblowing-sovellus toteutettiin ServiceNow-alustalle: nyt ilmoituksia voi jättää ja seurata anonyymisti ja turvallisesti
EU ja sen jäsenmaat menettävät vuosittain satoja miljardeja euroja laittoman toiminnan vuoksi. Whistleblowing-laki pyrkii taistelemaan tätä vastaan. Sekä julkisten että yksityisten organisaatioiden tulee lain myötä tarjota nimetön kanava väärinkäytösten ilmiantamiseksi. ServiceNow tarjoaa oivallisen keinon ilmiantokanavan toteuttamiseen.
Kotimainen energia-alan yritys tilasi meiltä Whistleblowing-sovelluksen loppuvuodesta 2020.
Saman vuoden keväällä olimme auttaneet yritystä ottamaan käyttöön ServiceNow-alustan ja oli selvää, että myös Whistleblowing-sovellus rakennettaisiin sen päälle.
Syyt ServiceNow’n käyttöön olivat ilmeiset: se oli organisaatiolle jo ennestään tuttu, eikä uuden sovelluksen käyttöönotto siten vaatisi juurikaan lisäkoulutusta. Lisäksi ilmoitusten käsittelyssä on pohjimmiltaan kyse kuin mistä tahansa tiketöintiprosessista, joiden toteuttamiseen alusta tarjoaa valmiiksi kattavat työkalut.
Olennainen ero muihin ServiceNow-alustalla toteuttaviin ilmoitusprosesseihin oli kuitenkin se, että ilmoittajan henkilöllisyys tulee kaikin keinoin pitää salassa. EU-direktiivi nimittäin vaatii, että ilmoituksen jättäjälle on tarjottava myös mahdollisuus sekä jättää että seurata jättämäänsä ilmoitusta nimettömästi.
Miten Whistleblowing-sovellus luotiin hyödyntämällä ServiceNow:n valmiita ominaisuuksia
Whistleblowing-sovelluksen toteutuksessa tuli heti eteen monen ServiceNow-kehitysprojektin peruskysymys: miten hyödyntää mahdollisimman monia alustan valmiista ominaisuuksista, ja missä taas on tarvetta räätälöinnille ja luovuudelle?
Sovelluksen toteutuksessa hyödynnettiin ServiceNow’n pitkälle kehittyneitä työnkulkujen luomiseen ja datan näkyvyyden rajoittamiseen tarkoitettuja ominaisuuksia. Näiltä osin toteutus ei juurikaan poikennut minkä tahansa muun tiketöintiprosessin toteuttamisesta alustalla. Taustalla oleva työnkulku jäljittelikin monilta osin asiakasorganisaation normaalia ITSM- ja HR-tiketöintiprosessia.
ServiceNow tarjoaa esimerkiksi mahdollisuuden luoda myös kirjautumattomille käyttäjille saatavilla olevia lomakkeita. Tämä oli tärkeä keino säilyttää ilmoittajan anonymiteetti – muttei yksin kuitenkaan riittänyt. Kuinka siis ratkaisimme ilmoittajan anonymiteetin?
Varsinaiset haasteet tulivat esille anonymiteettivaatimuksen täyttämisessä
Ilmoituskanava oli tarkoitettu ensisijaisesti organisaation sisäisille työntekijöille, joista monilla saattaa olla ServiceNow-tunnukset: Miten siis varmistetaan näiden käyttäjien anonymiteetti, kun he ovat sisäänkirjautuneina järjestelmään? Vaikka henkilötietoja ei jätettäisikään, järjestelmään jää kuitenkin aina jälki ilmoituksen luoneesta käyttäjästä. Lopulta helpoin keino ratkaista ongelma oli kirjata kirjautunut käyttäjä automaattisesti ulos hänen avatessaan lomakkeen.
Entä direktiivin vaatimus siitä, että käyttäjälle on tarjottava mahdollisuus seurata ilmoituksensa etenemistä? Jos hän ei ole halunnut jättää yhteystietojaan, ei esimerkiksi sähköposti- tai tekstiviesti-ilmoituksia voi käyttää. Ratkaisimme tämän lopulta tarjoamalla ilmoituksen tekijälle uniikin linkin ja tunnisteen, joiden avulla hän voi myöhemmin seurata ja kommentoida tapaustaan – anonyymisti ja kirjautumatta sisään, tietenkin.
ServiceNow tarjoaa mahdollisuuden toteuttaa Whistleblowing-sovellus nopeasti
Erityisesti jo ServiceNow’ta käyttäville organisaatioille on ihanteellista toteuttaa Whistleblowing-sovellus samalle alustalle. Näin pystymme hyödyntämään ServiceNow’n olemassa olevia kyvykkyyksiä ja elementtejä sen sijaan, että niitä lähdettäisiin rakentamaan alusta alkaen juuri tätä käyttötarkoitusta varten.
Jos Whistleblowing-sovelluksen kehittäminen on teille ajankohtaista, pääsette hyvään alkuun vastaamalla näihin kysymyksiin:
- Ketkä voivat jättää ilmoituksia: Sisäiset työntekijät, organisaation ulkopuoliset henkilöt vai molemmat?
- Ketkä tulevat käsittelemään jätettyjä ilmoituksia?
- Miten käsittelyprosessi etenee alusta loppuun?
- Onko organisaatiollanne muita tarpeita sovellukseen liittyen?
Etsitkö kumppania ServiceNow-toteutuksiin? Katso, miten voimme auttaa
Whistleblowing-lainsäädäntö tekee väärinkäytösten ilmiantamisesta turvallisempaa
Uuden niin sanotun “Whistleblowing”-lainsäädännön tarkoituksena on suitsia korruptiota ja tarjota jäsenvaltioille yhtenäisempi tapa suojella väärinkäytöksistä ilmoittaneita ihmisiä. Direktiivi on pantava täytäntöön jäsenmaissa vuoden 2021 joulukuuhun mennessä.
Sekä yksityisen että julkisen sektorin organisaatioissa tulee olla ilmiantokanava, jossa voi turvallisesti ilmoittaa väärinkäytöksistä. Yksityisellä sektorilla vaatimus koskee yrityksiä, joissa on vähintään 50 työntekijää. Julkisella sektorilla velvollisuus koskee esimerkiksi valtionhallintoa, alue- ja maakuntahallintoa sekä kuntia.
Kirjoittaja Miika Kallasoja on ServiceNow-kehittäjä ja -ylläpitäjä Sofigaten Solutions Centerissä.
Panostatko hankinnoissa säästöihin vai työntekijäkokemukseen – vai molempiin?
CoE, C4E, R2-D2 ja C-3PO - navigointi integraatiogalaksissa lyhenteiden tuolla puolen
