Milloin on oikea aika uusia järjestelmä?
Moni organisaatio lykkäisi mielellään järjestelmäuudistusta pandemian yli. Järjestelmien uudistaminen voi kuitenkin olla liiketoiminnan jatkuvuuden eliehto. Millaisissa tilanteissa uudistusta ei kannata viivytellä? Sofigaten Ari Nuutinen ja Matti Saari kertovat.
Jos bisneksen pyörittäminen ja kehittäminen on ollut muutenkin haastavaa, toi COVID-19–pandemia siihen ylimääräisen vaikeuskertoimen. Moni vanha liiketoimintamalli on tiensä päässä, ja sen myötä on pakko uudistua. Koska teknologian rooli liiketoiminnassa on olennainen, sen roolia muutoksessa ei tule sivuuttaa.
ERPin eli toiminnanohjausjärjestelmän uudistaminen on perinteisesti yksi pelätyimmistä yrityksen kohtaamista haasteista. Yritys tekee tällaisen projektin harvoin, ehkä kerran kymmenessä vuodessa, jolloin kyse on kaiken muun pysäyttävästä ja kohtuuttomia resursseja vaativasta mammuttiprojektista. Porukka on ehtinyt vaihtua eikä kukaan veteraaneistakaan oikein muista mitään muuta kuin että kauheaa oli.
Koska edellisestä projektista on aikaa ja kehitysvelkaa on kertynyt paljon, uudelle järjestelmälle ladataan helposti kohtuuttomia odotuksia. Matkan varrella joudutaan tekemään lukuisia kompromisseja, jolloin lopputulos saattaa jäädä jopa alle lähtötason.
Tähän kohtaan heti helpotus: Järjestelmäuudistuksen ei enää tarvitse olla hidasta ja tuskallista. Uusi, kilpailuetua tuottava järjestelmä on pystyssä, kun hyödynnät alan parhaita osaajat, nykyaikaisia kehittämisen malleja ja johtavia teknologia-alustoja (tähän kohtaa linkki ykkösosaan Sofigate.comissa).
Painavia syitä uudistaa järjestelmä nopeasti
Onko teillä nyt oikea hetki kääriä hihat ja haastaa mahdolliset historiasta kumpuavat ennakkoluulot? Jos vastaat johonkin seuraavista kysymyksistä kyllä, kannattaa ryhtyä suunnittelemaan uudistusta:
- Onko liiketoimintanne muuttunut olennaisesti nykyisen järjestelmän elinkaaren aikana? Nykyinen järjestelmä on esimerkiksi voitu tehdä tilanteessa, jolloin oman tuotannon pyörittäminen on ollut olennainen osa liiketoimintaa, mutta sittemmin tuotanto onkin ulkoistettu alihankkijoille. Palveleeko järjestelmä enää nykyisiä liiketoiminnan vaatimuksia?
- Taipuuko nykyjärjestelmä pakollisiin uudistuksiin? Monella yrityksellä tällainen tilanne on tullut eteen pandemian aikana. Voi olla, että ennen tukkuliikkeisiin tai kivijalkaliikkeisiin myyntinsä keskittänyt yritys ryhtyykin nyt tekemään verkkokauppaliiketoimintaa. Vanha järjestelmä ei tähän välttämättä taivu. Järjestelmä voi osoittautua jarruksi myös silloin, kun yritys haluaa integroitua eri valmistajien verkkokauppoihin.
- Onko uudistukselle teknisiä perusteita? Ylläpitotyö on vaikeutunut ja vuosien saatossa räätälöidyn kokonaisuuden kehittämiseen voi olla vaikea löytää osaavia tekijöitä. Triviaalienkin muutosten toteuttaminen on vaikeaa ja kallista. Pahimmillaan järjestelmän tuki on päättynyt ja yrityksen toiminnan jatkuvuus on vaarantunut.
- Onko näköpiirissä kasvua ja tuotannon skaalaamista? Kasvu on tyypillinen järjestelmäuudistuksen paikka. Voi nimittäin olla niin, että yrityksen koko tuotantofilosofia on muuttunut ja silloin vanhalla järjestelmällä on rajansa. Lähtötilanteessa yritys on voinut toimia mainiosti ketterällä, käsityöpohjaisella järjestelmällä. Vaan kuinka hyvin järjestelmä toimii, kun tuotanto pitää tuplata tai viisinkertaistaa?
- Onko vanha järjestelmä liian kallis? Tai onko järjestelmiä liikaa ja kokonaisuus monimutkainen? Osalla yrityksistä vanha, räätälöity järjestelmä on tullut elinkaarensa päähän ja siksi tulee kalliiksi. On myös yrityksiä, joilla on vaikkapa yritysostojen vuoksi kolmen ERPin himmeli – ja kallistahan sekin on!
- Onko manuaalisen työn määrä suuri ja syö liiketoiminnan tuloksellisuutta? Automaatioasteen nostaminen on monille yrityksille polttava syy uusia järjestelmä nopeasti, sillä käsityö on tehotonta ja kallista. Käsityö on aina pois myös ajasta, joka voitaisiin käyttää liiketoiminnan näkökulmasta olennaisempiin asioihin.
Järjestelmäuudistus on muutos – ei vain teknologiaprojekti
Vaikka ERP-uudistuksen yhteydessä ajatukset kääntyvät teknologiaan, on muistettava, että uudistukset ovat ensisijaisesti muutoshankkeita – eivät teknologiahankkeita. Kyllä, teknologia voi auttaa ratkaisemaan liiketoiminnan haasteita. Maailman paraskaan toiminnanohjausjärjestelmä ei kuitenkaan riitä, jos prosessit ja toimintatavat eivät ole kunnossa eikä ihmisten ja liiketoiminnan tarpeita huomioida.
Varoittava esimerkki: Suuri osa järjestelmäuudistuksista toteutetaan vieläkin teknologia edellä. Tällainen teknosokeus ja palikkajohtamisen johtavat siihen, että jopa 70 prosenttia investoinneista valahtaa hukkaan.
Haluatko lukea esimerkkejä onnistuneista uudistuksista?
[button class=”” text=”Lue case Fidelix” url=”https://www.sofigate.com/casestudy/fidelix/” ]
[button class=”” text=”Lue case Lappset” url=”https://www.sofigate.com/casestudy/lappset-fi/” ]
Ari Nuutinen vastaa Sofigatella keskikokoisten yritysten kokonaispalveluista. Hänellä on laaja kokemus suomalaisesta yrityskentästä ja sen erityispiirteistä. Hänen intohimoaan on liiketoiminnan kehittäminen, ja hän haluaa auttaa etenkin keskikokoisia yrityksiä menestymään.
Matti Saari toimii Sofigatella intohimoisena valmentajana, projektipäällikkönä ja konseptisuunnittelijana Business Core Renewal -liiketoiminta-alueella. Matin erikoisuutena on visualisoida ja kiteyttää vaikeasti ymmärrettäviä asioita teknologian ja liiketoiminnan rajapinnassa.
Johtaja, tiedätkö missä kunnossa datasi on?
Essi Ahokas on koukussa uuden oppimiseen, ja siitä hyötyy koko tiimi
