5 menestystekijää nopeaan ja onnistuneeseen ERP-hankintaan
Viime syksynä kirjoitin artikkelin Moderni ERP – syypää sun hymyyn, jossa kerroin, miten moderni toiminnanohjausratkaisu auttaa organisaatioita saavuttamaan paremmin liiketoimintatavoitteensa. Kuulen usein kysyttävän, voiko ERP:n hankkia nopeasti ja kustannustehokkaasti ja onnistua merkittävästi paremmin kuin perinteisellä hankintamallilla.
Kyllä voi – mutta sille on ehtonsa. Yrityksellä on tällöin oltava halukkuutta ja valmiutta uudistaa nykyisiä toimintatapojaan. Lisäksi hankintaprosessissa korostuu palveluntarjoajan valinta, joka auttaa läpi koko hankintaprosessin, aina suunnittelusta käyttöönottoon.
Toiminnanohjausjärjestelmän uudistamiselle on tilausta etenkin silloin, kun yrityksen nykyiset prosessit ovat kasvun, kannattavuuden ja uudistumisen esteenä ja halutaan varmistua, etteivät kilpailijat ole ajamassa vauhdilla ohi. Parhaimmillaan modernit pilvipohjaiset ERP:t tarjoavat yritykselle nopean ohituskaistan digitalisaatioalustaksi, jolloin standardoiduista liiketoimintaprosesseista, automaatiosta, reaaliaikaisesta analytiikasta ja järjestelmän mobiilikäytöstä tulee yritykselle uutta arkipäivää – ja nopeasti.
Miten sitten onnistua nopeassa ERP-hankinnassa?
- Priorisoi liiketoiminnan tarpeet liiketoimintaratkaisujen uudistamisessa
Usein organisaatiossa tapahtunut muutos saa aikaan sen, että myös tietojärjestelmien uudistamiselle on tarvetta. Esimerkiksi hurja kasvu, kansainvälistymisaikeet, fokuksen muuttuminen tai kustannusten säästäminen ovat syitä miettiä uuden toiminnanohjausratkaisun hankintaa.
Ennen kuin uutta toiminnanohjausratkaisua lähtee hankkimaan, kannattaa miettiä, mitä uudistuksella tavoitellaan. Kun tavoitteet on kirjattu ylös, on tarpeen priorisoida ne. Mitkä ovat liiketoiminnan kannalta tärkeimmät tavoitteet ja mitkä asiat voidaan jättää myöhemmin toteutettavaksi? On hyvä tunnistaa, että kyseessä on nimenomaisesti liiketoiminnan muutoshanke, ei tekninen IT-projekti. Siksi myös liiketoiminnan edustajien rooli hankinta- ja valintaprosessissa on keskeistä. - Uuden ratkaisun valinta on muutosprosessi – vaadi palveluntarjoajalta näkemyksellisyyttä
Uutta toiminnanohjausratkaisua ei välttämättä tarvitse hankkia perinteisesti pitkän kaavan hankintaprosessin avulla. Haasteena on usein se, että suurissa organisaatioissa päätökset etenevät liian hitaasti. Lisäksi yritysten vaatimusmäärittelyt järjestelmille saattavat olla hankintavaiheessa liiankin yksityiskohtaiset ja perustua nykyiseen tapaan toimia, mikä ei välttämättä ole jatkossa se paras mahdollinen. Jo ennen hankintaa palveluntarjoajilta kannattaa kysyä neuvoa ja näkemystä siitä, millainen ratkaisukokonaisuus yritykseen kannattaisi hankkia ja miten vaiheistaa hanke. Näin se myös vastaa todennäköisesti parhaiten liiketoiminnan tarpeisiin. - Tutustu ratkaisujen tarjoamiin valmiisiin prosesseihin sekä parhaisiin käytäntöihin
Vaadi, että palveluntarjoaja haastaa teitä ajattelemaan uudella tavalla. Mitä valmiita ratkaisuja voisitte hyödyntää ilman, että pyörää täytyy keksiä kokonaan uudestaan? Mieti, miten saisitte päivitettyä prosessit kätevästi digiaikaan. Mitkä ovat sellaisia toimintoja, jotka helpottavat päivittäistä työtänne. Useimmat liiketoimintaratkaisut on kehitetty ja niitä kehitetään edelleen säännöllisesti käyttäjäorganisaatioiden tarpeiden pohjalta, joten ottamalla käyttöön standardit pääsette todennäköisesti hyötymään näistä innovaatioista ilman erilliskustannuksia. - Ole valmis luopumaan nykyisistä toimintatavoista saavuttaaksenne parempaa
Uutta toiminnanohjausratkaisua ei missään nimessä kannata lähteä hankkimaan, jos organisaatio ja sen työntekijät eivät ole valmiita muuttamaan toimintatapojaan. Hankinta kannattaa tehdä silloin, kun yritys on valmis muutokseen. Uuden ratkaisukokonaisuuden hankinta on yritykselle aina investointi, mutta samalla kannattaa muistaa siitä saatavat hyödyt liiketoiminnalle. Järjestelmän voi saada myös nopeasti ja kustannustehokkaasti, kunhan kaikki osapuolet ovat sitoutuneita projektin läpivientiin. - Älä tavoittele kuuta taivaalta – aloita tärkeimmistä toiminnallisuuksista
Kun olette tehneet hankintapäätöksen ja työ on saatu käyntiin, kannattaa ensin keskittyä ottamaan tärkeimmät vakiotoiminnallisuudet käyttöön. Vakiotoiminnallisuuksia kannattaa käyttää jonkin aikaa ja sen jälkeen kehittää ja laajentaa järjestelmää muihin toimintoihin. Näin ratkaisun saa nopeasti hyötykäyttöön ja rahalle vastinetta.
Kaipaatko lisää vinkkejä? Tule tapaamaan Sari Mikkosta ja muita Sofigaten asiantuntijoita 6.3. järjestettävään 600Minutes Mid Market Exec. -tilaisuuteen Finlandia-taloon. Tai ota yhteyttä, sari.mikkonen[a]sofigate.com, ja sovi tapaamisaika!
Kirjoittaja
Sari Mikkonen toimii Sofigatella Business Executive -roolissa ja vastaa moderneista maailmanluokan liiketoimintaratkaisuista keskisuurille organisaatioille yhdessä Digital Core Cloud -praktiikan asiantuntijoiden kanssa. Sarilla on vuosien kokemus liiketoiminnan johtamisesta, prosesseista ja toiminnanohjausratkaisuista. Sari inspiroituu uuden teknologian hyödyntämisestä liiketoiminnan kehittämisessä. Hänelle on tärkeää nostaa asiakas sankariksi ja auttaa erityisesti keskisuuria organisaatioita kasvamaan kannattavasti moderneja pilvipohjaisia liiketoimintaratkaisuja hyödyntäen.
Essi Ahokas on koukussa uuden oppimiseen, ja siitä hyötyy koko tiimi
Panostatko hankinnoissa säästöihin vai työntekijäkokemukseen – vai molempiin?
