HR-järjestelmät pitäisi räjäyttää
”HR-järjestelmät pitäisi räjäyttää – ja oikeastaan koko HR-funktio siinä samalla”, täräyttävät Sofigaten asiantuntijat Elina Seppänen ja Susanna Grundström. Molemmilla on pitkä kokemus sekä HR:sta että HR-teknologian konsultoinnista. Miten muuttaa HR aidosti digikyvykkääksi ydintoiminnoksi?
Kuuntele myös podcast-jaksot:
Jakso 1: Mistä tulisi oikeasti lähteä liikkeelle HR:n muutoksessa?
Jakso 2: Hyvä HR-järjestelmä on elinehto: miten valita oikeasti lisäarvoa tuottava HR-järjestelmä?
Käsi ylös, jos olet joskus nähnyt toimivan henkilöstöhallinnon järjestelmän. Harva meistä on. Aivan liian usein järjestelmät pikemminkin hidastavat arkea kuin tekevät elämää helpommaksi.
Järjestelmät ovat kuitenkin vain jäävuoren huippu: edelleen monessa organisaatiossa henkilöstöhallinto nähdään vässykkänä tukifunktiona, jonka keskeisiin tehtäviin kuluu palkanlaskennan ja muiden pakollisten rutiinien ohella kesäjuhlakomiteoiden pyörittäminen.
Herätys! Nyt puhutaan toiminnosta, jonka ydintehtävä on kriittisempi kuin koskaan: ilman ihmisiä ei ole liiketoimintaa. HR tukee yrityksen strategiaa varmistamalla, että käytössä on paras mahdollinen osaaminen. Tehtävä ei ole muuttumassa helpommaksi ajan kuluessa, kun suuret ikäluokat siirtyvät eläkkeelle ja kilpailu osaavasta työvoimasta kiristyy entisestään.
Vaikka ihmiset ovat HR:n toiminnan ydin, nyt viimeistään on pakko avata silmät sille, että kaikki HR:n toiminnassa nojaa järjestelmiin. Teknologia ja HR ovat erottamattomat, jotta yritys pystyy rekrytoimaan, resursoimaan tai tekemään oikeastaan mitään ihmisiin liittyvää.
HR:n on korkea aika kiinnostua teknologiasta ja ottaa vihdoin omistajuus omista järjestelmistään. Kuinka paketoida ihmisiin liittyvä erityisosaaminen – HR:n kiistaton vahvuus ja lisäarvo – monimutkaisen ja alati kiihtyvän teknologiapyörremyrskyn sisään?
Se on mahdollista, mutta vaatii ajattelun pöllyttämistä niin HR:ssa kuin tietohallinnon ja liiketoiminnankin puolella. Tässä meidän teesimme:
1. Toimivaa teknologiaa on tarjolla – kun ravistelee myös toimintamallejaan
HR-järjestelmiä – tai nykyaikaisemmin HCM-järjestelmiä – vihataan aktiivisesti edelleen. Vihaajajoukkoon kuuluvat sekä HR itse että liiketoiminta. Vuonna 2020 järjestelmien ei enää tarvitsisi olla vaikeita, sillä teknologia on kehittynyt valtavasti. Miksi järjestelmien kanssa vieläkin sitten hakataan päätä seinään?
Maailma on täynnä epäonnistuneita käyttöönottoja ja järjestelmiä, jotka eivät palvele kenenkään etuja. Syitä on varmasti lukuisia. Eräs iso syy – jonka HR:ssä työskennelleinä hyvin tunnistamme – on se, että HR näkee järjestelmät IT:n tonttina. Hyvin harvoin HR vastaa omista järjestelmistään. HR-johtajan pesti taas on kiireinen, eikä kaistaa löydy kiinnostua järjestelmien mahdollisuuksista. Ei ihmekään, jos uskoa on puuttunut, sillä vasta nyt järjestelmät alkavat olla sellaisia, että niistä saa johtamisen apua ilman tuntikausien ihmettelyä toiminnallisuuksista.
Toinen tyypillinen ongelma on se, että järjestelmät räätälöidään piloille. HR haluaa, että yrityksen prosessit määritellään järjestelmiin sellaisinaan, koska ”liiketoiminta vaatii tätä”. Lopputuloksena on kankea järjestelmähirviö, joka pakottaa toimimaan siten, kuten aina ennenkin on toimittu.
Maailmanluokan teknologiaratkaisuja on tarjolla, ja niiden kehittämiseen investoidaan tähtitieteellisiä summia. Yksinään parhainkaan teknologia ei ratkaise mitään. Sen hyödyt toteutuvat vain silloin, kun muutamme myös toimintatapojamme – siis ihmisten käyttäytymistä ja prosesseja.
Tämän asian oivaltaminen avaa mahdollisuuden hyödyntää globaaleja teknologia-alustoja (esimerkiksi Oracle HCM, SuccessFactors tai Workday). Niiden parhaisiin käytäntöihin perustuvat työnkulut ovat erilaisia kuin yrityksen tämänhetkinen prosessi, mikä monilla tuottaa tuskaa. Pitää siis katsoa peiliin ja alkaa kehittää uudenlaisia toimintatapoja.
2. Automatisoidaan rutiinityö ja kehitetään HR-funktio uusiksi
Palvelumuotoilu, UX-design ja agile ovat tuttuja juttuja HR-ihmisille. Mitäpäs jos tekisimme muutosloikan omassa HR-siilossamme ja kehittäisimme oman funktiomme siihen kuosiin, että liiketoimintayksiköt katsoisivat kateellisina vierestä?
Keksitäänkö koko funktio uudelleen? Paras keino saada lupa irrottautua puuhastelusta ja muiden palvelusta on virittää oma tiiminsä niin tehokkaaksi, kykeneväksi ja strategiseksi, että kauempaakin tullaan katsomaan esimerkkiä.
Uudistuksessa johtoajatuksena voisi olla toisaalta miettiä, miten hallinnollinen työ saadaan automatisoitua arkea häiritsemästä. On pohdittava myös sitä, miten ennakoidaan ja johdetaan niitä asioita, jotka ovat liiketoiminnalle joko uhkia tai mahdollisuuksia. Tämä vaatii HR ihmisten panosta strategian luomisvaiheessa, ei pelkästään strategian implementoijana ja palveluiden tuottajana.
3. Joukkoistetaan ongelmanratkaisu
Samaan aikaan, kun sinä kiroilet toimimatonta HR-järjestelmää, niin tekee joku muukin naapurissa. Yrityksestä toiseen ihmetellään samoja asioita.
Työntekijäkokemuksen luomiseen ja mittaamiseen pitäisi panostaa. Koronapandemia haastaa kaiken opitun ihmisten ja organisaatioiden johtamisesta. Millä reseptillä osaamista muutetaan alati muuttuvan maailman tarpeisiin sopivaksi?
Jokaisella on näihin kysymyksiin omat vastauksensa, joiden etsiminen vie aikaa. Mitä jos uuden normaalin haasteita ei tarvitsisikaan ratkaista yksin, vaan joukkoistaisimme ajattelumme?
Pitäisikö meidän ryhtyä johtamaan HR:ää avoimen lähdekoodin perusteiden mukaisesti ja ryhtyä aidosti jakamaan ajatuksiamme sekä käytäntöjämme?
Me olemme tähän valmiita! Oletko mukana?
Jos pidit tästä jutusta, lue myös juttu “Miksi HR-järjestelmät eivät ikinä toimi?”.
[button class=”” text=”Lue juttu” url=”https://www.sofigate.com/insight/miksi-hr-jarjestelmat-eivat-ikina-toimi/” ]
Kirjoittajat
Elina Seppänen on Sofigaten Senior Advisor, jolla on pitkä kokemus sekä HR- että IT-maailmasta. Elina ja hänen tiiminsä luovat siltoja eri kieltä puhuvien yksiköiden välillä. Elinan intohimo on siirtää HR osaksi liiketoimintaa teknologian avulla.
Susanna Grundström on Sofigaten Senior Advisor, joka suhtautuu intohimoisesti HR-työn digitalisointiin palvelumuotoilun keinoin. Hän vetää Sofigatella työntekijäkokemuksen johtamiseen keskittyvää tiimiä.
Julkisten palvelujen digitalisoinnin tulee palvella ihmisten arkea
Johtaja, tiedätkö missä kunnossa datasi on?
