Yhden osaston projekti vai osastorajat ylittävä yhteistyö? – Tällä reseptillä otat tuottavuusloikan

Kuka vastaa teknologiasta ja kuka liiketoiminnasta? Sisältövaroitus: vastaamme niistä kaikki yhdessä. Tia Jähi pohtii blogissamme, miten horisontaalinen yhteistyö saadaan kukoistamaan ja miksi se on tärkeää.

Sanotaan, että a fool with a tool is still a fool – hölmö ei muutu vähemmän hölmöksi sillä, että hänelle annetaan työkaluja. Toisin sanoen, pelkkä työkalu ei vielä takaa menestystä.

Ei pidä käsittää väärin: hyvien työkalujen hyödyntäminen on ehdottoman tärkeää, mutta tuntuva muutos ja todelliset tulokset edellyttävät yrityksiltä myös toimintatapojen muokkaamista. Liiketoimintaa ja teknologiaa pitää kehittää yhdessä, jotta saavutetaan merkittävää ja kestävää liiketoimintahyötyä sekä arvonnousua. Hyvin mietitty toimintamalli onkin avainasemassa, kun halutaan luoda pohja tuottavuusloikalle.

Tästä pääsemmekin lempiaiheeseeni, eli yhteistyöhön yli osastorajojen, tai horisontaaliseen integroitumiseen. Teimme Sofigatella hiljattain markkinakartoituksen* teknologiahankkeista ja niiden tuloksista. Tulokset olivat pysähdyttäviä. Jopa 69 % haastatteluun vastanneista yrityspäättäjistä on sitä mieltä, että arvontuotto jää täysin tai osittain yhden organisaatiosiilon, kuten IT:n vastuulle.

Toisin sanoen, tietohallinnon ja liiketoiminnan välillä on selkeä kuilu. Kun tuo kuilu kurotaan umpeen, syntyy mahdollisuus kehittää liiketoiminnan kyvykkyyksiä ja teknologiaa yhdessä. Lopputuloksena on enemmän arvoa teknologiainvestoinneista ja huomattava tuottavuusloikka.

Liiketoiminnan ja teknologian liitto vie todellisiin hyötyihin

Tämä ei kuitenkaan tapahdu itsestään. Onnistunut yhteistyö edellyttää oman vastuualueen ulkopuolista ajattelua, jossa katse siirretään kohti yhteistä päämäärää.

Esimerkiksi liiketoimintajohtajan tulee ymmärtää teknologiaa ja olla kiinnostunut sen hyödyntämisestä, kun taas tietohallintojohtajan täytyy tuntea liiketoiminnan lainalaisuudet ja taloudelliset tavoitteet voidakseen tukea niitä parhaalla mahdollisella tavalla. Näiden roolien ”ristiinpölyttyminen” on elintärkeää, kun halutaan saavuttaa teknologiainvestointien todelliset hyödyt.

Kaikkien organisaatiossa täytyy ymmärtää teknologian merkitys osana liiketoimintaa, sillä teknologia on sekä liiketoiminnan mahdollistaja että sen ydin. Siksi bisnesteknologia terminä kuvastaa osuvasti, miten läheisesti informaatioteknologia ja liiketoiminta kietoutuvat toisiinsa.

Valmiit mallit nopeuttavat muutosta

Viimeistään viimeisten kymmenen vuoden aikana organisaatiot ovat heränneet teknologian tuomiin mahdollisuuksiin, kuten tekoälyyn. Samalla on omaksuttu toimintamalleja, jotka yhdistävät teknologian ja liiketoiminnan saumattomaksi kokonaisuudeksi. Yksi tällainen malli on Bisnesteknologiastandardi**.

Bisnesteknologiastandardi yhdistää liiketoiminnan ja teknologian toimijat yli organisaatiorakenteiden ja murtaa yrityksissä helposti syntyviä siiloja. Sen avulla varmistetaan, että teknologiahankkeilla on organisaatiossa todellinen omistaja, niistä syntyy yritykselle todellisia hyötyjä ja hankkeessa kehitettävät kyvykkyydet palvelevat aidosti liiketoimintaa.

”A fool with a tool is still a fool.” Vaikka järjestelmä saadaan otettua käyttöön aikataulussa ja budjetissa, liiketoimintahyöty syntyy vasta, kun:

Organisaatio ottaa sen osaksi toimintaansa.
Sen ominaisuudet vastaavat liiketoiminnan tarpeita.
Sitä osataan hyödyntää tehokkaasti.

Horisontaalista yhteistyötä vaivaamassa

Yrityksissä on kuitenkin tämän osalta vielä paljon tekemistä. Kartoituksemme osoitti, että vain 22 % vastaajista näkee, että kehityshankkeissa saavutetaan merkittäviä harppauksia. Tällä tarkoitetaan esimerkiksi prosessien ja liiketoiminnan huomattavaa uudistamista, olemassa olevien järjestelmien päivittämisen sijaan.

Kun teknologiaa ja liiketoimintaa kehitetään yhdessä, näkyvät tulokset myös viivan alla. Näin organisaatio saavuttaa kilpailuetua, joka kantaa pitkälle tulevaisuuteen.

Hahmotetaan tilannetta käytännön esimerkillä. Kuvitellaan kolme erilaista korttelileipomoa, joista jokainen edustaa eri tapoja hyödyntää teknologiaa. Esimerkit osoittavat, miten paljon teknologian rooli organisaatioissa voi vaihdella ja kuinka horisontaalinen yhteistyö voi luoda menestystä, jota ei muuten saavutettaisi.

1. Teknologia tukitoimintona

Ensimmäisessä esimerkissämme perinteisen korttelileipomon omistaja pitää huolta tuotteiden laadusta ja asiakaspalvelusta. Tässä leipomossa teknologia on vain apuväline, joka auttaa arjen pyörittämisessä: tietokoneella ylläpidetään asiakasrekisteriä ja kassaohjelma hoitaa maksutapahtumat. Kun korvapuusteja myydään paljon, sen huomaa lähinnä vain kiireisten päivien perusteella.

Leipomo päättää lisätä asiakasrekisteriin uuden kentän, josta nähdään, minä päivinä tietyt tuotteet menevät parhaiten kaupaksi. Omistaja huomaa, että perjantaisin korvapuustit viedään käsistä. Vaikka tieto on hyödyllistä, sitä ei käytetä laajemmin esimerkiksi sesonkituotteiden tai markkinoinnin kehittämiseen. Teknologia tukee liiketoimintaa, mutta ei muuta sitä merkittävästi. IT-kumppanin vastuulla on varmistaa, että työkalut toimivat moitteetta ja toteuttaa leipomon pyytämät muutokset järjestelmiin.

Tämä leipomo jatkaa entiseen tapaansa: pullat kyllä myyvät, mutta kasvun mahdollisuudet jäävät hyödyntämättä.

2. Teknologia mahdollistajana

Naapurileipomossa omistaja ymmärtää, että teknologia voi tehdä muutakin kuin vain helpottaa arkea. IT-järjestelmä ei ainoastaan seuraa myyntitietoja, vaan se myös analysoi niitä. Järjestelmä kertoo, että suklaaleivonnaisten menekki kasvaa merkittävästi iltapäivisin, kun koululaiset poikkeavat ostoksille, kun taas kaurakeksejä myydään enemmän viikonloppuisin.

Teknologian avulla leipomo voi siis suunnitella leivontaa ennakoivasti: koulupäivinä valmistetaan enemmän suklaatuotteita kuin viikonloppuisin, jolloin taas panostetaan kaurakekseihin. Maksupäätteet, tilausten hallintajärjestelmät ja myyntianalytiikka toimivat saumattomasti. Vaikka teknologiaa hyödynnetään tehokkaasti, strategiset päätökset ja uusien tuotteiden kehittäminen jäävät leipomon omistajan harteille.

Teknologia on tukipilari, mutta ei vielä liiketoiminnan ydin. Kasvu on mahdollista, mutta se ei saavuta täyttä potentiaaliaan.

3. Teknologian ja liiketoiminnan saumaton yhteistyö

Kolmas leipomomme on esimerkki siitä, miten teknologia ja liiketoiminta voidaan punoa yhteen. Omistaja ei toimi yksin, vaan hänen tiimiinsä kuuluu leipureiden lisäksi data-analyytikko ja teknologiaosaaja. Yhdessä he ovat luoneet järjestelmän, joka yhdistää asiakastiedot, kanta-asiakasohjelman ja ennakoivan analytiikan hyödyntämällä mm. tekoälyagentteja.

Järjestelmä osaa kanta-asiakaskortin käytön yhteydessä kirjata ostokset, mutta myös ennustaa asiakkaiden mieltymyksiä. Asiakas voi esimerkiksi saada puhelimeensa ilmoituksen, kun tuoreet pullat ovat juuri valmistuneet. Teknologia voi myös ehdottaa valikoimaan lisättäviä tuotteita: tekoälyagentti seuraa suosittuja ruokablogeja ja vinkkaa leipomon omistajalle uusista trendaavista tuotteista. Leipomon johtotiimi pystyy optimoimaan tuotannon, lisäämään henkilöstöä kiireisinä päivinä ja luomaan asiakkaille tunteen, että leipomo osaa lähes lukea heidän ajatuksiaan. Asiakkaat kokevat olevansa arvostettuja, ja leipomon maine kasvaa suositusten kautta.

Tässä leipomossa teknologia ei ole vain työkalu tai tukitoiminto – se on saumaton osa liiketoimintaa. Yhteistyö eri asiantuntijoiden välillä mahdollistaa jatkuvan kehityksen ja kasvun.

Mille leipomolle povaisit eniten menestystä? Entä minkä asiakkaaksi itse haluaisit?

Yhteistyöllä tuottavuusloikkaan

Vaihtoehdoista viimeinen, eli horisontaalinen yhteistyö auttaa toteuttamaan strategiaa tehokkaammin, säästää resursseja ja nopeuttaa tulosten näkymistä viivan alla. Se tuo organisaatiolle paitsi kilpailuetua, myös kasvattaa todennäköisyyttä strategisten tavoitteiden saavuttamiseen. Tekoälyagentit tulevat jatkossa osaksi tekemistä ja tiimejä. Osaa tehtävistä tulee hoitamaan tekoälykollega ja tämä täytyy kutoa osaksi yhteistyöprosesseja.

Kaikki lähtee siitä, että bisnesteknologian hyödyt ymmärretään ja otetaan käyttöön oikealla tavalla – ei irrallisena työkaluna, vaan saumattomana osana organisaation toimintaa. Tulevaisuuden organisaatio muistuttaa hyvin vaivattua pullataikinaa: kaikki ainekset ovat kohdillaan, ja ne toimivat yhdessä täydellisen kohonneen lopputuloksen aikaansaamiseksi.

Kirjoitus on toinen osa Sofigaten Tuottavuusloikkaa etsimässä -markkinakartoitukseen syventyvästä blogisarjasta. Lue myös blogisarjan muut osat:

Pientä pintaremonttia vai kunnon uudistuksia? – Teknologiahankkeissa kannattaa tähdätä korkealle

Osallistamisesta aitoon osallistumiseen – Aseta ihmiset hankkeiden keskiöön

Pidä kiinni osaamisesta, ulkoista maltilla

Kirjoittajasta:

Tia Jähi on bisnesteknologiajohtaja sekä liiketoiminnan määrätietoinen kehittäjä. Hänellä on vuosikymmenten kokemus teknologian hyödyntämisestä liiketoimintastrategian, kuten kasvun tai tehostamisen, sekä menestyksen mahdollistajana. Ennen siirtymistään Business Technology Forumille hän vastasi Koneella Euroopan liiketoiminnan IT-kyvykkyyksistä sekä niiden kehittämisestä.

*Sofigaten toteuttama Tuottavuusloikkaa etsimässä -markkinakartoitus valmistui lokakuussa 2024, N=32.
Lataa Tuottavuusloikkaa etsimässä -markkinakartoitus.

**Bisnesteknologiastandardi on suomalaisen voittoa tavoittelemattoman Business Technology Forumin julkaisema kansainvälisesti edistyksellinen avoimen viitekehyksen malli, joka on kenen tahansa vapaasti hyödynnettävissä. Lue lisää Bisnesteknologiastandardista suomeksi Bisnesteknologiamalli – avoin johtamisen viitekehys tai englanniksi Busi ness Technology Standard | The Open-Source Framework.