Kuinka monta kerrosta organisaationne vielä kestää?
Uusia projekteja, uusia kehityshankkeita, uusia rooleja, uusia järjestelmiä. Usein kehittäminen tuo organisaatioihin jotakin uutta nykyisen päälle. Lisätään tehtäviä, teknologiaa, raportointia ja ohjausta, samalla kun resursseja vähennetään.
Kerroksia kertyy nopeasti ja huomaamatta.
Kehittämisen kerrostaminen lisää usein tekemistä, mutta harvemmin toimintakykyä. Kun kehittämisen avulla tavoiteltavia kyvykkyyksiä ei nähdä, eikä niitä johdeta tietoisesti, alkavat uudet ratkaisut kasaantua olemassa olevan päälle.
Erityisesti monessa julkisen sektorin organisaatiossa kerrostumisen logiikka näkyy, kun toimintaa on perinteisesti johdettu oganisaatiohierarkiaan ja hankkeistamisen avulla. Olemmekin huomanneet, että joskus tekemisen määrä kasvaa ilman, että saavutetaan parempaa toimintakykyä. Vaikka päätöksiä syntyy nopeammin, niiden laatu ei välttämättä parane.
Kyse ei aina ole aikaansaamisen tai osaamisen puutteesta, vaan siitä, mihin kehittäminen kohdistuu. Toimintakyky rakentuu arjen tekemisessä: siinä, miten vastuut jakautuvat, miten tieto kulkee ja miten päätöksiä tehdään. Tätä kokonaisuutta kutsutaan kyvykkyyksiksi.
Kun kyvykkyyksiä ei tehdä näkyviksi eikä niitä johdeta tietoisesti, kehittäminen alkaa kasata uusia kerroksia olemassa olevan päälle. Lopputulos voi näyttää hyvältä teknisesti, mutta arjessa vaikutus jää ohueksi.
Kun tekeminen lisääntyy, mutta ymmärrys ei
Yllä kuvattu ilmiö tulee hyvin esiin tiedonhallinnassa.
Tiedonhallintaa kehitetään monesti teknologian näkökulmasta, jolloin rakennetaan uusia ratkaisuja, parannetaan raportointia ja automatisoidaan käsittelyä. Vähemmälle huomiolle jää helposti se, miten tieto syntyy, kuka siitä vastaa ja miten sitä tulkitaan päätöksenteossa.
Tiedonhallinta tarkoittaa käytännössä omistajuutta, laadun varmistamista, lainsäädännön tulkintaa ja päätöksenteon rakenteita. Mukana on myös hiljaista tietoa – kokemukseen perustuvaa ymmärrystä, joka ei näy tietomalleissa, mutta se ohjaa vahvasti sitä, miten tietoa käytetään.
Kun tiedonhallinta jää epäselväksi, teknologia kyllä nimellisesti tehostaa tekemistä. Data liikkuu nopeammin, analyysit valmistuvat ajallaan ja valmistelu kiihtyy. Samalla syntyy kuitenkin tilanne, jossa tuotosten määrä lisääntyy, mutta ymmärrys ei kehity mukana.
Monessa organisaatiossa tämä näkyy ristiriitana: tekninen onnistuminen ei vielä takaa toiminnallista hyötyä. Lähes kaikkea voidaan tehdä nopeammin kuin ennen, mutta ilman selkeää omistajuutta, yhteistä tulkintaa ja toimivia mittareita laatu ei välttämättä parane.
Tekoäly vahvistaa tätä kehitystä entisestään. Se tuo nopeutta ja kapasiteettia, mutta samalla se kiihdyttää olemassa olevia toimintamalleja. Kun perusta on kunnossa, vaikutus näkyy nopeasti positiivisena. Kun perusta on heikko, myös ongelmat korostuvat.
Kun kyvykkyydet tehdään näkyviksi
Suunnanmuutos alkaa siitä, että organisaatio tekee oman toimintansa näkyväksi.
Kyvykkyyksien tarkastelu auttaa hahmottamaan, miten kokonaisuus toimii ja mihin sitä kannattaa kehittää. Huomio siirtyy yksittäisistä hankkeista siihen, mikä oikeasti vahvistaa toimintakykyä pitkällä aikavälillä.
Kyvykkyydet kuvaavat, mihin organisaation pitää pystyä – nyt ja tulevaisuudessa. Ne tuovat esiin, missä päätökset syntyvät, miten tieto jalostuu ymmärrykseksi ja miten vastuu jakautuu käytännössä.
Tämä näkökulma muuttaa myös tapaa tarkastella teknologiaa. Huomio siirtyy siihen, mitä olemassa olevassa toiminnassa kannattaa vahvistaa, sen sijaan että keskitytään seuraavaan ratkaisuun. Teknologia toimii osana kokonaisuutta, jossa ihmiset, rakenteet ja tieto kytkeytyvät toisiinsa.
Samalla paljastuu, missä organisaatio toimii jo vahvasti ja missä toiminta nojaa liikaa yksittäisiin ihmisiin, historiallisiin ratkaisuihin tai hiljaiseen tietoon, jota ei ole koskaan sanoitettu. Joissain tilanteissa tämä johtaa pieniin tarkennuksiin, toisissa taas laajempiin muutoksiin toimintamallissa.
Kyvykkyyksien näkyväksi tekeminen ei ole erillinen kehitystoimenpide, vaan tapa varmistaa, että kehittäminen kohdistuu oikeisiin asioihin nyt ja tulevaisuudessa
Toimintakyky ratkaisee
Lopulta ratkaisevaa ei ole kehittämisen määrä, vaan sen vaikutus.
Lisäämällä syntyy helposti uusia kerroksia. Toimintakyky syntyy arjessa – siinä, miten asiantuntijat tekevät päätöksiä, miten tietoa tulkitaan ja miten vastuu kannetaan käytännössä.
Teknologian nopea kehitys tekee tästä erosta entistä näkyvämmän. Uusia ratkaisuja voidaan ottaa käyttöön nopeasti, mutta niiden vaikutus jää väistämättä rajalliseksi, jos perusta ei ole kunnossa.
Olisiko ennen seuraavaa kerrosta syytä varmistaa, että perusta kestää?
Toteutimme Keusotelle AI-tiekartan, jonka avulla tekoäly voidaan tuoda hallitusti toimintoihin. Lue koko Keusoten tarina!
Kirjoittajasta:
Minna Lahtonen toimii Sofigatella asiantuntijana julkisen sektorin kehittämisen, toimintakyvyn ja tekoälyn hyödyntämisen parissa. Hänen työnsä keskiössä ovat kyvykkyyksien näkyväksi tekeminen, ihmislähtöinen kehittäminen sekä teknologian kytkeminen organisaation todelliseen toimintakykyyn. Minna uskoo, että vaikuttava kehittäminen ei synny uusista kerroksista, vaan vahvasta perustasta.
Haluatko kuulla lisää?
Kerromme mielellämme, miten voimme auttaa yritystänne kasvamaan ja kehittymään.
Tekoälykisaa ei voiteta vanhaa rataa juoksemalla
”Kun ahkeruus ei enää riitä” – näin kuusi nuorta rakentaa AI-työkaluja nuorten työllistymiseen
