Sofigate suunnitteli HSL:lle uuden projektimallin – koko projektikulttuuri muuttui avoimemmaksi
Sofigate rakensi Helsingin seudun liikenteelle keväällä 2018 uuden projektimallin ja projektitoimiston. Tavoitteena oli tehdä HSL:n projekteista läpinäkyviä sekä tarjota johdolle ja työntekijöille yleiskuvaa siitä, mitä projekteissa tapahtuu. Uudistuksen myötä HSL:llä on nyt avoimempi ja toimivampi projektikulttuuri.
Joukkoliikennepalveluita tarjoavan HSL:n toimintaympäristö on digitalisaation myötä jatkuvassa muutoksessa, ja organisaatiossa on samanaikaisesti käynnissä useita eri projekteja. Strategisten tavoitteidensa edistämiseksi HSL tarvitsi selkeät raamit projektinhallintaan.
Yleiskuvan selkeyttämiseksi Sofigate auttoi HSL:ää uudistamaan projektinhallintansa. Lopputuloksena syntyi uusi projektimalli ja projektitoimisto. Projektitoimisto vastaa projektien organisoinnista, ja sen tavoitteena on pitää prosessi läpinäkyvänä etenkin projektipäälliköiden suuntaan. Ensimmäisenä mallia ja toimistoa ovat päässeet hyödyntämään HSL:n teknologiaratkaisut.
”Uuden projektitoimiston ansiosta olemme paremmin perillä projektien nykytilasta, laajuudesta, aikatauluista ja resursseista. Toimisto myös neuvoo projekteja, jolloin ne voivat saavuttaa paremmin liiketoimintahyötyjä”, HSL:n teknologiaratkaisujen ryhmäpäällikkö Päivi Vartia sanoo.
Työntekijät vahvasti mukana kehittämisessä
Sofigaten ja HSL:n yhteistyö alkoi jo vuonna 2016, kun Sofigate auttoi HSL:ää uudistamaan kehitysprosessejaan. Nyt tehty projektinhallinnan uudistus valmistui kolmessa kuukaudessa, ja sen tulokset näkyvät jo vahvasti käytännössä. Jatkossa jokainen projekti saa esimerkiksi oman ohjausryhmänsä.
”Löysimme projekteista välittömästi yhteneväisyyksiä, jolloin pystymme miettimään, miten ne voisivat hyötyä toisistaan”, Vartia sanoo.
Sofigate halusi ottaa jo suunnitteluvaiheessa HSL:n työntekijät projektien uudistamistyöhön tiiviisti mukaan muun muassa projektimallien rakentamisessa. Suunnittelussa hyödynnettiin myös HSL:n olemassa olevia parhaita käytäntöjä. Projektitoimiston myötä HSL:ään onkin syntynyt uudenlainen projektikulttuuri.
”Organisaatioissa isojen muutosten tekeminen yksin voi olla haastavaa, koska uudenlaisten työskentelytapojen kehittämiselle ei välttämättä jää kunnolla aikaa. HSL:n työntekijät puhuvat projektitoimistosta ja sen saavutuksista ylpeydellä, mikä samalla muuttaa koko organisaatiokulttuuria”, kertoo Sofigaten Business Design and Innovation Management Practice Owner Sanna Suomela.
HSL:n toimitusjohtaja Suvi Rihtniemen mukaan uudistuksen myötä HSL:llä on vihdoin yhteinen työkalu, jolla voi hallita projekteja, resursseja, aikatauluja, investointeja ja dokumentteja.
“Meillä on vihdoin yhteiset raamit projektien hallintaan, ja kaikilla yksiköillä on yhteiset säännöt. HSL on nyt avoimempi ja läpinäkyvämpi organisaatio”, Rihtniemi kertoo.
Tavoitteena on, että lähitulevaisuudessa projektimallia hyödynnetään HSL:n kaikissa projekteissa.
Haluatko lukea aiheesta enemmän? Lataa täältä englanninkielinen tarina Sofigaten ja HSL:n yhteistyöstä.
Mielekkäitä työtehtäviä ja vaikuttavia asiakasprojekteja: 95 % Sofigaattoreista on ylpeitä oman työnsä tuottamasta bisneshyödystä
Ville Väärälä tukemaan Sofigaten kasvua julkisella sektorilla Pohjoismaissa
