Moni yritys hukkaa järjestelmäinvestoinnin todelliset hyödyt – mitkä ovat jatkuvan kehittämisen edellytykset?
Monissa organisaatioissa vallitsee yhä harhakuvitelma järjestelmähankkeiden läpiviennistä. Järjestelmien implementointi ja käyttöönotto nähdään yhtenä isona työrupeama, joka valmistuttuaan on valmis palvelemaan käyttäjiänsä sellaisenaan seuraavat 10−15 vuotta. Miksi tämä ajatus on riski liiketoiminnalle? Sofigaten Matti Saari oikoo pinttyneitä käsityksiä.
Uuteen, liiketoiminnalle tärkeään järjestelmään on investoitu yrityksessä paljon. Lopulta järjestelmä on käytössä. Mitä tapahtuu sitten? Valitettavan usein tämä:
Käyttöönoton jälkeen kehitykselle tärkeät sidosryhmät ja päätöksentekijät siirtyvät eteenpäin. Jatkuvaan kehittämiseen ei ole toden teolla valmistauduttu. Se nähdäänkin enemmän jatkuvana ylläpitona kuin kehittämisenä – ja vastuu kasautuu muutamalle henkilölle.
Liiketoiminnan ja järjestelmien jatkuvan kehittämisen tärkeydestä puhutaan kyllä paljon, mutta teot eivät vastaa puheita. Esimerkiksi asiakkuudenhallintajärjestelmän kehittämisestä saattaa vastata vain yksi henkilö kaukaisesta IT-osastosta.
Vanha tapa: kehitys unohdetaan ja lopulta joudutaan aloittamaan puhtaalta pöydältä
Monille organisaatioille on epäselvää, kuka johtaa jatkuvaa kehitystä. Esimerkiksi liiketoimintajohtajien ja päätöksentekijöiden rooli on usein taka-alalla. He istuvat ohjausryhmissä tekemässä ylätason päätöksiä erinäisten heille annettujen ehdotuksien perusteella, tai sitten heitä ei näy juuri ollenkaan.
Johtamista hankaloittavat perinteisten järjestelmähankkeiden elinkaaren vaiheet ja niiden väliset epäjatkuvuuskohdat. Suunnittelu- ja hankintavaiheessa mukana ovat tietyt hankinta-asiantuntijat ja päättäjät. Myöhemmin implementointi- ja käyttöönottoprojektia vievät eteenpäin projektipäällikkö, ratkaisukonsultit ja tarkoin mietitty ohjausryhmä. Lopulta operatiivisen käytön aikana palvelupäälliköt ja avainkäyttäjät vastaavat järjestelmän ylläpidosta ja pienkehityksestä.
Ensimmäisen vaiheen aikana tehdyistä suunnitelmista, tavoitteista ja päätöksistä ei todennäköisesti ole tietoakaan enää tässä vaiheessa.
Kuitenkin valmista järjestelmää pitäisi jollain tavalla lähteä kehittämään. Käyttäjät ovat helposti tyytymättömiä ensimmäiseen versioon ja vaativat kehitystoimenpiteitä mitä erinäisempiin asioihin. Kehitystyön aloitus on vaikeaa, kun siihen joudutaan lähtemään monilta osin puhtaalta pöydältä.
Harvoin käyttöönoton jälkeinen järjestelmä on heti valmis tukemaan kaikkia organisaation tarpeita. Tarpeet muuttuvat jatkuvasti ja entistä nopeammalla syklillä. Muutosten ajureina toimivat niin muuttuvat markkinat kuin asiakkaiden tarpeet, uudistuvat kansalliset ja kansainväliset ohjeistukset ja asetukset, sekä organisaatioiden sisäiset rakennemuutokset.
Kerralla valmiin järjestelmän rakentaminen ei enää palvele tarkoitustaan, kun kaiken rakentaminen valmiiksi vie liikaa aikaa. Valmistuessaan se voi olla jo vanhentunutta – tai käy ilmi, ettei alkuperäistä tarvetta koskaan ollutkaan.
Uusi tapa: ota perusratkaisu käyttöön rohkeasti ja siirry välittömästi jatkuvaan uudistamiseen
Koko ajattelutapa tulisi kääntää päälaelleen.
Uusi tapa tehdä asioita on arvioida ja uudistaa toimintaa jatkuvasti.
Projektit ovat itse asiassa vain isompi edistysaskel jatkuvan kehityksen piirissä. Kun nykyiset tuotannontekijät ja järjestelmät eivät palvele enää jatkuvaa kehitystä, tulevat ne tiensä päähän. Tämän jälkeen toimintaa tai järjestelmätarvetta tulee arvioida ja uudistaa kevyellä projektilla, jonka jälkeen siirrytään uudelleen jatkuvan kehityksen piiriin.
Nykyaikaisten pilvipohjaisten järjestelmäalustojen ansiosta jatkuva kehitys on helppoa. Alustat kehittyvät jatkuvasti, samalla tavoin kuten älypuhelinten käyttöjärjestelmät. Järjestelmäalusta, joka otetaan käyttöön tänä päivänä, on saanut seuraavan vuoden aikana jo neljä järjestelmäpäivitystä, kerran kussakin kvartaalissa.
Kukin päivitys parantaa käytettävyyttä ja tietoturvallisuutta ja tuo uusia toiminnallisuuksia mitä erilaisempien organisaatioiden ja toimialojen tarpeisiin.
Näiden lisäksi alustojen ympärille rakentuu kolmansien osapuolten toimittajaekosysteemi. Se luo jatkuvalla tahdilla valmisratkaisuja liitettäväksi osana standardialustaa.
Organisaation kannattaakin ottaa käyttöön kevyin mahdollinen, mutta silti liiketoimintaa palveleva pilvipohjainen järjestelmäalusta ilman raskaita räätälöintejä. Pienemmän kokonaisuuden käyttöönotto on nopeampaa, palautetta saa aiemmin ja muutoksiin on helpompi reagoida. Tällöin myös tiedetään, mitä toiminnallisuuksia käyttäjät ja liiketoiminta toden teolla tarvitsevat ennalta arvailun sijaan.
Näin laitat kehittämisen edellytykset kuntoon
Epäjatkuvuuskohta perinteisten vaiheiden välillä hämärtyy, kun tiedostat, että alustan ensimmäinen versio on nimensä mukaisesti vasta lähtökohta jatkokehitykselle. Mukana olevat päätöksentekijät ja muut tärkeät sidosryhmät eivät häviä paikalta kuvitellen, että kaikki olisi valmista yhdellä yrittämällä.
Järjestelmäalustat ovat jokapäiväisten operaatioiden, johtamisen ja tietoon perustuvaan päätöksenteon tukipilareita. Onkin ristiriitaista nähdä, miten joissain organisaatioissa näinkin kriittisten toimintojen ylläpidosta ja kehittämisestä vastaa vain yksi tai kaksi henkilöä
Saat moderneista järjestelmäalustoista todelliset hyödyt irti vasta silloin, kun ne uudistuvat jatkuvasti yhdessä organisaationne kanssa. Edellytykset jatkuvalle kehitykselle tulevat siten olla kunnossa, selkeästä toimintamallista rooleihin ja jatkuvan kehityksen johtamiseen.
Edellytyksiin kuuluu myös ymmärrys järjestelmäalustojen tarjoamista mahdollisuuksista organisaatiolle. Pelkkä omien liiketoiminnan tarpeiden tunnistaminen ei riitä.
Sopivan kumppanin löytäminen auttaa edellytyksien kasvattamisessa. Oikean kumppanin valinta onkin usein ensimmäinen toimenpide kohti jatkuvan kehittämisen kulttuuria.
Tämä kirjoitus on osa johdolle suunnattua juttusarjaa, jossa esittelemme neljä toiminnanohjauksen uudistamisen tärkeää kulmakiveä. Tässä jutussa käsittelimme kulmakiveä numero 4, ”Jatkuva kehittäminen takaa investoinnin täyden hyödyn”. Muut osat löydät täältä:
- Avausosa: Neljä kulmakiveä onnistumiseen
- Kulmakivi 1: Liiketoiminnan tulee omistaa uudistamishanke
- Kulmakivi 2: Hyödynnä maailmanluokan liiketoiminta-alustaa
- Kulmakivi 3: Jaa uudistushanke motivoiviksi ja helposti ohjattaviksi sprinteiksi
- Kulmakivi 4: Jatkuva kehittäminen takaa investoinnin täyden hyödyn
Haluatko tietää lisää? Lataa koko opas.
Kirjoittaja
Matti Saari toimii Sofigatella intohimoisena valmentajana, projektipäällikkönä ja konseptisuunnittelijana Business Core Renewal -liiketoiminta-alueella. Matin erikoisuutena on visualisoida ja kiteyttää vaikeasti ymmärrettäviä asioita teknologian ja liiketoiminnan rajapinnassa.
Matti Saari (oik.) ja Eero Noroviita, Business Core Renewal -liiketoiminnan vetäjä
Essi Ahokas on koukussa uuden oppimiseen, ja siitä hyötyy koko tiimi
Panostatko hankinnoissa säästöihin vai työntekijäkokemukseen – vai molempiin?
