Kyky tehdä päätöksiä nopeasti on tärkeä kilpailuetu toimialasta riippumatta; mitä tehokkaammin hyvät ideat saadaan tunnistettua ja yhteinen näkemys muodostettua, sitä nopeammin yritys kykenee reagoimaan muutoksiin. Päätöksenteko ei aina ole kuitenkaan helppoa, kun prosessiin tarvitaan ihmisiä eri puolilta organisaatiota.

Kiristyvässä kilpailutilanteessa ei ole varaa säätää kalenterivarausten kanssa tai tuhlata aikaa turhiin palavereihin. Toisaalta, monissa yrityksissä on suhteellisen pieni asiantuntijaryhmä, jolta kaivataan näkemyksiä monien keskeisten päätösten tueksi.

Yleisin haaste onkin se, että päätöstä ei päästä tekemään, ennen kuin kaikille avainhenkilöille on löydetty sopivat ajat kalenterista. Avainhenkilöiden kalenterit täyttyvät helposti, mikä aiheuttaa päätöksentekoon pullonkaulan.

Kun avainhenkilöt lopulta kokoontuvat keskustelemaan, osa saattaa olla mukana vain varmuuden vuoksi eikä palaveriaikaa käytetä tehokkaasti.

Pahimmassa tapauksessa päätösprosessissa ei keskitytä olennaiseen eivätkä päätökset toteudu asianmukaisesti yrityksen arjessa. Päätösten tekeminen edellyttää, että osallistujat ovat osallistuneet keskusteluihin, päässeet yhteisymmärrykseen ja sitoutuvat yhteisiin tavoitteisiin.

Näin ollen pyrkimys nopeaan yhteiseen päätöksentekoon vain hidastaa yrityksen toimintaa, mikä aiheuttaa jälleen lisää kiirettä ja painetta avainhenkilöille.

Kolme vinkkiä päätöksenteon nopeuttamiseen

1. Hahmota kokonaisuus ja ratkaise haasteet pala kerrallaan.

Pienempiä päätöksiä on helpompi tehdä kuin suuria − siksi suuret päätökset kannattaa paloitella pienemmiksi. Käsittele päätös kerrallaan ja valitse sopivat osallistamismenetelmät etukäteen. Näin vältyt maratonpalavereilta ja pääset nopeammin lopputulokseen.

Pienin askelin eteneminen tuottaa jatkuvasti konkreettisia tuloksia ja pystyt reagoimaan muutoksiin nopeammin ja hahmottamaan kokonaisuuden helpommin.

2. Osallista vain oikeat ihmiset.

Ota mukaan päätöksentekoon vain kyseisen vaiheen avainhenkilöt. Digitaalisten työkalujen, kuten Yammerin, Slackin ja MS Teamsin, avulla voit toki osallistaa laajan joukon, mutta fasilitointimenetelmien hyödyntäminen on vaikeaa eikä yhteistä ymmärrystä ja sitoutumista saada aikaiseksi.

Parannat onnistumisen mahdollisuuksia, kun osallistat vain kulloinkin tarvittavat osaajat, sovellat tilanteen vaatimia fasilitointimenetelmiä ja valitset menetelmiä tukevat digitaaliset kanavat käyttöön.

3. Korvaa kasvokkaiset tapaamiset digitaalisilla fasilitointityökaluilla.

Digitaalisella aikakaudella päätöksenteon ei tarvitse olla paikkaan ja aikaan sidottuja. Sen sijaan, että hukkaisit aikaa tapaamisen järjestämiseen, voit osallistaa avainhenkilöt verkossa fasilitointityökalun avulla.

Sofigatella on käytössä päivittäisessä työssä Roundtable-palvelu, jossa perinteiset osallistavat menetelmät yhdistyvät sosiaalisen median parhaisiin puoliin. Alustan käyttö vaatii päätöksentekoon osallistuvilta avainhenkilöiltä vain 15 minuutin päivittäistä sitoutumista, silloin kun heille sopii.

 

On tärkeää ymmärtää, että mikään työkalu ei kuitenkaan korvaa ammattimaista fasilitointia, johtamista ja luottamuksen tunnetta.

Turvallisessa työyhteisössä ihmiset ovat valmiita jakamaan osaamistaan kollektiivisesti ja tekevät todennäköisemmin myös hyviä päätöksiä – foorumista riippumatta.

Kirjoittaja Juho Nevalainen  on strategioiden, toimintamallien, digitaalisen konseptisuunnittelun ja digikehityksen asiantuntija. Hän auttaa asiakkaitaan monipuolisten fasilitointimenetelmien avulla – ajasta ja paikasta riippumatta. Hän vastaa myös Sofigatella Roundtable-palvelusta.