Från 25 till 5 minuter: Så effektiviserade Världsklass Uppsala sin ansökningsprocess med Salesforce
Utmaningen
Världsklass Uppsala erbjuder ekonomiskt stöd till aktörer som vill arrangera evenemang eller driva samhällsnyttiga initiativ. Tidigare hanterades ansökningar med hjälp av ett manuellt system i Word, där all information sparades i mappar. Varje ansökan krävde i genomsnitt 25 minuter av administrativt arbete. Systemet var krångligt för såväl de ansökande som administratören som beslutsfattarna.
Det fanns ett tydligt behov av en digital och automatiserad process som kunde effektivisera arbetsflödet och göra informationen lättillgänglig för alla inblandade.
Eftersom flera intressenter behövde ta del av ansökningsunderlaget var det ofta omständligt att dela informationen. Detta ledde ibland till förseningar i beslutsprocessen, då inte alla hade fått tillgång till fullständig information i tid.
Lösningen
Världsklass Uppsala implementerade Grantmaking for Public Sector från Salesforce, ett system som effektiviserar hela ansökningsprocessen. De sökande kan nu registrera sig, skapa ett användar-ID och spara sina påbörjade ansökningar. Den digitala plattformen innehåller tydliga instruktioner och funktioner som säkerställer att alla nödvändiga uppgifter lämnas in för att göra ansökan komplett.
När ansökan skickats in kan den följas digitalt genom hela beslutsprocessen. All information och eventuella bilagor samlas på ett ställe och är lättillgängliga för intressenter, vilket underlättar överblick och snabbar på beslutsfattandet.
Även redovisningen efter att beviljade projekt genomförts har automatiserats. Den pedagogiska utformningen av systemet minimerar risken för oklarheter och förenklar processen för både sökande och administratörer.
Resultatet
Införandet av Salesforce har gjort ansökningsprocessen betydligt smidigare, både för de sökande och för organisationen samt övriga intressenter. Det nya systemet har i stort sett eliminerat behovet av tidskrävande manuellt arbete, vilket frigör resurser som nu kan användas till att utveckla fler Världsklass-evenemang i Uppsala.
Implementeringen, som ursprungligen beräknades ta tre år av Destination Uppsala, blev klar på bara några månader och kunde snabbt tas i bruk.
Uppsala – En stad med evenemang i Världsklass
Världsklass Uppsala ger ekonomiskt stöd till evenemang som bidrar till att stärka stadens profil både nationellt och internationellt. Under de senaste 15 åren har initiativet fördelat över 60 miljoner kronor till en mängd arrangemang, som tillsammans har lyft Uppsalas position och skapat samhällsnytta.
Världsklass Uppsala är ett samarbete mellan 19 medlemsorganisationer, som inkluderar både offentliga och privata aktörer. Dessa organisationer delar en gemensam ambition att stödja evenemang som gör skillnad genom att bidra till kunskapsutbyte, unika upplevelser och ökad positiv uppmärksamhet för Uppsala.
De evenemang som får stöd är både mångsidiga och varierade. Exempelvis Uppsala Stadsmissionens matcentral, världsmästerskapen i innebandy, Uppsala Folkflöjtsfestival och NFOGs nordiska konferens inom obstetrik och gynekologi. Stödet fördelas med målet att skapa en balans mellan kultur, vetenskap och idrott.
Satsningen har varit så framgångsrik att andra kommuner ser Världsklass Uppsala som en inspirationskälla för att starta liknande initiativ.
Världsklass Uppsala har också tagit egna initiativ, som ”Health Summit,” ett evenemang som lyfter viktiga ämnen som exempelvis antibiotikaresistens. Eventet drivs nu helt av Uppsala universitet.
I stort behov av ett system i världsklass
Sedan starten för 15 år sedan har Världsklass Uppsala använt ett manuellt ansökningssystem baserat på Word-dokument. Ansökningarna kunde inte sparas stegvis, var ofta felaktigt ifyllda och saknade information vilket innebar tidskrävande revideringar och manuell hantering för Världsklass Uppsala.
Inför beslutsprocessen delades ansökningar och bilagor med experter och medlemsorganisationer via en digital portal. Dokumenten organiserades i mappar på en server, men ibland “tappades” filer bort i mejlkonversationer, vilket ledde till att beslut fick skjutas upp.
Beviljade projekt var också skyldiga att skicka in redovisningsunderlag, en annan administrativt tung och ineffektiv process. Det stod klart att en förenkling och automatisering av dessa arbetsflöden var nödvändig för att minska tidsåtgången och säkerställa smidighet i hanteringen.
Jonas Ekebacke, ansvarig för publika evenemang på Uppsala kommun, tillsammans med en kommunikatör, hanterade på egen hand den tidskrävande processen att administrera de cirka 90 ansökningar som inkom varje år.
”Vi ville lämna det gamla systemet med mappar och mejlande fram och tillbaka. Målet var att samla all information på ett och samma ställe,” förklarar Ekebacke.
En snabb och kostnadseffektiv lösning
En upphandling visade att Salesforce Grantmaking for Public Sector var det bästa alternativet för Världsklass Uppsalas behov. Tillsammans med Sofigate anpassades systemet för att effektivisera ansöknings- och redovisningsprocesserna.
Med det nya systemet kan sökande nu:
- Registrera sig och skapa ett användar-ID.
- Spara sina ansökningar stegvis.
- Få tydliga instruktioner för att säkerställa att alla krav uppfylls innan ansökan skickas in.
Ansökningarna kan sedan följas digitalt genom hela beslutsprocessen. All information och bilagor är samlade på ett ställe, är kopplat till Microsoft Outlook och är lättillgängliga för både administratörer och beslutsfattare. Systemet skickar även automatiska påminnelser och uppdateringar till de sökande.
Redovisningsprocessen är också digitaliserad och pedagogiskt utformad för att minimera frågor och oklarheter.
Arbetet med att kartlägga vilka licenser som krävdes påbörjades omgående. När detta var klart fokuserade teamet på att anpassa systemet efter Världsklass Uppsalas specifika behov. Implementeringen gick betydligt snabbare än vad Ekebacke hade förväntat sig.
Ekebacke hade ursprungligen beräknat att det skulle ta tre år att införa det nya systemet. Men redan efter mindre än ett halvår återstod endast några sista justeringar, samtidigt som uppföljningen av evenemangen redan påbörjats.
”Arbetet har varit smidigt och lösningsfokuserat. Mycket av kommunikationen skedde via Teams, svaren var snabba, och vi hade regelbundna avstämningar,” berättar Ekebacke. ”Det behövdes ingen omfattande programmering – Anders kunde hjälpa oss med justeringar både snabbt och kostnadseffektivt.”
Anders Wikman, Salesforce Solution Consultant, var ansvaring för implementeringen. Han menar att det är vanligt att uppdragsgivare blir förvånade över hur snabbt processen kan gå och hur lite programmering som krävs. Arbetet med Världsklass Uppsala gick dock extra smidigt tack vare deras goda förberedelser.
”De hade ett bra underlag, vilket möjliggjorde en snabb och effektiv process,” säger Wikman.
Stora tidsvinster
Det nya systemet erbjuder en heltäckande överblick över både pågående och avslutade projekt, vilket väsentligt förenklar framtida beslutsfattande. En stor fördel är dess integration med Outlook, som möjliggör smidig och kontinuerlig kommunikation med de sökande.
Den mest betydande vinsten är dock den enorma tidsbesparingen inom administration, som har minskat med hela 75 %.
”Tidigare ledde exempelvis redovisningar till frågor i 80 % av fallen. Idag är frågorna nästan helt eliminerade tack vare det nya systemet”, berättar Ekebacke.
Den tid som tidigare gick åt till administrativa uppgifter kan nu i stället användas för att skapa och vidareutveckla fler viktiga projekt.
Behöver ni också hjälp i er digitaliseringsresa?
Kontakta oss så berättar vi mer!