Tekoäly ei ratkaise julkishallinnon haasteita ilman ihmislähtöistä muutoksenjohtamista
Julkinen sektori elää historiallista murrosvaihetta. Palvelutarpeiden kasvaessa resurssipula ja kustannuspaine koettelevat useita eri tahoja, mutta osaajia ei aina saada lisää. Siksi vaikuttavuutta on saatava enemmän nykyisillä voimavaroilla. Lisäksi palvelujen laadun on parannuttava, vaikka tekijöitä on suhteellisesti vähemmän.
Julkisellakaan sektorilla liiketoimintateknologia, data ja tekoäly eivät ole enää irrallisia kehityshankkeita, vaan niistä on tullut keskeisiä välineitä perustehtävän toteuttamisessa: hyvinvoinnin turvaamisessa, palveluiden tuloksellisuuden kasvattamisessa ja ennaltaehkäisyn vahvistamisessa.
Tekoälyn käyttöönoton sijaan keskeinen strateginen kysymys onkin, kykeneekö organisaatio uudistumaan riittävän nopeasti ja hallitusti sen hyödyntämiseksi muuttuneessa toimintaympäristössä. Tässä yhtälössä myös muutoksen johtamisen ja osaamisen kasvattamisen rooli muuttuu.
Muutosjohtamisesta muodostuu strateginen kyvykkyys
Muutosjohtaminen on perinteisesti nähty kehittämishankkeiden tukitoimintona: on jossain määrin huolehdittu viestinnästä, osaamisen kehittämisestä ja uusien toimintatapojen käyttöönotosta, mutta tekoälyn ja teknologisen kehityksen murroksessa tämä ei enää riitä.
Muutosjohtaminen nousee nyt strategiseksi kyvykkyydeksi, jonka avulla varmistetaan, että julkiset investoinnit ja kehittämistoimenpiteet realisoituvat vaikuttavuutena, tuottavuutena ja parempina palveluina.
Muutoskyvykkyys kuitenkin tarkoittaa organisaation valmiuksia uudistaa palveluja ja prosesseja, ottaa teknologiaa käyttöön suunnitelmallisesti ja hallitusti, sekä johtaa henkilöstön osaamista, työmotivaatiota ja työhyvinvointia muutostilanteissa. Muutoskyvykkyyteen kuuluu myös organisaation toiminnan jatkuvuuden, luotettavuuden ja häiriöttömyyden varmistaminen uudistusten aikana.
Uusien järjestelmien käyttöönoton sijaan kyse onkin ajattelutavan muutoksesta:
- Miten rakennamme organisaatioita, jotka oppivat jatkuvasti?
- Miten vahvistamme henkilöstön osaamista ja toimijuutta johdonmukaisesti ja nopeasti?
- Miten johdamme epävarmuuden keskellä niin, että luottamus säilyy?
Tekoälyn käyttöönotto ja teknologinen kehitys haastavat julkisen hallinnon rakenteita, tehtäviä ja työn sisältöjä. Tästä syystä transformaation keskiössä on oltava ihmislähtöinen suunnittelu ja toimeenpano. Teknologia ei yksin muuta toimintaa, vaan uudistuminen toteutuu toimintatapojen ja osaamisen muutoksen kautta.
Osaamisen kehittämisestä jatkuva prosessi
Julkisen hallinnon organisaatioissa on laajaa kansallista osaamista, kokemusta ja hiljaista tietoa. Siksi uudistusten onnistuminen riippuu siitä, miten nopeasti tämä osaaminen voidaan ottaa käyttöön palveluprosesseissa ja toimintamalleissa. Yhtä tärkeää on, missä määrin henkilöstö ymmärtää uudistuksen tavoitteet ja kokee sen merkityksellisenä osana organisaation perustehtävää ja yhteiskunnallista vaikuttavuutta.
Muutosjohtamisen tehtävänä on luoda rakenteet ja toimintamallit, joissa osaamisen kehittäminen ei perustu yksittäisiin koulutuksiin, vaan muodostaa jatkuvan ja suunnitelmallisen prosessin osana organisaation normaalia toimintaa.
Samalla on tärkeää tunnistaa, millaista tekoäly- ja dataosaamista eri tehtävissä edellytetään, sekä varmistaa osaamisen kehittäminen osana jatkuvan oppimisen toimintamallia. Mallin tulee kattaa johto, asiantuntijat ja operatiiviset toiminnot ja tukea tekoälyn vastuullista ja hallittua käyttöönottoa.
Käytännössä tämä tarkoittaa:
- johdon esimerkkiä ja näkyvää sitoutumista
- osaamisen systemaattista kartoittamista ja kehittämistä
- roolien ja vastuiden selkeyttämistä tekoäly-ympäristöissä
- turvallisen kokeilukulttuurin rakentamista
Tekoälyn hyödyntäminen on kytkettävä kiinteästi palvelujen laatuun, vaikuttavuuteen, tuottavuuteen ja riskienhallintaan. Tarkastelun tulee ulottua teknologisen kehittämisen ohella toiminnan uudistamiseen, prosessien sujuvuuteen ja päätöksenteon laatuun.
Strategisessa ohjauksessa muutoskyvykkyys on tehtävä seurattavaksi ja arvioitavaksi kokonaisuudeksi. Tämä edellyttää mittareita esimerkiksi sille, miten tehokkaasti uudet toimintamallit toimeenpannaan, kuinka laajasti tekoälyratkaisuja hyödynnetään osana palvelutuotantoa ja miten henkilöstön osaaminen kehittyy. Samalla on varmistettava vahva tiedolla johtaminen, selkeä vastuunjako sekä hallittu kokeilu- ja kehittämistoiminta, jossa innovaatiot etenevät lainsäädännön, tietosuojan, tietoturvan ja muun turvallisuuden asettamissa reunaehdoissa.
Perustehtävä ja ennaltaehkäisy keskiössä
Muutos ei ole itseisarvo vaan toimintojen on aina palveltava perustehtävää kuten ihmisten hyvinvointia, turvallisuutta ja oikeudenmukaisuutta. Tekoäly ja teknologia tarjoavat mahdollisuuden siirtää painopistettä korjaavasta työstä ennaltaehkäisevään. Parempi tiedolla johtaminen, ennakoivat analytiikkamallit ja sujuvammat palveluprosessit voivat vapauttaa aikaa ja resursseja sinne, missä niillä on suurin vaikuttavuus.
Muutoksen johtamisella varmistetaan, että tämä potentiaali muuttuu strategiadokumenteista hyödyiksi ja että teknologiset ratkaisut kytkeytyvät arjen työhön, päätöksentekoon ja palveluiden kehittämiseen.
Yhdessä rakentaminen on ainoa kestävä tie
Tekoälyyn liittyvä muutos ei ole projekti, joka “tehdään valmiiksi”, se on jatkuva kehityspolku. Siksi myös muutoksen johtamisen on perustuttava yhdessä rakentamiseen. Muutoskyvykkyyden ohella ratkaisevassa asemassa ovat henkilöstön osaaminen, johdon strateginen ohjaus ja suunnan näyttäminen, toimialojen ja tietohallinnon yhteiset toimintamallit sekä tarkoituksenmukaiset teknologiavalinnat.
Tarvitsemmekin uudenlaista ja vahvempaa kumppanuutta:
- johdon ja henkilöstön välillä
- konsernihallinnon, tukitoimintojen ja toimialojen välillä
- julkisen hallinnon organisaatioiden ja teknologiapartnereiden välillä
Yhteinen ymmärrys tavoitteista, avoin keskustelu vaikutuksista ja rohkeus kokeilla uutta luovat pohjan kestävälle muutokselle. Inhimillinen ote ei tarkoita pehmeyttä. Se tarkoittaa määrätietoista johtamista, jossa ihmiset kohdataan aktiivisena voimavarana, ei muutosriskinä.
Vaikuttavuutta, inhimillisyyttä menettämättä
Julkisen talouden ja henkilöstöresurssien niukkuus edellyttää toiminnan uudistamista ja tuottavuuden parantamista. Tehokkuuden tavoittelu ei kuitenkaan saa johtaa henkilöstön kuormituksen kasvuun tai palvelujen laadun heikkenemiseen.
Suunnitelmallisesti ja vastuullisesti johdettu teknologian ja tekoälyn hyödyntäminen voi parhaimmillaan sujuvoittaa prosesseja, vähentää rutiininomaisia tehtäviä ja selkeyttää työnjakoa. Näin voidaan kohdentaa asiantuntijoiden aikaa ja osaamista tehtäviin, joista saadaan eniten vaikuttavuutta ja arvoa kansalaisille ja yhteiskunnalle.
Muutoksen johtamisen uusi rooli on varmistaa, että:
- teknologia tukee ihmistä, ei korvaa harkintaa
- prosessit yksinkertaistuvat ja sujuvoituvat, eivät monimutkaistu
- laatu ja vaikuttavuus kasvavat samanaikaisesti tehokkuuden kanssa
Nyt tarvitaan rohkeutta uudistua yhdessä. Tekoäly ja muut teknologiset ratkaisut tarjoavat välineet, mutta onnistuminen ratkaistaan johtamisessa. Kun muutoksen johtaminen nähdään strategisena investointina, luodaan samalla edellytykset vaikuttavammille palveluille, vahvemmalle ennaltaehkäisylle ja kestävämmälle taloudelle. Jokaisella ihmisellä on kyky toimia aktiivisessa roolissa, muutoksen ytimessä. Parempi tulevaisuus rakennetaan yhdessä.
Kirjoittajista
Olivia Fränti johtaa ja ohjaa muutoksenjohtamisen liiketoimintayksikköä Sofigatella yhdistäen ihmiset, liiketoiminnan ja modernit teknologiat saumattomaksi lisäarvoksi tuottavuusloikkaa tehtäessä. Hänelle jokainen kohtaaminen on ainutlaatuinen hetki kuulla ja nähdä pintaa syvemmälle – liikauttava muutosvoima syntyy aidosta läsnäolosta ja teknologisesta edelläkävijyydestä.
Lotta Koskimies tukee organisaatioita muutoskyvykkyyden kasvattamisessa sekä toimintamallien uudistamisessa erityisesti BTS-malliin perustuen. BTS-malli on yhteisöllisesti kehitetty, avoin johtamisen viitekehys, jonka avulla digitalisaation hyötyjä on menestyksekkäästi demokratisoitu vuodesta 2009. Malliin sisältyy rooleihin perustuva AI-agenttikirjasto ja valmiit osaamispolut.
Haluatko kuulla lisää?
Kerromme mielellämme, miten voimme auttaa yritystänne kasvamaan ja kehittymään.
10 x julkinen sektori vai 10 x byrokratia? Viisi ohjetta tekoälyagenttien hyödyntämiseen
Tämä keskustelu johtoryhmäsi on käytävä