Musiikkitalo sai Salesforcen soimaan Sofigaten nuoteilla
Kansalaistorilla Helsingin paraatipaikalla sijaitsevan Musiikkitalon liiketoiminta vaatii onnistuakseen yhteispeliä ja harmoniaa kuin sinfoniaorkesteri. Musiikkitalo on monitoimijaympäristö, jossa operoivat niin Radion Sinfoniaorkesterin kaltaiset vakivuokralaiset, talon monipuolisia tiloja omiin tapahtumiinsa vuokraavat yritysasiakkaat, kuin erityyppiset alihankkijat.
”Meillä on keskimäärin sata yleisötapahtumaa joka kuukausi. Kolme neljäsosaa kaikista ulkopuolisista tapahtumistamme on yritystapahtumia: seminaareja ja kokouksia. Jotta bisneksemme toimisi tehokkaasti, sitä tukevien järjestelmien täytyy soittaa samaa säveltä. Erityisen tärkeää on, että tilavaraukset ja tarjouskanta ovat synkassa, jotta voimme tehdä myyntiä vapaisiin tiloihin”, kertoo Musiikkitalon talous- ja kehityspäällikkö Robin Lindeberg.
Musiikkitalo oli jo aiemmin pyrkinyt kokoamaan eri toimintojaan Salesforcen ympärille, mutta kehitystyö oli jäänyt kesken muun muassa henkilövaihdoksista johtuen. Keväällä 2017 organisaatio päätti etsiä tuoretta näkemystä uudelta kumppanilta.
”Sofigatella oli vahvoja referenssejä samantyyppisen sisällön tuomisesta Salesforce-pohjalle. Lisäksi sofigatelaisten tapa toimia oli alusta alkaen suoraa ja rehellistä ja heidän viestintänsä avointa”, Lindeberg perustelee syitä Sofigaten valinnalle Musiikkitalon Salesforce-kumppaniksi.
Tila = myyntiä
Koeponnistuksena Sofigate ja Musiikitalo veivät Musiikkitalon tuotannonohjauksen ja myyntiprosessin yhteen Salesforcessa. Kun Salesforcen orastava potentiaali oli näin saatu avattua, kumppanit lähtivät kohti kohti varsinaista, suurempaa tavoitetta: tilakalenterin ja myynnin yhdistämistä.
”Toimiva tilakalenteri on keskeisin työkalumme. Se edellyttää muun muassa varausten, jonotustilanteen ja laskutuksen hallintaa. Lisäksi täytyy ottaa huomioon ihmislogistiikka, eli päällekkäisten tapahtumien sujuva järjestäminen eri tiloissa sekä alihankkijoiden kuten cateringin ja puhtaanapidon organisointi”, Lindeberg listaa vaatimuksia.
Musiikkitalon oma IT-organisaatio on pieni, nykyisellään vain kolmen henkilön kokoinen. Osaavan kumppanin tuomat aivot ja kädet ovat siis arvokkaita.
”Sofigatella on keskimääräistä kokeneempaa väkeä konsultoimassa Salesforce-kysymyksissä. Olemme tehneet paljon kehitystyötä Lightning-ympäristössä, joten pystymme tuomaan parhaat käytännöt asiakkaalle siltä alueelta. Kumppanina emme istu eri puolella pöytää kuin asiakas, vaan teemme yhdessä töitä heidän kanssaan heidän bisneksensä kasvattamisen eteen”, linjaa Sofigaten myyntijohtaja Timo Suonperä.
”Vaikka olemme Salesforce-mittakaavassa pieni käyttäjä vain noin kahdentoista hengen täyslisenssin käyttäjäjoukollamme, se ei vähentänyt Sofigaten intoa. Heiltä löytyi osaavia konsultteja, jotka pystyivät allokoimaan aikaansa meidän käyttöömme joustavasti ja haastamaan meitä uuden kehittämisessä”, Lindeberg arvioi.
”Ei mikään pilvilinna”
Salesforcen monipuolisuus ja joustavuus alustana merkitsee sitä, että tilakalenterin valmistuttua paikkoja jatkokehitykselle löytyy edelleen. Lähitulevaisuuden tavoitteena Musiikkitalo aikoo yhdistää Salesforceen B2B-datan lisäksi myös B2C-informaatiota, kuten markkinointitietoa ja lipunmyyntitilanne.
”Jokaisen organisaation ihannetilanne on, että kaikki tieto olisi yhdessä paikassa. Meille tuo ajatus ei ole mikään pilvilinna, vaan aivan konkreettinen tavoite. Salesforcesta tulee keskitetty moottori koko Musiikkitalolle”, kertoo Lindeberg.
Kun järjestelmät palvelevat aidosti liiketoimintaa ja niissä sijaitseva informaatio on näkyvää ja saatavilla, organisaation kaikkien toimijoiden työ helpottuu. Lindebergin vinkki on, että vaikka eri yrityksissä tarpeet ovat erilaisia, pyörää ei kannata keksiä uudelleen:
”Sofigaten kaltainen osaava kumppani tuo parhaita käytäntöjä muista toteuttamistaan projekteista. Lisäksi Suomessakin järjestetään paljon avoimia Salesforce-tapahtumia, joissa pääsee benchmarkkaamaan Salesforcea hyödyntäviä yrityksiä. Aiomme itsekin jakaa tilakalenteriprojektissa kertyneitä oppejamme muille, kunhan pääsemme maaliin.”
Kuva: Aki Rask
Mielekkäitä työtehtäviä ja vaikuttavia asiakasprojekteja: 95 % Sofigaattoreista on ylpeitä oman työnsä tuottamasta bisneshyödystä
Ville Väärälä tukemaan Sofigaten kasvua julkisella sektorilla Pohjoismaissa
