Pienet kunnat automatisoivat hallintotyönsä tekoälyllä – satojen miljoonien eurojen säästöpotentiaali valtakunnallisesti
Kunnat rakentavat yhden hallintotyötä automatisoivan alustan, joka monistetaan kaikkien hankekuntien käyttöön. Rutiinityö voi vähentyä jopa 85 prosenttia. Mukana on jo kahdeksan kuntaa Keski-Suomesta, Kainuusta, Lapista, Pohjois-Pohjanmaalta ja Pohjois-Savosta. Valtakunnallisesti säästöpotentiaali on satoja miljoonia euroja.
Marraskuussa 2025 Konneveden kunnan käynnistämä Enemmän vähemmällä -hanke kokoaa pienet ja keskisuuret kunnat yhteen kehittämään asiointi- ja asianhallinta-alustaa, jolla automatisoidaan hallintotyötä ja tuodaan tekoälyagentit työntekijöiden tueksi.
Tavoitteena on vapauttaa kuntien työntekijöiden aikaa rutiinityöstä vaativampiin tehtäviin ja päätöksentekoon, paikata eläköitymisestä lähivuosina syntyvää työvoimavajetta sekä parantaa palvelujen sujuvuutta kuntalaisille.
Mukana on jo kahdeksan kuntaa ympäri Suomea: Konnevesi, Keuruu, Kittilä, Leppävirta, Puolanka, Sievi, Toivakka ja Uurainen. Lisäksi kolmessa kunnassa päätöksenteko on käynnissä. Hankkeen ratkaisumallin suunnittelusta ja toteutuksesta vastaavat Konneveden kunta ja bisnesteknologiayhtiö Sofigate.
”Kunnissa tehdään valtava määrä samoja asioita, mutta usein hieman eri tavoin ja eri järjestelmillä. Näimme Konneveden kunnan kanssa mahdollisuuden rakentaa malli, jossa yksi hallintotyötä tehostava järjestelmä tehdään kunnolla ja monistetaan muille kunnille. Tästä juontaa myös hankkeen nimi, Enemmän vähemmällä”, sanoo hanketta johtava Sami von Wehrt Sofigatelta.
Joka kolmas eläköitymässä – automaatio apuun
Hankkeen taustalla on kuntakentän murros: palvelutarpeet kasvavat samaan aikaan, kun työvoima ja resurssit vähenevät. Kevan eläköitymisennusteen mukaan kunta-alan työntekijöistä eläköityy lähes joka kolmas seuraavien kymmenen vuoden aikana.1
”Kuntien hallinto nojaa edelleen liikaa manuaalisiin prosesseihin, hajautettuun tietoon ja tietojärjestelmiin. Se näkyy viiveinä, virheinä ja kasvavana työkuormana, ja niiden seurauksena tehottomuutena ja kustannusten kasvuna. Hankkeen mallilla voimme automatisoida manuaalista työtä, hyödyntää tietoa paremmin ja yhtenäistää toimintatapoja kuntien kesken”, sanoo Konneveden kunnanjohtaja Mika Pasanen.
Konneveden pilotti: 85 prosentin ajansäästö ja vähemmän virheitä
Konneveden kunta on käynnistänyt hankkeen yhdessä käytännön toteutuksesta ja koordinoinnista vastaavan Sofigaten kanssa ja toiminut sen ensimmäisenä pilottikuntana. Vuonna 2025 toteutetussa pilotissa digitalisoitiin ja automatisoitiin yksityistieavustusten hakemisen ja käsittelyn prosessi, joka oli aiemmin perustunut pitkälti paperiin, pdf-lomakkeisiin ja käsityöhön. Teknisenä ratkaisuna toimi Salesforce Public Sector -alusta, ja maksatuksesta vastasi Greenstepin Bezala-järjestelmä, joka on usealle kunnalle tuttu matka- ja kululaskuratkaisu.
”Ihmisen osuudeksi jäi vain tarkistaa järjestelmien tekemät ratkaisut. Avustusten käsittelyaika lyheni noin viikosta alle päivään, ja hallinnon työajasta säästyi noin 85 prosenttia. Samalla käsittelyn alttius virheille väheni merkittävästi”, kunnanjohtaja Pasanen kertoo.
Konnevedellä pilotoidut tekniset ratkaisut otetaan nyt käyttöön kuntien yhteisessä hankkeessa. Ensimmäisessä vaiheessa automatisoidaan kunnissa toistuvat prosessit, kuten avustusten hakeminen ja käsittely.
”Tavoitteena on pilottia vastaava 85 prosentin ajansäästö ja helppokäyttöinen asiointipalvelu kuntalaisille. Seuraavassa vaiheessa pilotoimme Salesforce-alustan Agentforce-tekoälyratkaisua tukemaan jäljelle jäävää työtä, esimerkiksi hakemusten täytön ohjaamista ja päätöksentekoa”, Sofigaten von Wehrt kertoo.
”Meille kunnissa tarjoutuu aito mahdollisuus miettiä prosesseja ja työtehtäviä uudelleen niin, että kunta on myös jatkossa kiinnostava työpaikka osaaville ja koulutetuille ihmisille”, Konneveden Pasanen sanoo.
Satojen miljoonien säästöpotentiaali
Ensimmäisinä kunnissa automatisoidaan avustusprosessit, joita yksityistieavustusten lisäksi ovat erilaiset avustukset yhdistyksille ja yrityksille. Jo näiden automatisoitujen palveluiden käyttöönotot voivat vapauttaa kunnissa työaikaa kymmenien tuhansien eurojen arvosta, ja investointi maksaa itsensä takaisin alle vuodessa. Pienissä kunnissa vuotuiset säästöt ovat 50 000 euron luokkaa, noin 10 000 asukkaan kunnissa jopa 160 000 euroa.
Suomen kuntakentässä säästöpotentiaali on seuraavan kymmenen vuoden aikana satoja miljoonia euroja.
”Yhteinen malli on kunnille kustannustehokkaampi vaihtoehto kuin omat erilliset ja osin päällekkäiset järjestelmähankinnat. Pitkällä aikavälillä tavoitteemme on laajentaa mallia ainakin sataan kuntaan ja myös suurempiin kaupunkeihin”, von Wehrt kertoo.
Lisätietoja:
Sami von Wehrt, Senior Executive, Sofigate
sami.wehrt@sofigate.com
p. 040 551 8146
Mediayhteydenotot:
Anna de Torres, markkinointi- ja viestintäjohtaja, Sofigate
anna.de.torres@sofigate.com
p. 050 576 6015
Lähteet:
1. Tiedote, Keva 25.3.2025: Eläköityminen jatkuu ripeänä julkisella alalla. https://www.keva.fi/uutiset-ja-artikkelit/elakoityminen-jatkuu-ripeana-julkisella-alalla/
Sofigate on Pohjoismaiden johtava bisnesteknologiayhtiö. Olemme yritystasoisten tekoälypalveluiden edelläkävijä: tuomme yhteen ainutlaatuisen osaamisemme liiketoiminnan transformaatioista, tekoälyagenteista sekä johtavista teknologia-alustoista, kuten ServiceNow’sta ja Salesforcesta. Olemme Business Technology Forumin perustaja ja maailmanlaajuisesti käytössä olevan Bisnesteknologiamallin, BTS:n kehittäjä. Yli 800 kokenutta ammattilaistamme auttavat asiakkaitamme kuudessa maassa ja yhdeksässä toimistossamme Suomessa, Ruotsissa, Norjassa, Tanskassa, Unkarissa ja Puolassa.
Sofigaten liikevaihto on noin 150 miljoonaa euroa. Olemme pääosin johdon ja työntekijöidemme omistama yhtiö. Lisätietoja: sofigate.com
Sofigate laajentaa toimintaansa Manner-Eurooppaan ja nimittää ServiceNow-johtajan rakentamaan huippuluokan tiimejä
Onko tekoäly työttömyyden syy vai ratkaisu?
