Johtaja, älä aloita tekoälystä – aloita ongelmasta
Konnevedellä ei lähdetty rakentamaan suurta tekoälyvisiota, vaan ratkaisemaan yhtä käytännön ongelmaa. Sofigaten Sami von Wehrt ja Mikko Hupli sanovat, että moni yritys voisi ottaa pienestä kunnasta oppia: tekoälyssä ei kannata kurkottaa kuuta taivaalta, vaan viedä ensin yksi järkevä ratkaisu tuotantoon – ja monistaa se muualle.
Kunnat, ketteryys ja lupa-asiat eivät yleensä mahdu samaan lauseeseen.
Myös Sofigaten Sami von Wehrt muistaa, kuinka hän haki lupaa omakotitalonsa aidalle. Lupaprosessi oli kaikkea muuta kuin kevyt.
”Aita oli ollut samalla paikalla ensimmäisen kerran jo lähes 200 vuotta sitten. Silti luvan saaminen uudelle aidalle meinasi olla maailman vaikein asia”, hän kertoo.
Kuntien hitaudelle on helppo hymähtää. Kuntalaisen näkökulmasta asiointi on yhä usein paperitöitä, leimoja, lomakkeita ja odottamista, kuvailee von Wehrtin kollega Mikko Hupli.
”Siksi Konnevesi on kiinnostava poikkeus. Pienessä keskisuomalaisessa kunnassa hallinnon hitautta lähdettiin ratkomaan automaation ja tekoälyn avulla, käytännönläheisesti ja prosessi kerrallaan. Siinä on paljon opittavaa monelle yritykselle”, Hupli sanoo.
Tekoäly ei odota
Yrityksissä tekoälystä puhutaan usein suurin sanoin. Rakennetaan tiekarttoja, perustetaan työryhmiä, käynnistetään pilotteja ja laaditaan strategioita. Kaikki on sinänsä tarpeellista.
Silti Hupli näkee yrityksissä vain vähän tuotantoon vietyjä ratkaisuja – ja paljon hankkeita, joista tehdään niin laajoja, että päätöksenteko alkaa syödä aikaa, rahaa ja energiaa.
”Yrityksissä menee järjetön määrä aikaa ja sitä kautta rahaa päätöksentekoon, kun asioista tehdään isoja ja monimutkaisia. Haetaan ratkaisua suureen kokonaisuuteen kerralla”, Hupli sanoo.
Hänen mukaansa ongelma ei ole vain hitaus. Ongelma on se, että ”kehitys kehittyy”.
”Yritykset rakentavat tekoälystä helposti iisakinkirkkoja. Kun joskus päästään tuloksiin, maailma on jo muuttunut sen verran, etteivät tulokset olekaan enää relevantteja.”
Konnevesi vähensi käsityötä 85 prosenttia
Konneveden kunta ei lähtenyt rakentamaan suurta tekoälystrategiaa, vaan päätti ratkaista ensin yhden arkisen hallinnon ongelman. Kohteeksi valittiin yksityistieavustusten käsittely, jossa asiakaspalvelu sakkasi.
”Kyse on työstä, jota kunnissa tehdään usein muun työn ohessa. Hakemuksia tulee kymmeniä tai satoja, niitä tarkistetaan käsin, päätöksiä valmistellaan viikkoja ellei kuukausia, ja kuntalainen odottaa”, von Wehrt kuvaa.
Sofigaten kanssa prosessi rakennettiin uudella tavalla. Käsittelyä automatisoitiin Salesforce-alustalla niin, että samaa ratkaisua voidaan myöhemmin hyödyntää myös kunnan muissa palveluissa.
Yksityistieavustusten käsittelyyn kulunut työaika väheni pilotissa noin 85 prosenttia. Työ, johon aiemmin kului viikkoja, hoituu nyt murto-osassa ajasta.
Von Wehrt korostaa, että pienille kunnille tekoälyssä kyse ei ole vain tehokkuudesta. Se on elinvoimakysymys. Hallinnon työntekijöitä eläköityy, nuoret muuttavat suuriin kaupunkeihin ja ikääntyvän väestön palvelutarpeet kasvavat. Samalla hallinnollista työtä pitäisi hoitaa yhä niukemmilla resursseilla.
”Kun koulutettu työntekijä käyttää aikansa hakemusten kopiointiin, tarkistamiseen ja Excelin täyttämiseen, työ ei houkuttele nuoria osaajia eikä palvelu parane. Tämä pätee myös yrityksiin”, hän sanoo.
Älä tyydy ”tekoälyttämään nykyprosessia”
Konneveden hankkeessa tekoälyn käyttö ei ollut itseisarvo tai lähtökohta, eikä vanhaa työtä siirretty tekoälyn tehtäväksi sellaisenaan. Juuri sitä ei kannatakaan tehdä, von Wehrt varoittaa.
”Jos nykyinen prosessi on sekava tai tarpeettoman raskas, tekoäly ei tee siitä automaattisesti parempaa. Jos automatisoit nykysabluunaa tekoälyllä, ripottelet vain tekoälypölyä sen päälle”, hän sanoo.
Moni organisaatio tulee toimittajan luo valmiin toiveen kanssa: tehkää tästä nykyisestä prosessista digitaalinen.
”Sen sijaan kannattaisi kertoa, mikä on tavoiteltu lopputulos, ja kysyä, miten siihen päästään fiksuimmin. Hyvä kumppani keksii ratkaisut ja lähtee prosessista, ei tekoälystä,” Hupli sanoo.
Täydellinen on kallis tavoite
Yritysjohtajalle Konneveden opetus on yksinkertainen: kaiken ei tarvitse olla täydellistä ennen kuin siitä on hyötyä.
Von Wehrt on neuvonut asiakkailleen samaa vuosikymmenten ajan. Organisaatioissa sanotaan, ettei valmis ratkaisu sovi juuri heille, koska projektit tehdään tapauskohtaisesti. Hänen mukaansa väite pitää harvoin täysin paikkaansa.
”Iso osa prosesseista on hyvin samanlaisia. Ostetaan, myydään ja tehdään niiden ympärillä tapahtuvia asioita. Jopa toimialasta riippumatta moni asia on lähes identtistä”, hän sanoo.
Silti yritykset räätälöivät. Ja räätälöinti maksaa.
”80 prosenttia toiminnallisuudesta voi maksaa 20 prosenttia. Viimeinen 20 prosenttia taas maksaa helposti 80 prosenttia. On tärkeintä aloittaa siitä, mikä ratkaisee riittävän suuren ongelman riittävän hyvin”, von Wehrt sanoo.
Maailma katsoo Konnevedelle
Konneveden hanke ei jäänyt yksittäiseksi pilotiksi. Sen ympärille on rakentunut Sitran rahoittama yhdeksän kunnan Enemmän vähemmällä -hanke, jossa samaa ajattelua viedään eteenpäin yhdessä. Ratkaisuja kehitetään yhteisellä Salesforce-alustalla niin, että opit ja hyödyt eivät jää yhden kunnan sisään.
Yhteinen kehittäminen jakaa myös kustannuksia: siinä missä 100 000 euron investointi olisi yhdelle kunnalle kallis, useamman kesken jaettuna se kevenee murto-osaan.
Konneveden esimerkki on alkanut kiinnostaa myös Suomen ulkopuolella. Norjassa on puhuttu jo ”Norjan Konnevedestä”. Ruotsissa, Italiassa ja Espanjassa on käyty keskusteluja siitä, voisiko sama ajattelu toimia myös siellä. Erityisesti Etelä-Euroopassa mittakaava on valtava: tuhansia kuntia tekee samoja asioita omilla tavoillaan ja järjestelmillään.
Liian usein katsomme ulkomaille, kun etsimme esimerkkejä digitalisaatiosta, tekoälystä ja julkishallinnon uudistamisesta, Hupli sanoo.
”Ehkä hienoimpia tekoälyn käyttöcaseja ei aina tarvitse etsiä Piilaaksosta, Lontoosta tai Tukholmasta. Juuri nyt kannattaa katsoa Konnevedelle ja pieniin suomalaisiin kuntiin.”
Haastatellut:
Sami von Wehrt on Senior Executive, joka työskentelee Sofigatella Enemmän vähemmällä -hankkeen parissa ja on ollut mukana rakentamassa hankkeen konseptia Konneveden kanssa alusta asti. Hänellä on pitkä kokemus liiketoiminnan, prosessien ja teknologian kehittämisestä suomalaisissa ja kansainvälisissä yrityksissä.
Mikko Hupli vastaa Sofigatella Salesforce-liiketoiminnasta. Hänellä on yli 25 vuoden kokemus suurten yritysten digitaalisesta kehittämisestä, asiakkuuksista ja teknologiahankkeista. Hupli tarkastelee tekoälyn käyttöönottoa erityisesti johtamisen, skaalautuvuuden ja liiketoimintahyödyn näkökulmasta.
Kaikkea ei voi kehittää yhtä aikaa – tekoäly tukee kehittämisen priorisointia
Kuinka monta kerrosta organisaationne vielä kestää?
