TRANSFORMATION PÅ flera NIVÅER
Förändringen påverkade Svenska kyrkans IT-enhet på flera olika sätt. En Incident Management-funktion implementerades tillsammans med en ny datamodell för CMDB. CMDB-data uppdaterades och en enkel process för Configuration Management implementerades. Processledare med ansvar för incidenthantering, request fulfillment och Configuration Management utbildades och coachades för sin nya uppgift. En IT-supportportal lanserades också följt av en tydlig informationskampanj riktad till alla medarbetare för att styra alla supportfrågor till portalen. Sofigate tog även fram KPI:er för incidentprocesser som kunde följas upp i IT-enhetens ledningsgrupp.
När det gäller projektet rörande Change Management kom Sofigate att bland annat designa om hela Change Management-processen baserad på best practice. Sofigate omdefinierade och implementerade även rollen Change Manager.
“Rollen Change Manager hade genom åren urholkats och mandatet minskat kraftigt. Med en ny process och ett Change Advisory Board (CAB) på plats blev det enklare. Då Svenska kyrkan saknade en lämplig person för den uppdaterade rollen gavs den åt Sofigates konsult Lena Stockvall som tillförordnad Change Manager. Hon har utfört sitt arbete på bästa möjliga sätt. Hon har skinn på näsan och har ordning och reda på saker och ting”, säger Johan Nordkvist.
För att lösa problemet med utspridd information om IT-tjänster från IT-enheten, genomförde Sofigates konsulter Johan Nordkvist och Caroline Micallef en genomlysning av Svenska kyrkans intranät och intervjuade ett flertal personer, huvudsakligen förvaltningsledare och andra sakkunniga. Resultatet blev en mall för servicebroschyrer, baserad på Sofigates erfarenhet, best practice och kundens behov. Konkret handlade det om 26 servicebroschyrer som skapades och överlämnades till Svenska kyrkan.
Svenska kyrkan är nöjda med tydligheten och det praktiska tillvägagångssättet som Sofigate har visat under hela denna process.
“Vi är mycket nöjda med kompetensnivån och drivkraften hos Johan, Lena och Caroline”, säger Djerf, “Jag valde Sofigate till dessa uppdrag eftersom jag vet att Sofigate är bäst i Sverige på ITSM. Tack vare deras insatser har vi kunnat minska antalet allvarliga IT-störningar och därmed minskat stressen bland medarbetarna och förbättrat arbetsmiljön. Sofigates goda förmåga att kommunicera och på ett bra sätt förklara saker för alla gör också att våra församlingar runt om i landet kan välja tjänster från oss på IT-enheten.”